0220 Inkoopfacturen artikelen

Bekijk in het veld Fiat hoe de inkoopfactuur zich verhoudt tot de inkooporder. U kunt de fiat aanpassen om verschillen te accepteren of juist zo laten om te voorkomen dat de inkoopfactuur verwerkt kan worden.

Als dit veld is geactiveerd, moet een inkooporder worden ingevuld. U kunt het veld leeg maken als u de regel niet op een inkooporder wilt baseren.

Hier zijn twee mogelijkheden:

Via inkooporder is geactiveerd:	Isah gaat aan de hand van de inkooporder en de inkooporderregel na of er is ingekocht voor de voorraad of voor een verkoop- of productieorder. Deze bestemming zet Isah in het veld Soort. U kunt het veld niet wijzigen.
Via inkooporder is niet geactiveerd:	Bij artikelen: U kiest zelf waarop u wilt boeken: 'Verkoop', 'Productie', 'Kosten' of 'Productie ongepland'. Bij gereedschappen: U moet boeken op de productieorder waarvoor het gereedschap is ingekocht.

Als de soort staat op 'Verkoop', dan specificeert u in deze velden waarvoor het artikel is ingekocht.

Als de soort staat op 'Productieorder' of 'Productieorder ongepland', dan specificeert u in deze velden waarvoor het artikel is ingekocht. Bij een ongeplande inkoop is er meestal (nog) geen artikelregel aanwezig. U kunt dat veld dan ook leeg laten.

Let op: Het opgeven van een ongeplande inkoopfactuurregel is alleen mogelijk als in het scherm Basisgegevens het veld Toestaan ongeplande inkoopfactuurregels is geactiveerd.

Dit is de eenheid waarin is ingekocht. Het kan gaan om voorraadeenheden (scherm Artikelen, tabblad Algemeen) of inkoopeenheden (scherm Artikelen, tabblad Inkoop).

In het veld Rekeneenheid geeft u aan voor welke eenheid de prijs geldt. U heeft de volgende keuzemogelijkheden:

Eenheid	Dit is de voorraadeenheid die in het scherm Artikelen op het tabblad Algemeen is ingesteld
Gewicht	Kilogrammen
Oppervlakte	Vierkante meters
Inkoopeenheid	Dit is de inkoopeenheid die is ingesteld op het tabblad Inkoop van het scherm Artikelen; deze keuzemogelijkheid is alleen beschikbaar bij de rekeneenheid voor de inkoopprijs.
Verkoopeenheid	Dit is de verkoopeenheid die is ingesteld op het tabblad Verkoop van het scherm Artikelen; deze keuzemogelijkheid is alleen beschikbaar bij de rekeneenheid voor de verkoopprijs.

Let op: De rekeneenheid die is aangegeven achter de velden Prijseenheden en Per wordt pas ververst als u de wijziging in het scherm heeft opgeslagen.

Dit veld toont de BTW-code die bij de inkoopfactuurregel hoort, bijvoorbeeld 'Inkoop binnenland hoog'. Het veld wordt standaard ingevuld vanuit de financiële parameters. Het veld BTW-code op de inkoopfactuurregels is informatief van aard en staat los van de BTW-bedragen op de inkoopfactuurkop.

Dit veld toont de grootboekrekening waarop de kosten geboekt worden. Het veld wordt standaard ingevuld vanuit de financiële parameters.

Als u niet wilt dat iemand deze grootboekrekening wijzigt, dan beveiligt u het veld in het scherm Financieel door Beveiligen grootboekrekening inkoopfactuurregel te activeren. Overigens blijft het voor indirecte kosten mogelijk om de grootboekrekening te wijzigen, ook als het veld beveiligd is.

Let op: Het is aan te raden om de grootboekrekeningen die Isah gebruikt als (systeem)tussenrekening, bijvoorbeeld OHW-rekeningen, te blokkeren voor handmatig boeken. Hiermee voorkomt u dat er per ongeluk, via de indirect geboekte inkoopfactuurregels, bedragen op de tussenrekeningen worden geboekt.

Wanneer het veld Soort staat ingesteld op 'Kosten', dan geeft u in dit veld aan op welke kostenplaats de gefactureerde kosten geboekt moeten worden. U moet een kostenplaats opgeven als u een grootboekrekeningnummer gebruikt waarbij specificatie van een kostenplaats verplicht is. Dit legt u per grootboekrekening vast in het scherm Grootboekrekeningen.

