In het scherm Servicecontracten registreert en beheert u servicecontracten. Een servicecontract dient als overkoepelend contract voor de onderliggende servicecontractversies. In het scherm Servicecontracten legt u enkel de algemene contractgegevens en voorwaarden vast, zoals:
de klant met wie u het servicecontract aangaat
de status: Is het nog een offerte of al een contract?
de looptijd van het contract
de lengte van de servicecontractversies
de wijze waarop u wenst om te gaan met het verlengen van een contract, eventuele prijsverhogingen etc.
De onderliggende servicecontractversies zijn de daadwerkelijke contracten die de mate van dienstverlening specificeren, inclusief de voorwaarden en kosten.
Er zijn twee servicecontracttypes:
Contract: Servicecontracten van het type 'Contract' dienen als overkoepelend contract voor contractversies waarin u contractvoorwaarden voor specifieke objecten vastlegt voor een klant.
Algemene voorwaarden: Servicecontracten van het type 'Algemene voorwaarden' dienen om algemene voorwaarden vast te kunnen leggen voor een objectgroep. U kunt algemene servicevoorwaarden vastleggen over bijvoorbeeld responstijd, beschikbaarheid van monteurs, voorrijkosten, tarieven etc.
De gegevens die u in het servicecontract vastlegt, worden standaard overgenomen op de onderliggende contractversies. Bij het uitvoeren van administratieve verwerkingen, zoals het afmelden of verlengen van contracten, kunt u ervoor kiezen om deze verwerkingen uit te voeren op het niveau van het contract inclusief alle onderliggende contractversies. U kunt er ook voor kiezen slechts enkele contractversies aan te passen, bijvoorbeeld als bepaalde administratieve wijzigingen niet op alle onderliggende contractversies betrekking hebben.
Dit veld toont het offertenummer van het servicecontract. Wanneer u eerst een offerte van een servicecontract wilt uitbrengen, dan voegt u op reguliere wijze een nieuwe servicecontract toe. U kent vervolgens een contractstatus van het type 'Offerte' toe. Het systeem geeft het contract nu een offertenummer. De contractversies die u vervolgens toevoegt aan de contractofferte krijgen ook automatisch een status van het type 'Offerte' toegewezen.
U kunt later een servicecontract maken van de offerte door de contractstatus te verzetten naar een status van het type 'Order' of 'Nacalculatie'. Er wordt dan alsnog een servicecontractnummer toegekend.
Met een standaardpreset in het scherm Servicecontracten kunt u een overzicht opvragen van alle offertes voor servicecontracten.
In dit veld ziet u om wat voor soort servicecontract het gaat. Er zijn twee mogelijke contracttypes:
Contract:
Servicecontracten van het type 'Contract' dienen als overkoepelend contract voor contractversies waarin u contractvoorwaarden voor specifieke objecten vastlegt voor een klant.
Algemene voorwaarden:
Servicecontracten van het type 'Algemene voorwaarden' dienen om algemene voorwaarden vast te kunnen leggen voor een objectgroep. U kunt algemene servicevoorwaarden vastleggen over bijvoorbeeld responstijd, beschikbaarheid van monteurs, voorrijkosten, tarieven etc.
Een contract van het type 'Algemene voorwaarden' kan wel onderliggende servicecontractversies bevatten, maar bij deze contractversies kunt u geen specifieke objecten vastleggen waarvoor de contractversie geldt en daarmee ook geen preventief onderhoud of factuurschema. U koppelt een servicecontract voor algemene voorwaarden aan een objectgroep in het scherm Objectgroepen.
De contractstatus geeft aan in welke fase het servicecontract zich bevindt, bijvoorbeeld de fase 'Offerte', 'Order', 'Nacalculatie' of 'Historie'.
