Wanneer een klant vraagt om een verkoopofferte kan het zijn dat u meerdere varianten van dat product kunt aanbieden. U kunt hierbij denken aan:

• een alternatieve uitvoering met andere functionaliteit en bijbehorende voorcalculatie en prijs
• verschillende seriegroottes met bijbehorende prijzen.

Offertevarianten bieden u de mogelijkheid om meerdere aanbiedingen aan een klant te doen. U doet dit door binnen een verkoopofferte verschillende verkoopregels aan elkaar te koppelen. U biedt de verschillende offertevarianten aan als verschillende verkoopregels.

U maakt een verkoopregel aan van het regeltype 'Normaal' die als actuele verkoopregel dient. Dit is de verkoopregel die automatisch gekozen zou worden wanneer u een order maakt van de offerte. Daarnaast maakt u verschillende verkoopregels van het type 'Offertevariant' aan, die als variant van de eerstgenoemde verkoopregel gelden. Wanneer u verneemt welke offertevariant gekozen wordt door de klant, markeert u deze als verkoopregel van het type 'Normaal' en maakt u hier de uiteindelijke order van. Dit laatste doet u met de verwerking Kiezen offertevariant.

Offertevarianten aanmaken

Stel u hebt een artikel A dat u in een groene uitvoering en in een rode uitvoering kunt leveren. Deze artikelen zijn varianten van elkaar. U kunt deze varianten als volgt registreren:

1. Open de module Verkoop, scherm Verkoopoffertes en maak een offerte aan.
2. Klik op de knop Regels en voeg een verkoopregel voor artikel A groen toe.
3. Open het menu Bewerken en kies Kopiëren naar verkoopregel.
4. Selecteer de verkoopregel die zojuist is aangemaakt en ga naar het tabblad Offertevariant.
5. Wijzig het Regeltype in 'Offertevariant'.
6. Geef onder Variant van aan dat het een variant van Artikel A groen betreft.
7. Vul in het veld Omschrijving bijvoorbeeld 'rood' in. Dit veld is voor intern gebruik en wordt niet op het standaarddocument afgedrukt.
8. In het memoveld op het tabblad Offertevariant kunt u een uitgebreide beschrijving geven van deze variant. Deze informatie wordt wel afgedrukt op de standaardverkoopofferte.
9. Wanneer u meerdere varianten op een verkoopregel heeft gedefinieerd, kunt u een overzicht opvragen van alle aanwezige offertevarianten. Open hiervoor het menu Info en kies Offertevarianten.

Let op: Regels van het type 'Offertevariant' hebben verplicht een status van het type 'offerte' of 'historie'.

Let op: Regels waarvan de subregel '000' is mogen alleen offertevariant zijn van regels. Regels waarvan de subregel niet '000' is, mogen enkel offertevariant zijn van subregels.

Tip: Om in rapportages het onderscheid weer te geven tussen verkoopregels van het type 'Normaal' en 'Offertevariant', markeert u regels zelf als 'Normaal' met de verwerking Kiezen offertevariant in het menu Bewerken. Het onderscheid wordt dan bijvoorbeeld zichtbaar in rapport Verkoopofferte en op tabblad Lijst (gegroepeerd op regeltype).

Wanneer u werkt met Offertevarianten en u heeft verschillende offertevarianten aangemaakt, dan heeft u één verkoopregel van het regeltype 'Normaal' die als actuele verkoopregel dient. Dit is de verkoopregel die gekozen zou worden wanneer u een order maakt van de offerte. Wanneer u nu een andere dan deze verkoopregel tot actuele verkoopregel wilt maken, bijvoorbeeld omdat u zelf een andere regel als 'Normaal' wilt aanduiden of omdat de klant voor een bepaalde variant kiest, kunt u gebruikmaken van de verwerking Kiezen offertevariant.

Deze verwerking zorgt ervoor dat:

• de aangegeven regel van het type 'Normaal' wordt
• de 'variantverwijzingen' (waarvan de offerte een variant is) automatisch worden omgezet.

U heeft hierbij de mogelijkheid om aan te geven dat de keuze definitief is. In dat geval kunt u er op een snelle en efficiënte manier voor zorgen dat:

• u zelf de status van de regel bepaalt
• overige regels een status krijgen van het type 'historie'. Deze regels kunt u vervolgens een reden meegeven die aangeeft waarom er niet voor deze offertevariant is gekozen.

In het overzichtsscherm Offertevarianten vindt u een uitgebreid overzicht van alle eventueel aanwezige offertevarianten die gerelateerd zijn aan de huidige verkoopregel.