Ontvangen inkoopfacturen registreert u in dagboeken van het type 'Inkoop'. Voor elke inkoopfactuur gebruikt u één dagboekbladzijde. De factuurregels voert u in de dagboekbladzijderegels in. Op basis van een zoekpad wordt de tegenrekening bepaald:
Als in Isah bij de leveranciersgroep van de leverancier de verzamelrekening Crediteuren is ingevuld, wordt deze grootboekrekening als tegenrekening gebruikt.
Is dit veld leeg, dan wordt gebruikgemaakt van de verzamelrekening Crediteuren vastgelegd in het scherm Vangnetrekeningen in Isah.
De meeste boekingen in verkoopdagboeken verlopen automatisch als inkoopfacturen in Isah zijn verwerkt. Het zoekpad voor de bepaling van de verzamelrekening crediteuren gebeurt dan op dezelfde wijze als bij het handmatig registreren van inkoopfacturen in Isah Finance.
Boekingen in dagboeken worden door Isah Finance verwerkt in het Journaal en vervolgens wordt de grootboekrekening met de journaalpostregels bijgewerkt. Vanuit de grootboekrekening kunt u de journaalpostregels opvragen en de boekingen in het dagboek bekijken. Zo krijgt u inzicht in de wijze waarop saldo's van een grootboekrekening tot stand zijn gekomen.
De werking van het scherm
Zodra u in het scherm Inkoopdagboeken een inkoopdagboek opgeeft, verschijnen de bladzijden van het desbetreffende dagboek in het bovenste gedeelte van het scherm. Als u een van deze bladzijden aanklikt, ziet u de informatie onderin het scherm (Dagboekinvoer) en in het Weergavepaneel (de rechterkolom van het scherm: Bladzijde, Transacties, Regel) meelopen.
Selecteer een factuur en klik onderin het scherm op het tabblad Regels om de detailgegevens van de factuur in te zien of om regels aan de factuur toe te voegen. Gebruik het tabblad Bladzijde om de algemene factuurgegevens aan te passen.
N.B.: Als de functies in het lint niet toegankelijk zijn, dan is het dagboek afgeschermd voor wijzigen. Boekingen kunnen dan nog wel worden toegevoegd via de integratie. De blokkering kan handmatig aangebracht zijn met de instelling Geblokkeerd voor handmatig wijzigen. Dagboekbladzijdes worden automatisch geblokkeerd als een of meer dagboekregels niet gewijzigd mogen worden, bijvoorbeeld als regels horen bij een BTW-aangifte of ICP-aangifte. Bovenin het scherm vindt u een melding met de reden van de automatische blokkering van de dagboekbladzijde.
Als er één reden is voor de automatische blokkering van de dagboekbladzijde, dan kunt u die vinden bovenaan het scherm. Er kunnen echter verschillende dagboekregels verantwoordelijk zijn voor de blokkering. In dat geval wordt gemeld dat er meerdere redenen aan de blokkering ten grondslag liggen. Mogelijke redenen zijn:
dagboekregels horen bij een BTW-aangifte
dagboekregels horen bij een ICP-aangifte
dagboekregels hebben betrekking op een vast activum
dagboekregels hebben betrekking op een transitorische post
dagboekregels horen bij afgeletterde regels
dagboekregels horen bij een afgesloten periode
dagboekregels maken deel uit van dagboek Herwaardering
Met de kolomkiezer kunt u de betreffende kolommen zichtbaar maken zodat u de verschillende redenen kunt achterhalen.
Geblokkeerde rekeningen (G-rekeningen) kunt u gebruiken bij het inhuren van personeel. U reserveert dan een deel van een factuurbedrag voor betalingen van loonbelasting en premies aan de Belastingdienst. Om gebruik te kunnen maken van Isah Finance in combinatie met de module Ondersteuning van geblokkeerde bankrekeningen (G-rekeningen) voert u zowel in Isah als in Isah Finance enkele instellingen in.
In Isah geeft u bij de leverancier gegevens over de G-rekening op die overgenomen worden naar de inkoopfactuur.
In Isah Finance stelt u een uniek memoriaaldagboek in voor de G-rekening.
In Isah Finance bevat de inkoopfactuur de instellingen voor het splitsen naar de G-rekening.
Als u een inkoopfactuur met de instellingen voor het splitsen naar de G-rekening heeft ingevoerd in een inkoopdagboek, worden de volgende acties uitgevoerd:
In het memoriaaldagboek voor de G-rekening worden twee dagboekregels aangemaakt: één dagboekregel met het inkoopfactuurbedrag minus het bedrag gereserveerd voor de G-rekening en één dagboekregel met het bedrag gereserveerd voor de G-rekening. De laatste heeft een referentienummer waaraan een G is toegevoegd.
In de schermen Openstaande posten en Betalingen ziet u twee openstaande posten voor de inkoopfactuur. De betaling van de openstaande post voor de G-rekening wordt op de IBAN van de G-rekening gezet. Alle inkoopfacturen die voorlopig zijn verwerkt, worden geblokkeerd voor betaling. Dat geldt ook voor de inkoopfacturen waarvan een deel gereserveerd wordt voor een G-rekening. Als de inkoopfacturen definitief worden verwerkt, wordt de blokkering opgeheven.
Er worden twee journaalposten aangemaakt in het Journaal.
Welke wijzigingen aan dagboeken zijn mogelijk bij gebruik G-rekeningen?
Als er boekingen zijn verricht waarbij een G-rekening is gebruikt, dan zijn sommige wijzigingen aan dagboeken nog wel mogelijk en andere niet:
U kunt de bladzijde in het dagboek memoriaal dat is aangemaakt voor de G-rekening, verwijderen. In dat geval worden op alle plaatsen in Isah Finance de gegevens van de boeking op de G-rekening verwijderd evenals de G-rekening op de dagboekbladzijde in het inkoopdagboek. Het dagboek memoriaal wijzigen is echter niet mogelijk.
Is het dagboek memoriaal nog aanwezig, dan is het niet mogelijk om de G-rekeninggegevens te wijzigen op de aangemaakte bladzijde van het inkoopdagboek. Ook is het niet toegestaan om de inkoopfactuur in het inkoopdagboek te verwijderen als het gerelateerde memoriaaldagboek nog aanwezig is.
Is het dagboek memoriaal wel verwijderd, dan kunt u de G-rekeninggegevens wel wijzigen op de aangemaakte bladzijde van het inkoopdagboek. Ook is het in dat geval toegestaan om de inkoopfactuur in het inkoopdagboek te verwijderen.
Waarom is de dagboekbladzijde automatisch geblokkeerd?