|
|
|
|
|
In het scherm Voorkeurswaarden neemt u allerlei standaardwaarden op die Isah vervolgens in de overige modules hanteert. Deze manier van werken heeft verschillende voordelen, die hieronder worden besproken.
N.B.: Aangezien de werking voor vrijwel alle velden in dit scherm hetzelfde is, wordt bij de velduitleg op de tabbladen alleen vermeld om welke velden het gaat en waar u deze kunt vinden.
Standaarden worden automatisch gehanteerd
Veel velden die in Isah moeten worden ingevuld, krijgen vrijwel altijd dezelfde waarde. U kunt daarbij denken aan de standaard-betalingsconditie die uw bedrijf hanteert en die bij alle klanten moet worden opgegeven. U heeft misschien ook een valuta die voor vrijwel al uw klanten en leveranciers geldt en een bestelcode die u voor verreweg de meeste artikelen hanteert.
Dergelijke gegevens geeft u op in het scherm Voorkeurswaarden, waarna Isah ze automatisch invult op de plaatsen waar ze nodig zijn. Als u bijvoorbeeld in het scherm Voorkeurswaarden een standaard-betalingsconditie heeft ingevuld, wordt deze automatisch neergezet bij de klantgegevens van nieuwe klanten. Wilt u van de standaard afwijken, dan vult u bij de desbetreffende klant een andere betalingsconditie in.
Nieuwe gegevens zijn sneller in te voeren
Als u nieuwe records toevoegt, bijvoorbeeld een nieuwe klant, dan zijn er tal van verplichte velden die moeten worden ingevuld. Om de invoer van nieuwe gegevens te versnellen, kunt u voor de meeste verplichte velden op het scherm Voorkeurswaarden een standaardwaarde opgeven. De verplichte velden worden dan automatisch gevuld met deze standaardwaarde, zodat u een klant (of een ander record) zeer snel kunt registreren.
Deze manier van werken heeft nog een bijkomend voordeel. Sommige velden zijn verplicht, maar kunnen slechts door een beperkt aantal mensen worden ingevuld, omdat niet iedereen er rechten voor heeft. Zo moet bij het invoeren van klanten op het tabblad Financieel een klantgroep worden opgegeven. Dit veld geeft echter sturing aan financiële boekingen, en het onjuist invullen ervan kan grote financiële gevolgen hebben. Het is dan ook waarschijnlijk dat slechts enkele gebruikers rechten hebben om dit veld in te vullen. Dit zou echter betekenen dat alleen deze paar gebruikers klanten kunnen toevoegen, omdat niemand anders het verplichte veld kan benaderen, en dat is natuurlijk niet wenselijk. Om te zorgen dat ook andere gebruikers klanten kunnen toevoegen, kan voor het verplichte veld een voorkeurswaarde worden opgegeven. Deze voorkeurswaarde wordt bij het toevoegen van een nieuwe klant automatisch ingevuld, zodat ook gebruikers die geen rechten hebben op het tabblad Financieel een nieuwe klant kunnen registreren.
Gewijzigde standaarden kunnen meteen worden doorgevoerd
Zoals gezegd kunt u allerlei standaardwaarden opgeven die vervolgens automatisch worden gehanteerd waar zij van toepassing zijn. U heeft bijvoorbeeld een standaard-betalingsconditie die bij vrijwel al uw klanten staat; alleen bij de klanten waarmee u afwijkende afspraken heeft gemaakt, heeft u de betalingsconditie gewijzigd. Wat gebeurt er nu op het moment dat u in het scherm Voorkeurswaarden de standaard-betalingsconditie wijzigt?
Voor alle klanten waarbij u een betalingsconditie had ingevuld die afweek van de standaard, blijft deze afwijkende betalingsconditie staan. De wijziging in het scherm Voorkeurswaarden heeft voor deze klanten geen gevolgen.
Op de klantkaart van klanten waarvoor de standaard betalingsconditie was ingevuld, zijn twee mogelijkheden:
. Dergelijke velden zijn verbonden met de standaardwaarde, dus op deze plaatsen zal de nieuwe standaard-betalingsconditie worden ingevuld.
. Dergelijke velden zijn niet verbonden met de standaardwaarde. Deze velden zullen dan ook ongewijzigd blijven als u de standaardwaarde wijzigt.