Doorgaans staan totalen aan het einde van een kolom of achterin een rij. In sommige gevallen kunnen de totalen beter vooraan staan, bijvoorbeeld omdat u meer geïnteresseerd bent in totalen dan in details of omdat niet alle gegevens op één scherm passen. De locatie kunt u aanpassen met het menu Instellingen, Totalen locatie, Kolom of Rij. Activeer Veraf als de totalen aan het einde moeten staan of Dichtbij als u ze vooraan wilt hebben.

Het is mogelijk om totalen onzichtbaar te maken, bijvoorbeeld als u meer geïnteresseerd bent in details dan in totalen. Of totalen weergegeven moeten worden, geeft u aan in het menu Instellingen, Totalen zichtbaarheid. Zorg ervoor dat alleen de totalen geactiveerd zijn die getoond moeten worden in het scherm.

Gegevens die onderverdeeld zijn, kunnen samengevouwen of uitgevouwen op het scherm worden getoond. De artikelgroep DIV kan bijvoorbeeld onderverdeeld zijn in verschillende artikelen. Als u met de rechtermuisknop op de rij- of kolomvelden klikt, kunt u kiezen voor samenvouwen of uitvouwen. Desgewenst kunt u dat doen voor alle rijen of kolommen tegelijk.

De draaitabellen bieden de mogelijkheid om de minimale en maximale waarden opvallend te markeren zodat u ze in één oogopslag kunt overzien. De maximale waarden worden blauw weergegeven en de minimale waarden rood. U hebt de keuze tussen het tonen van het minimum en het maximum binnen één rij of kolom of van alle rijen en kolommen. Die keuze geeft u aan in de draaitabel op het tabblad Weergave, veld Markeer maximum en minimum.

U kunt de kolommen of rijen sorteren, bijvoorbeeld artikelgroepen op volgorde van omzetbedrag. De sorteerfunctie helpt u om snel conclusies te kunnen trekken uit een draaitabel, aangezien gesorteerde waarden eenvoudiger te interpreteren zijn. Vragen als: Wat was de beste maand? Wie is de beste verkoper in een bepaalde periode? Welke artikelen worden het meest verkocht?, zijn zo eenvoudig te beantwoorden. In onderstaande figuur is in één oogopslag te zien dat de artikelgroep DIV de grootste omzet heeft gerealiseerd. Om te kunnen sorteren gaat u als volgt te werk:

1. Ga in de draaitabel naar het tabblad Weergave, kopje Sorteren.
2. Selecteer in het veld Sorteer de gegevens die u in een bepaalde volgorde wilt zien.
3. Geef in het veld Op aan waarop gesorteerd moet worden.
4. Als u de sorteervolgorde wilt veranderen van oplopend naar aflopend of andersom, klik dan op .

Het is mogelijk om de hoogste waarden op het scherm te tonen zodat u bijvoorbeeld een top 5 krijgt van de meest verkochte artikelen in een periode. Daarvoor gaat u als volgt te werk:

1. Sorteer de gegevens (zie Sorteren in draaitabellen).

   U kunt de kolommen of rijen sorteren, bijvoorbeeld artikelgroepen op volgorde van omzetbedrag. De sorteerfunctie helpt u om snel conclusies te kunnen trekken uit een draaitabel, aangezien gesorteerde waarden eenvoudiger te interpreteren zijn. Vragen als: Wat was de beste maand? Wie is de beste verkoper in een bepaalde periode? Welke artikelen worden het meest verkocht?, zijn zo eenvoudig te beantwoorden. In onderstaande figuur is in één oogopslag te zien dat de artikelgroep DIV de grootste omzet heeft gerealiseerd. Om te kunnen sorteren gaat u als volgt te werk:

   1. Ga in de draaitabel naar het tabblad Weergave, kopje Sorteren.
   2. Selecteer in het veld Sorteer de gegevens die u in een bepaalde volgorde wilt zien.
   3. Geef in het veld Op aan waarop gesorteerd moet worden.
   4. Als u de sorteervolgorde wilt veranderen van oplopend naar aflopend of andersom, klik dan op .

   

2. Ga in de draaitabel naar het tabblad Weergave, kopje Hoogste waarden.
3. Selecteer in het veld Sorteer de gegevens waarvan u de hoogste waarden wilt zien.
4. Geef in het veld Toon top aan hoeveel hoogste waarden u wilt zien. Voor een top 5 vult u bijvoorbeeld '5' in.
5. Activeer het veld Overige waarden tonen als u ook de gegevens gegroepeerd wilt zien die niet tot de hoogste waarden behoren, bijvoorbeeld de waarden die buiten de top 5 vallen.

De notatie van getallen in de draaitabel kunt u aanpassen om de leesbaarheid van de gegevens te vergroten. Zo kunt u de gegevens gemakkelijker interpreteren. U kunt een notatiewijze selecteren of handmatig een notatie invoeren. Een combinatie daarvan is ook mogelijk.

1. Ga in de draaitabel naar het tabblad Weergave, kopje Getalnotatie.
2. Geef in het veld Veld aan waarvoor u de getalnotatie wilt aanpassen.
3. Kies of definieer de gewenste getalnotatie (zie onderstaande tabel).
4. Hieronder ziet u de betekenis van de voorgestelde notatiewijzen:

Notatiewijze	Betekenis
#,###,##	Scheidingsteken voor de duizendtallen, bijvoorbeeld 1.500.
0 / 0.0 / 0.00	Dit geeft aan hoeveel cijfers er achter de komma mogen staan: 0=geen cijfers, zoals '53'; 0.0=één cijfer, zoals '53,1'; 0.00=twee cijfers, zoals '53,13';
€ / $	Dit geeft aan welk valutateken gebruikt moet worden. U kunt de positie van het valutateken bepalen, bijvoorbeeld € 0 voor € 97 of 0 € voor 97 €.
Eigen notatiewijze	Naast bovenstaande elementen kunt u eigen elementen gebruiken, zoals #,###,##0 kilo voor de notatie 5.764 kilo.

U hebt de mogelijkheid om veldnamen in de draaitabel aan te passen zodat ze voor u herkenbaarder zijn. De naamgeving kan ook handig zijn als u de draaitabel baseert op rapportgegevens. Soms zijn de kolomnamen dan namelijk in het Engels. Om de naamgeving te wijzigen gaat u als volgt te werk:

1. Ga in de draaitabel naar het tabblad Weergave, kopje Naamgeving.
2. Geef in het veld Veld aan welke naam u wilt wijzigen.
3. Vul in het veld Geef een aangepaste titel op de gewenste naam in.