Als de gekozen verzendwijze van de documenten ‘E-mail’ is, dan ziet u op het tabblad E-mail alle gegevens voor het versturen van de mail. De instellingen zijn afkomstig van het scherm Verzendwijze documenten. Desgewenst kunt u afwijken van de instellingen en bijvoorbeeld zelf geadresseerden toevoegen of het onderwerp van de mail aanpassen.

Als u geadresseerden of afzenders wilt toevoegen, gaat u als volgt te werk:

1. U klikt op en kiest een entiteit, bijvoorbeeld 'Contactpersoon klant'. Het scherm Contactpersonen klanten wordt dan geopend. Alleen de contactpersonen waarbij een e-mailadres is opgegeven, worden getoond.
2. Kies het bedrijf of de persoon waarvan u het e-mailadres wilt toevoegen. Het bijbehorende e-mailadres wordt in het scherm Verzenden documenten gezet.

Het is ook mogelijk om een e-mailadres in te typen. Gebruik in dat geval ';' als scheidingsteken.

Teksten

In de onderwerpregel en de mail zelf wordt de standaardtekst gezet die is geselecteerd in het scherm Verzendwijze documenten.

Het is mogelijk om afbeeldingen en hyperlinks aan de e-mail toe te voegen:

• Met kunt u een afbeelding toevoegen, bijvoorbeeld uw bedrijfslogo.
• Een hyperlink naar een webpagina voegt u toe door een tekst of een afbeelding te selecteren, op te klikken en het adres van de webpagina in te vullen, bijvoorbeeld van de website van uw bedrijf.
• Het adres van de hyperlink controleert u door de tekst of afbeelding te selecteren waaraan de hyperlink is gekoppeld en op te klikken.
• De hyperlink zelf controleert u door CTRL ingedrukt te houden en met de muis te klikken op de tekst of afbeelding waaraan de hyperlink is gekoppeld. De webpagina wordt dan geopend. Let op: om de hyperlink te kunnen controleren mag de betreffende tekst of afbeelding niet geselecteerd zijn.

Tip: U kunt het onderwerp en de tekst specifiek maken door het gebruik van tijdelijke aanduidingen (placeholders) in de basistekst. Zo kunt u bijvoorbeeld de naam van de ontvanger en de ordercode in de e-mailtekst verwerken.

N.B. Gebruik teksten die als tekstformaat 'HTML' of 'Tekst zonder opmaak' hebben. Het tekstformaat 'RTF' is bedoeld voor teksten op tabblad Teksten of tabblad Memo.

In welke taal de standaardtekst moet worden afgedrukt, wordt als volgt bepaald:

Voor verkoopdocumenten wordt nagegaan of de tekst aanwezig is in de taal van de klant, voor inkoopdocumenten of de tekst aanwezig is in de taal van de leverancier. Is die afwezig, dan wordt gecontroleerd of er een tekst beschikbaar is in de standaardtaal. Als ook die niet beschikbaar is, dan blijft het veld Inhoud leeg en wordt er geen standaardtekst opgenomen in de e-mail.

U kunt handmatig een tekst invoeren die in de mail wordt opgenomen.