Wanneer u eerst een offerte van een servicecontract wilt uitbrengen, dan voegt u op reguliere wijze een nieuwe servicecontract toe. U kent vervolgens een contractstatus van het type 'Offerte' toe. Het systeem geeft het contract nu een offertenummer. De contractversies die u vervolgens toevoegt aan de contractofferte krijgen ook automatisch een status van het type 'Offerte' toegewezen.
U kunt later een servicecontract maken van de offerte door de contractstatus te verzetten naar een status van het type 'Order' of 'Nacalculatie'. Er wordt dan alsnog een servicecontractnummer toegekend.
Let op: Een servicecontract met een status van het type 'Offerte' kan uitsluitend servicecontractversies bevatten met een status van het type 'Offerte' of 'Historie'. Een contract met een status van het type 'Historie' kan uitsluitend contractversies bevatten met een status van het type 'Historie'.
N.B.: U kunt servicecontractversies met een status van het type 'Nacalculatie' niet verlengen. U gebruikt dit statustype om contracten af te melden die tot de einddatum wel operationeel moeten zijn, maar niet verlengd moeten worden.
De debiteur op het contract geldt als voorkeursdebiteur voor de onderliggende servicecontractversies. U kunt op de contractversie dus een afwijkende debiteur opgeven.
Dit veld bepaalt de duur van het servicecontract. Afhankelijk van de gekozen instellingen in het erop volgende veld legt u de duur vast in bijvoorbeeld dagen of weken.
U kunt ook een specifieke start- en een einddatum opgeven.
Dit is de einddatum van het servicecontract. Wanneer het contract geen einddatum heeft of deze nog niet bekend is, vult u de einddatum '31-12-9999' in. Hierdoor zal de einddatum op het scherm leeg blijven. Vult u echter geen datum in, dan wordt het veld beschouwd als een vroege datum die voor de startdatum ligt, wat het contract ongeldig maakt.
Gebruik dit veld om op te geven hoe de bij het servicecontract behorende servicecontractversies verlengd kunnen worden:
Niet:
U kunt de contractversies niet verlengen.
Na overleg:
Wanneer de looptijd van een contractversie afloopt, dient u eerst overleg te plegen met de klant over de eventuele verlenging van de servicecontractversies. Daarna kunt u de contractversies één voor één verlengen.
Automatisch:
U kunt de versies zonder overleg verlengen met de verwerking Verlengen servicecontractversies. Daarmee verlengt u automatisch alle servicecontractversies van servicecontracten met verlengingswijze 'Automatisch' waarvan de contractduur verloopt.
Gebruik dit veld om de verlengingstermijn van de bij het servicecontract behorende servicecontractversies op te geven. Servicecontractversies zullen bij aanmaak altijd deze looptijd hebben. De verlengingstermijn wordt opgeteld bij de startdatum, waardoor de einddatum kan worden bepaald. Afhankelijk van de gekozen instellingen in het erop volgende veld legt u de duur vast in bijvoorbeeld dagen of weken.
Gebruik dit veld om de opzegtermijn van de bij het servicecontract behorende servicecontractversies op te geven. De opzegtermijn wordt gebruikt voor het bepalen van de uiterste opzegdatum in de versies. Daarvoor wordt de opzegtermijn in mindering gebracht op de einddatum. Afhankelijk van de gekozen instellingen in het erop volgende veld legt u de duur vast in bijvoorbeeld dagen of weken.
Gebruik het veld Prijsverhoging om de prijsverhoging op te geven die moet worden doorgevoerd bij het verlengen van de bij het servicecontract behorende servicecontractversies. U heeft de volgende keuzemogelijkheden:
Niet:
Bij het verlengen van de servicecontractversies wordt geen prijsverhoging doorgevoerd.
Variabel:
Bij het uitvoeren van verwerking Verlengen servicecontractversies geeft u het percentage op waarmee de prijs van de servicecontractversies moet worden opgehoogd.
Vast:
U geeft in het veld Verhoging het vaste percentage op waarmee de prijs van de servicecontractversie bij het verlengen moet worden opgehoogd.
Offerte