Importeren van Excel

Als u bedragen van debiteuren bijhoudt in Excel, kunt u deze overzetten naar dagboeken in Isah Finance met de functie Importeren van Excel. Zo kunt u bijvoorbeeld alle openstaande posten van debiteuren importeren voordat u gaat werken met Isah Finance. Bij het uitvoeren van de functie worden dagboekbladzijdes met dagboekregels aangemaakt. Voor een correcte import is het van belang in het Excel-bestand gebruik te maken van vastgestelde kolommen, kolomnamen en kolomtypes.

Waar moet het Excel-bestand aan voldoen?

In het Excel-bestand (.xlsx) dat de basis vormt voor de import is een aantal kolommen verplicht en een aantal optioneel. Voor alle kolommen geldt dat ze de voorgeschreven kolomnaam moeten hebben en van het vastgestelde type moeten zijn.

Verplichte kolommen:

Kolomnaam	Kolominhoud	Celtype	Opmerkingen
DEBTOR	Debiteur	Tekst
INVOICEREFERENCE	Factuurreferentie	Tekst
PAYMENTREFERENCE	Betalingsreferentie	Tekst
PAGEDESCRIPTION	Omschrijving bladzijde	Tekst	Ontbreekt de omschrijving en is bij de dagboekinstellingen 'grootboek' ingesteld, dan wordt de omschrijving van de grootboekrekening gebruikt.
INVOICEDATE	Factuurdatum	Datum
INVOICECURRENCYCODE	Valuta van factuur	Tekst	Als de valuta ontbreekt, wordt de valuta van de grootboekrekening gebruikt.
LINECURRENCYAMOUNT	Valutabedrag van regel	Getal
LINEACCOUNT	Rekening van regel	Tekst

Optionele kolommen:

Kolomnaam	Kolominhoud	Celtype	Opmerkingen
PAGECOSTCENTERCODE	Kostenplaats van bladzijde	Tekst	De kolom is verplicht als dat bij de grootboekrekening is ingesteld.
PAYMENTTERM	Betalingstermijn	Tekst
PAYMENTTERMDAYS	Betalingstermijn in dagen	Getal
INVOICEDUEDATE	Factuurvervaldatum	Datum
PAYMENTCONDITIONDISCOUNTDAYS	Betalingsconditie kortingstermijn	Getal
INVOICEDISCOUNTDUEDATE	Vervaldatum factuurkorting	Datum
INVOICEDISCOUNTPERC	Factuurkorting%	Getal
LINEDESCRIPTION	Regelomschrijving	Tekst	Ontbreekt de omschrijving en is bij de dagboekinstellingen 'grootboek' ingesteld, dan wordt de omschrijving van de grootboekrekening gebruikt.
LINECOSTCENTERCODE	Kostenplaats van regel	Tekst	De kolom is verplicht als dat bij de grootboekrekening is ingesteld.
LINECOSTCATEGORYCODE	Kostensoort van regel	Tekst
LINEVATFINCODE	Financiële BTW-code van regel	Tekst	De kolom is verplicht als dat bij de grootboekrekening is ingesteld.
LINECURRENCYVATAMOUNT	Valutabedrag BTW van regel	Tekst

Voorbeeld Excel-bestand:

DEBTOR	INVOICEREFERENCE	PAGEDESCRIPTION	PAYMENTREFERENCE	INVOICEDATE	INVOICECURRENCYCODE	LINECURRENCYAMOUNT	LINEACCOUNT	LINEDESCRIPTION
10002	2017-257	Page1	36200-2017459	18-5-2017	EUR	1500,00	4350	mnd april
10002	2017-257	Page1	36200-2017459	18-5-2017	EUR	850,00	4350	mnd mei
10009	20178540	Cleaning factory	455-878	19-5-2017	EUR	1145,44	4350	month may

Importeren

Importeren uit Excel gaat als volgt:

Selecteer het dagboek waarnaar u de grootboekrekeningbedragen wilt overzetten.
Klik op de knop Importeren van Excel. De wizard wordt gestart.
Selecteer het Excel-bestand dat u wilt importeren. Als u doorgaat, worden de gegevens van het Excel-bestand gecontroleerd.
Bekijk de gegevens van het Excel-bestand en breng indien nodig correcties aan. De correcties worden ook in het Excel-bestand zelf doorgevoerd. Als u doorgaat, ziet u hoe de afgeronde import eruit zal zien.
Bekijk het importvoorbeeld. Als u de gegevens nog wilt wijzigen, kunt u teruggaan naar de vorige stap om de wijzigingen door te voeren.
Rond de import af.

Resultaat

Als de import is uitgevoerd, is een dagboekbladzijde aangemaakt voor elke combinatie van debiteur/verkoopfactuur/referentienummer uit het Excel-bestand. Regels uit het Excel-bestand waarbij debiteur, verkoopfactuur en referentienummer overeenkomen worden samengevoegd tot één regel in de dagboekbladzijde. Een regel met een unieke combinatie krijgt in de dagboekbladzijde een eigen regel.