Als u signaleert dat gerealiseerde waardes uit de pas lopen met normwaardes, kunt u tijdig ingrijpen. U kunt opgeven welke waardes nog toelaatbaar zijn. Daarmee markeert u gevarenzones. Als een eerste grenswaarde wordt overschreden, is dat voor u een teken om op te letten. Wordt een tweede waarde overschreden dan moeten alle alarmbellen gaan rinkelen. U kunt de gevarenzones instellen voor de onderkant, bijvoorbeeld voor het signaleren van een te lage omzet, maar ook voor de bovenkant, bijvoorbeeld om te hoge kosten te kunnen opmerken. De grenswaardes drukt u uit in afwijkingspercentages. Bij overschrijding van deze waardes, krijgt u een waarschuwing. Dat geeft u de mogelijkheid om een gepaste actie uit te voeren.
een eerste en/of een tweede grenswaarde. De eerste is een waarschuwing voor een groot verschil tussen normwaarden en gerealiseerde waarden. De tweede is een signaal dat het verschil tussen normwaarden en gerealiseerde waarden alarmerend groot is geworden.
bovenkant en/of onderkant. De bovenkant geeft de maximaal toelaatbare waarden aan, bijvoorbeeld hoeveel de gerealiseerde kosten mogen afwijken van de normkosten. De onderkant geeft de minimaal toelaatbare waarden aan, bijvoorbeeld hoeveel het werkelijke aantal verkooporders mag afwijken van het normaantal.
Let op: Voor afwijkingspercentages aan de onderkant geeft u een negatieve waarde op. Met een afwijkingspercentage van -10% geeft u aan dat de gerealiseerde waarden 10% lager mag zijn dan de normwaarden.
Hoeveel de gerealiseerde waarden afwijken van de normwaarden, kunt u zien in de velden Afwijkingspercentage prognosebedrag t.o.v. norm en Afwijkingspercentage prognoseaantallen t.o.v. norm.
Of de afwijking toelaatbaar is kunt u bekijken in de velden Eerste maximaal toegestane afwijking overschreden en Tweede maximaal toegestane afwijking overschreden. Wanneer het opgegeven toegestane afwijkingspercentage is overschreden, worden de velden geactiveerd. Aan de hand daarvan kunt u besluiten of u actie gaat ondernemen.
Voorbeeld
Het normaantal verkooporders voor KPI 2009Verkooporders is 100 per kwartaal. Een afname van 10 orders per kwartaal is zorgwekkend, een afname van 30 orders alarmerend.
Eerste toegestane afwijkingspercentage aantallen onderkant: -10/100*100%= -10%
Tweede toegestane afwijkingspercentage aantallen onderkant: -30/100*100%= -30%
Voorbeeld
De norm voor de overheadkosten voor KPI 2009Overheadkosten bedraagt € 5000,- per maand. Een toename van € 750,- per maand is zorgwekkend, een toename van € 1250,- alarmerend.
Eerste toegestane afwijkingspercentage aantallen bovenkant: 750/5000*100%= 15%
Tweede toegestane afwijkingspercentage aantallen bovenkant: 1250/5000*100%= 25%
Als u de verwerking Signaleren toegestane afwijking uitvoert, wordt berekend of er ontoelaatbare afwijkingen zijn. De gerealiseerde waarden worden vergeleken met de normwaarden. Bij een overschrijding van de toegestane afwijkingspercentages, worden de velden Eerste maximaal toegestane afwijking overschreden en Tweede maximaal toegestane afwijking overschreden geactiveerd. Aan de hand daarvan kunt u besluiten of u actie gaat ondernemen.
Als u de verwerking Signaleren toegestane afwijking uitvoert, wordt berekend of er ontoelaatbare afwijkingen zijn. De gerealiseerde waarden worden vergeleken met de normwaarden. Bij een overschrijding van de toegestane afwijkingspercentages, worden de velden Eerste maximaal toegestane afwijking overschreden en Tweede maximaal toegestane afwijking overschreden geactiveerd. Aan de hand daarvan kunt u besluiten of u actie gaat ondernemen.
U kunt u ervoor zorgen dat bij een overschrijding van de opgegeven norm automatisch een relatiebeheermelding wordt aangemaakt. Deze melding wordt aangemaakt voor de verantwoordelijke van de KPI. Daarvoor gaat u als volgt te werk:
Open de module Managementinformatie, Scherm Kritische prestatie indicatoren, menu Bewerken, Signaleren toegestane afwijking.
Activeer het veld Relatiebeheermelding aanmaken voor verantwoordelijke.
Kies in het veld Relatiebeheertype het soort relatiebeheermelding dat van toepassing is.
Het is mogelijk om relatiebeheermeldingen te koppelen aan een KPI. U zou dat bijvoorbeeld kunnen doen als de KPI nog gedefinieerd moet worden en de status 'Voorlopig' heeft. Gebruikers kunnen dan meldingen en eventuele acties aanmaken voor collega's. Ook is het mogelijk KPI's te koppelen aan bijvoorbeeld klanten of personeelsleden.
Tip: Het is raadzaam om de verwerking Signaleren toegestane afwijking batchgewijs uit te voeren. Op deze manier wordt automatisch periodiek gecontroleerd of er afwijkingen zijn. De verantwoordelijke wordt hier automatisch attent op gemaakt door een relatiebeheermelding.
Afwijkingspercentage prognosebedrag t.o.v. norm, Afwijkingspercentage prognoseaantallen t.o.v. norm
