Er zijn drie manier waarop u de elektronische berichten kunt ontvangen:
u krijgt een e-mail waarin het elektronische bericht is bijgevoegd.
de verzender laat u weten dat er een bericht voor u klaarstaat dat u op de SCSN-omgeving van de verzender kunt ophalen
het bericht is afgeleverd bij uw SCSN-interface en staat daar in de wachtrij. Uw systeem haalt het daar op.
De verdere afhandeling kan op verschillende manieren plaatsvinden. Bij ontvangen via een SCSN-interface zal de ontvangst vrijwel altijd automatisch plaatsvinden en verschijnen ontvangen berichten bijna direct, bijvoorbeeld als order, in uw ERP-systeem. Het systeem haalt de ontvangen berichten één keer per minuuut op.
Worden de ontvangen berichten ergens op uw systeem of netwerk opgeslagen, bijvoorbeeld omdat u ze via de mail heeft gekregen, dan haalt u ze op door in Isah te kiezen voor het importeren van het bericht:
Om een orderbericht van een klant elektronisch te ontvangen en vervolgens als verkooporder in Isah op te nemen, gaat u naar het scherm Verkooporders en kiest u in het menu Bewerken voor Importeren orderbericht. Isah maakt alleen een verkooporder aan als aan een aantal voorwaarden is voldaan.
Om een orderbevestiging van een leverancier elektronisch te ontvangen, gaat u naar het scherm Inkooporders en kiest u in het menu Bewerken voor Importeren orderbevestiging. Isah importeert een bevestiging alleen als aan een aantal voorwaarden is voldaan.
Bij het importeren zet Isah het ordernummer van de leverancier in het veld Orderreferentie op de inkooporder. Dit gebeurt ook als de orderbevestiging niet succesvol kan worden ingelezen (bijvoorbeeld omdat prijzen niet kloppen). De reden hiervoor is dat de inkopende partij dan bij het verdere verloop van de inkoop beschikt over het juiste referentienummer van de leverancier.
Als de import succesvol is, zet Isah de bevestigingsdatum uit het bericht op de inkooporder in het veld Bevestigingsdatum.
Om een inkoopfactuur van een leverancier elektronisch te ontvangen, gaat u naar het scherm Inkoopfacturen en kiest u in het menu Bewerken voor Importeren inkoopfactuur. Isah maakt alleen een inkoopfactuur aan als aan een aantal voorwaarden is voldaan.
Controles
Constateert Isah een probleem met het elektronische bericht, dan verschijnt daarvan een melding en ziet u de knop Controleren verschijnen. Klik op deze knop om naar het scherm te gaan waarin u de oorzaak of oorzaken van de problemen kunt zien. U ziet deze informatie op het scherm Elektronische berichten. Nadat u de problemen heeft opgelost, kunt u het bericht alsnog importeren.
Overzicht elektronische berichten
Om een overzicht te zien van alle ontvangen documenten en eventuele meldingen die daarbij zijn geregistreerd, gaat u naar de module Documenten, Overzichten, Elektronische berichten.
Tip: U kunt het scherm Elektronische berichten tevens bereiken via het menu Ga naar in de schermen Verkooporders en Inkoopfacturen. Ga naar filtert er met een preset direct de berichten eruit die horen bij het item (de verkooporder/inkoopfactuur) dat u geselecteerd heeft. Wilt u alle berichten zien, dan zet u de preset op Default selectie.
Verkooporder