Projecten

De module Projecten omvat functies voor het plannen van projecten en het bewaken van deze projecten op de aspecten 'tijd' en 'kosten'.

Projecten opzetten

Als u aan een project begint, bepaalt u de omvang van het project. De benodigde taken voor het maken van een product of het leveren van een dienst vertaalt u in verschillende typen taken binnen het project: fases of deelprojecten die u onderverdeelt in activiteiten. Deze fases, deelprojecten en dergelijke registreert u in projectregels onder het project. Hierbij geeft u steeds aan om welk type regel het gaat.

De projectregels gebruikt u vervolgens voor het plannen van uw project en voor het administreren van en sturen op de kosten en opbrengsten. Voor deze twee aspecten van de projecten, de tijdsplanning en de financiële planning, zijn onder het project twee afzonderlijke schermen gemaakt. Deze schermen bieden elk hun eigen perspectief op de projectregels van het project, waardoor de gegevens overzichtelijk blijven voor beide vakgebieden.

• Projectregels planning: In het project geeft u aan hoeveel tijd de taken in beslag gaan nemen en voert u de datum in waarop ze afgerond moeten zijn. U geeft de volgorde van de taken aan en de relaties tussen de taken: door een koppeling te maken geeft u bijvoorbeeld aan dat de installatie pas mag starten als de productie is afgerond. In het Gantt-diagram ziet u de planning in de tijd en kunt u direct aanpassingen doorvoeren.

  U kunt mijlpalen aan een project toekennen om belangrijke momenten in een project aan te geven, bijvoorbeeld het einde van een fase. Het is verder mogelijk om te registreren welke medewerkers bij een taak betrokken zijn.

• Projectregels financieel: Als u kosten en opbrengsten van een project wilt kunnen volgen, voert u in de grove projectstructuur uren, kosten en opbrengsten in. Als u meer detail aanbrengt in de projectstructuur, wordt de calculatie ook gedetailleerder. Zodra er ordergegevens beschikbaar komen, koppelt u verkooporders of productieorders aan het project en rekent u de gegevens door op basis van de gekoppelde informatie.

Projecten bewaken

Tijdens het project bewaakt u de planning en de financiële voortgang. De voortgangscontrole voert u doorlopend uit:

• De tijdsplanning volgt u in het Gantt-diagram in het scherm Projectregels planning. Het Gantt-diagram geeft u snel inzicht in de voortgang en eventuele knelpunten van de planning. U kunt bijvoorbeeld de projectplanning en de orderplanning naast elkaar tonen en bekijken of ze gelijke tred houden. U ziet bovendien direct hoe een verandering binnen het project de planning beïnvloedt. Benodigde aanpassingen voert u in het Gantt-diagram zelf uit.
• Gegevens over de financiële planning bekijkt u in het scherm Projectregels financieel. Om te zien waaruit de uren of bedragen zijn opgebouwd, raadpleegt u de projectkostenanalyse. U vindt daar alle details van de gekoppelde orders.

Projecten beheren

Als u knelpunten heeft gesignaleerd of als nauwkeurigere schattingen beschikbaar zijn, stelt u de planning bij.

Als een taak of een heel project is afgerond, meldt u deze gereed. Door de status 'Gereed' toe te kennen, zorgt u ervoor dat een taak niet meer herpland kan worden en dat er geen wijzigingen in aangebracht kunnen worden.