Basisteksten

U gebruikt het scherm Basisteksten om per tekstcode standaardteksten vast te leggen in verschillende talen. Deze kunt u vervolgens met Alt+pijl omhoog inkopiëren op de tabbladen Memo en Teksten of gebruiken voor e-mails voor het verzenden van documenten.

Onder een tekstcode kunt u zoveel basisteksten opnemen als u wilt, als deze tenminste allemaal een andere taalcode hebben. Voor een geheel nieuwe tekst maakt u een nieuwe tekstcode aan.

Waar kunt u de basistekst gebruiken?

Het tekstformaat bepaalt waarvoor u de tekst kunt gebruiken en welke opmaakmogelijkheden u heeft voor de tekst:

Tekst zonder opmaak: hiermee kunt u alleen platte tekst maken zonder opmaak. Platte teksten kunt u zowel gebruiken op tabblad Teksten, tabblad Memo als voor e-mails voor het verzenden van documenten.
RTF: met dit tekstformaat heeft u veel opmaakmogelijkheden zoals vet, cursief, ander lettertype, etc. U kunt de opmaak toepassen met de pictogrammen of het rechtermuismenu. Het RTF-formaat is geschikt voor teksten op tabblad Teksten en tabblad Memo.
HTML: hiermee heeft u veel opmaakmogelijkheden zoals vet, cursief, ander lettertype, etc. en kunt u hyperlinks opnemen. U kunt de opmaak toepassen met de pictogrammen of het rechtermuismenu. Teksten in HTML-formaat gebruikt u in e-mails voor het verzenden van documenten.

Als u een basistekst aanmaakt, wordt automatisch het tekstformaat uit het scherm Teksten overgenomen. Wijzigt u het tekstformaat in het scherm Teksten, dan heeft dat geen invloed op reeds bestaande basisteksten.

Wisselen van tekstformaat

U kunt het tekstformaat bij de basistekst wijzigen:

Als u bij een bestaande basistekst het formaat 'RTF' of 'HTML' wijzigt in 'Tekst zonder opmaak', dan gaat alle opmaak verloren.
Wijzigt u van 'HTML' naar 'RTF' dan blijft de opmaak behouden, maar werken eventuele hyperlinks niet meer.
Alle opmaak blijft behouden als u wijzigt van 'RTF' naar 'HTML'.

Hyperlink opnemen

Als u gekozen heeft voor tekstformaat HTML kunt u in de basistekst een hyperlink opnemen naar een webpagina. In de e-mail gebaseerd op de basistekst kan de ontvanger dan met één klik op een tekst of afbeelding (zie hieronder, Afbeeldingen opnemen) bijvoorbeeld de website van uw bedrijf openen. U voegt als volgt een hyperlink toe:

Selecteer een tekst of een afbeelding in de basistekst.
Klik op , vul het adres van de webpagina in en klik op OK.

Om te controleren welk adres is ingevuld, selecteert u de tekst of afbeelding en klikt op .

Afbeeldingen opnemen

Het is mogelijk om in basisteksten met tekstformaat HTML afbeeldingen op te nemen. Zo kunt u bijvoorbeeld een bedrijfslogo toevoegen aan e-mails. Met of met kopiëren en plakken, voegt u een afbeelding toe. Hierboven, bij Hyperlink opnemen, kunt u lezen hoe u een afbeelding kunt koppelen aan een webpagina.

Teksten specifiek maken met tijdelijke aanduidingen

Het is mogelijk om een basistekst specifiek te maken: als u gebruikmaakt van tijdelijke aanduidingen (placeholders) kunt u gegevens uit Isah laten invullen wanneer u de basistekst toepast. Zo kunt u bijvoorbeeld een tijdelijke aanduiding voor datum en tijd opnemen. Zodra u de basistekst toepast op tabblad Memo worden automatisch de huidige datum en tijd ingevuld. U kunt dan altijd nalezen wanneer u de memotekst heeft aangemaakt.

Voor basisteksten bedoeld voor e-mails heeft u nog meer mogelijkheden voor het persoonlijker maken van het bericht, zowel voor de onderwerpregel in de e-mail als voor de e-mailtekst. U kunt bijvoorbeeld de ontvanger persoonlijk aanspreken in de aanhef en aangeven om welke verkoopofferte, inkooporder, etc. het gaat.

Tijdelijke aanduidingen beschikbaar voor alle basisteksten:

Tijdelijke aanduiding:	Ingevulde waarde
<%sysdate%>	Huidige datum (systeemdatum)
<%systime%>	Huidige tijd (systeemtijd)
<%sysdatetime%>	Huidige datum en tijd (systeemdatum en -tijd)
<%sysusername%>	Gebruiker

Tijdelijke aanduidingen beschikbaar voor basisteksten voor e-mails:

Tijdelijke aanduiding:	Ingevulde waarde
<%salutation%>	Aanhef, bijvoorbeeld 'Geachte heer G. Timmermans'
<%entitycode%>	De code van de entiteit van waaruit u de verwerking Verzenden documenten start, bijvoorbeeld '0965000' voor een verkoopofferte of inkooporder
<%entitydescription%>	Omschrijving van de entiteit, bijvoorbeeld 'Frame inpakmachine 80 cm'. Als een omschrijving ontbreekt bij de entiteit wordt er geen waarde ingevuld voor de tijdelijke aanduiding.
<%entityreference%>	Referentie van de entiteit. Als een referentie ontbreekt bij de entiteit wordt er geen waarde ingevuld voor de tijdelijke aanduiding.
<%senderformal%>	Aanhef, voorletters en achternaam van de afzender
<%senderinformal%>	Roepnaam en achternaam van de afzender
<%senderjobdescription%>	Functie van de afzender
<%senderteam%>	Afdeling van de afzender (veld Team)
<%senderemail%>	E-mailadres van de afzender
<%sendermobilephone%>	Telefoonnummer mobiel van afzender
<%senderofficephone%>	Telefoonnumer werk van de afzender (veld Kantoor)

Voorbeeld basistekst met tijdelijke aanduidingen voor e-mailtekst