Kritische inkoopdelen inkopen

Voor het bestelproces van kritische inkoopdelen doorloopt u de volgende stappen:

Het uitgangspunt is een verkooporder met een verkoopregel. Het product dat u in deze verkoopregel opneemt, maakt u zelf. De calculatie ervan kan bestaan uit meerdere niveaus: halffabrikaten die weer uit halffabrikaten bestaan, etc. Onderdelen die ergens in deze structuur nodig zijn en een lange levertijd hebben, moet u vaak al bestellen voordat de productiestructuur bekend is. Om dit te kunnen administreren, maakt u eerst een extra verkoopregel aan met daarin bijvoorbeeld een dummy-artikel dat u speciaal heeft aangemaakt voor het inkopen van kritische inkoopdelen. De herkomst van deze regel zet u op 'Productie'. Isah maakt een productiedossier aan voor het dummy-artikel.

In het productiedossier activeert u op het tabblad Vervolg het veld Kritische inkoopdelen. Isah gebruikt dit veld om te signaleren dat het een speciaal dossier is en zal u waarschuwen als u het bestelde artikel gaat ontvangen. Dit is van belang, omdat u het kritische inkoopdeel voor een juiste verdeling van de kosten niet mag ontvangen op het zojuist aangemaakte dossier.

Hierna maakt u in het scherm Productiecalculatie artikelen een regel aan waarin u het kritische inkoopdeel opgeeft. U kunt meerdere regels opnemen en zo in één keer alle kritische inkoopdelen voor een bepaalde order inkopen. Isah zal, als u het dossier hebt aangemerkt als een dossier voor kritische inkoopdelen, automatisch alle onderliggende artikelregels van dit kenmerk voorzien (tabblad Vervolg).

Nadat u de artikelregel heeft gefiatteerd, kunt u het gaan inkopen.

Na verloop van tijd komt het kritische inkoopdeel binnen. Het is van belang dat u het niet ontvangt op de dummy-calculatieregel. Dit zou namelijk een onjuiste verdeling van de kosten veroorzaken. Voordat u de binnenkomst van het artikel registreert, dient u het kritisch inkoopdeel te verplaatsen naar het doelproductiedossier waarin het kritisch inkoopdeel wordt verbruikt. Of het doelproductiedossier al een artikelcalculatieregel heeft, bepaalt welke verwerking u daarvoor gebruikt:

• Bevat het doelproductiedossier nog geen artikelcalculatieregel voor het kritisch inkoopdeel, dan verplaatst u de artikelcalculatieregel inclusief koppeling met de inkoopregel naar dit productiedossier. De regel wordt verwijderd uit het oorspronkelijke productiedossier en toegevoegd aan het doelproductiedossier.
• Bevat het doelproductiedossier al een calculatieregel waarvan het artikel overeenkomt met het kritisch inkoopdeel, dan wijzigt u de bestemming van de inkoopregel. De inkoopregel is dan niet langer gekoppeld aan de artikelcalculatieregel van het oorspronkelijke productiedossier, maar aan de artikelcalculatieregel van het doelproductiedossier. De oorspronkelijke artikelcalculatieregel wordt desgewenst verwijderd.

  Deze situatie kan zich voordoen als u gebruikmaakt van engineering en u een kritisch inkoopdeel moet bestellen voordat in engineering het eindproduct is uitgewerkt. Als de synchronisatie van engineering naar productie is uitgevoerd, wordt het artikel dat overeenkomt met het kritisch inkoopdeel in de productiestructuur aangemaakt.

Let op: Wanneer u het kritische inkoopdeel ontvangt op het productiedossier voor kritische inkoopdelen, kunt u het kritische inkoopdeel niet meer verplaatsen naar het werkelijke productiedossier.

N.B.: Als u in een productiedossier een artikelcalculatieregel aanmaakt voor het kritische inkoopdeel dat u al heeft ingekocht, zal Isah het kritische inkoopdeel toch op het besteladvies laten verschijnen. Isah heeft het kritische inkoopdeel immers op een ander dossier ingekocht en zal dus voor het nieuwe productiedossier een behoefte signaleren. Het is dan ook nuttig om een overzicht bij te houden van de al ingekochte kritische inkoopdelen, zodat zij niet dubbel worden besteld. De beste werkwijze is om op het moment dat de werkelijke calculatie wordt aangemaakt, de regel met het kritische inkoopdeel te verplaatsen van het dummy-dossier naar het juiste dossier. U voorkomt daarmee dubbele bestellingen, en u voorkomt ook dat u het artikel per ongeluk op de dummy-regel binnenboekt.