Verkaufsstatus

Ein Angebot bzw. ein Kundenauftrag wird in der Verkaufsabwicklungsphase von verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Da der Auftrag/das Angebot durch die Hände verschiedener Mitarbeiter geht, ist es wichtig, dass der Status des Auftrags/Angebots erkennbar bleibt. Für jeden Mitarbeiter muss ersichtlich sein, wie weit der Auftrag/das Angebot vorangeschritten ist. Handelt es sich beispielsweise schon um einen Kundenauftrag? Wurden die Artikel bereits versandt?

Um hier für Eindeutigkeit zu sorgen, erstellen Sie eine Gliederung in Verkaufsstatus. Die Statuseinteilung können Sie quasi betrachten als:

• den roten Faden innerhalb Ihrer administrativen Logistik
• den Weg, den ein Auftrag/Angebot durch Ihr Unternehmen nimmt,
• einen Hinweis darauf, bei welchem Mitarbeiter der Auftrag/das Angebot „auf dem Schreibtisch liegt“.

Die Verwendung des Verkaufsstatus ist obligatorisch.

In Kombination mit Workflow Kundenauftrag können Sie Status verwenden, mit denen ein fester Statusverlauf definiert werden kann.

Status dienen nicht nur als Informationsquelle über den Fortschritt eines Auftrags/Angebots, sie haben auch noch weitere Funktionen:

• Anhand von Status können Sie eine Übersicht aller Aufträge/Angebote ausdrucken, die sich in einer bestimmten Phase befinden. Ein Lagermitarbeiter kann z. B. einen Bericht von Gütern, die versendet werden können, ein Planer eine Liste aller Aufträge/Angebote mit dem Status „Planung“ und ein Kalkulator eine Liste der Aufträge/Angebote mit dem Status „Vorkalkulation“ drucken. So kann jeder Mitarbeiter auf einfache Weise sehen, an welchen Aufträgen/Angeboten weiter gearbeitet werden soll.
• Mit Status werden Aufträge/Angebote abgesichert. Auf diese Weise können Sie beispielsweise verhindern, dass eine Rechnung für einen Auftrag/ein Angebot erstellt wird, bei dem es sich noch nicht um einen Auftrag handelt. Derartige Absicherungen werden von Isah automatisch über Statustypen verwaltet.
• Sie können einem Benutzer die Rechte für bestimmte Status verweigern. Der Benutzer darf diese Status in einem Auftrag/Angebot in dem Fall nicht anpassen. Auf diese Weise sind zugleich auch verschiedene Verarbeitungen mit dem betreffenden Status für diesen Benutzer ebenfalls gesperrt. Statusrechte weisen Sie im Fenster Benutzer mithilfe der Schaltflächen VK-Statusbereich und Fertigungsstatusbereich zu.
• Status ermöglichen es, verschiedene Verarbeitungen automatisch ausführen zu lassen. So können beispielsweise gleichzeitig für alle Aufträge/Angebote mit dem Status 05 („Angebotsstruktur kalkulieren“) Standardstrukturen in die Aufträge/Angebote kopiert werden. Dabei handelt es sich um eine so genannte Batchverarbeitung: Die Verarbeitung mehrerer Aufträge/Angebote erfolgt gleichzeitig.

  Wenn Sie eine Batchverarbeitung ausführen, können Sie ebenfalls angeben, welchen Status die Aufträge/Angebote nach der Verarbeitung erhalten sollen.

Tipp: Wenn Sie eine umfangreiche Statuseinteilung erstellen, wird die praktische Umsetzung im Prinzip unmöglich: Der Status eines Auftrags/Angebots muss sehr häufig geändert werden und bietet dabei nur geringe zusätzliche Informationen. Ein Status soll lediglich ein Anhaltspunkt sein und Sie müssen nicht jedem einzelnen Schritt im Prozess einen eigenen Status zuweisen. Erstellen Sie daher zunächst eine begrenzte Statuseinteilung, bei der die wichtigsten Schritte im Prozess ersichtlich sind. Lassen Sie dabei zwischen den einzelnen Statusnummern Raum für weitere Status. Wenn Sie nach einiger Zeit feststellen, dass ein Status oder noch weitere Status erforderlich wären, können Sie diese noch hinzufügen.

Felder

Statustyp

Abteilung

Beispiel