Deze fiat is in eerste instantie een controle van de inkoopfactuurregels. De gegevens van de inkoopfactuur worden vergeleken met de gegevens van de inkooporder zoals weergegeven onder het kopje Inkooporder. Vervolgens toont Isah het resultaat van deze vergelijking in het veld Fiat:

Totaal aantal gefactureerd hoger dan ontvangen
Prijs komt niet overeen met inkooporder
Korting komt niet overeen met inkooporder
Totaalbedrag gefactureerd hoger dan inkooporder
Verplichte kostenplaats niet gevuld	Deze melding verschijnt alleen als de inkoopfactuur is ingelezen via Ketenintegratie, u het veld Kostenplaats verplicht hebt gesteld en dit veld niet op de elektronische inkoopfactuur stond. Vul een kostenplaats in om de regel te kunnen fiatteren.
Factuurregel akkoord:	Deze instelling is de minimale voorwaarde om de inkoopfactuur te kunnen verwerken. Deze fiat geeft verder aan dat er voor deze inkooporderregel nog meer ontvangsten en inkoopfacturen verwacht worden.
Factuurregel akkoord, laatste factuur:	Deze instelling houdt in dat er op deze inkooporderregel geen inkoopfacturen meer komen. Bij het definitief verwerken van de inkoopfactuur worden eenmalig de tussenrekeningen 'Aangegane verplichtingen' en 'Nog te ontvangen facturen' leeggemaakt. Wanneer de aantallen en/of prijzen van de inkooporder verschillen van die van de inkoopfactuur, dan wordt voor de boeking van de verschillen de tegenrekening 'Prijsverschillen' gebruikt. Komt er toch nog een factuur dan kunt u voor de inkooporder op de gebruikelijke wijze een factuur boeken. In dat geval wordt bij de boeking het saldo van de tegenrekening 'Prijsverschillen' bijgewerkt.
Keuren

Het is mogelijk om de fiatsoort in dit veld aan te passen om een geconstateerd verschil in aantal, prijs of korting te accepteren, zodat de inkoopfactuur verwerkt kan worden. U kunt een regel ook juist geblokkeerd laten, zodat de inkoopfactuur niet verwerkt kan worden.

Wanneer u een inkoopfactuur in zijn geheel wilt verwerken, moet aan álle inkoopfactuurregels het fiat 'Factuurregel akkoord' of 'Factuurregel akkoord, laatste factuur' zijn toegekend.

Dit veld specificeert het aantal goederen dat op deze inkoopfactuurregel gefactureerd wordt.

Let op: Dit veld toont het aantal in de eenheid waarin het besteld is (uit het veld Eenheid onder het kopje Artikel).

Of in de velden Lengte, Breedte en Hoogte een waarde mag worden ingevuld, is afhankelijk van de eenheidscode van de eenheid waarin is ingekocht (inkoopeenheid of voorraadeenheid).

Staat de eenheidscode op 'Aantal', dan kan geen lengte, breedte of hoogte worden opgegeven. Alleen de items die in de eenheidscode staan, kunnen worden ingevuld.

Eenheidscode	Kan een lengte worden ingevuld?	Kan een breedte worden ingevuld?	Kan een hoogte worden ingevuld?
Aantal	Nee	Nee	Nee
Aantal * lengte	Ja	Nee	Nee
Aantal * lengte * breedte	Ja	Ja	Nee
Aantal * lengte * breedte * hoogte	Ja	Ja	Ja

Dit is het aantal prijseenheden dat is ingekocht. Als van een materiaal bijvoorbeeld 6 meter is ingekocht, elke meter 10 kilo weegt en de prijseenheid (veld Rekeneenheid) 'Kg' is, dan staat hier het aantal 60.

Dit is het totaalbedrag voor de huidige inkoopfactuurregel. Isah vult het veld op basis van de waarden in de velden Aantal, Prijs, Kortingspercentage en Korting, maar u kunt het veld aanpassen.

Het bedrag is exclusief BTW.

Het BTW-bedrag wordt berekend aan de hand van het totaalbedrag op de inkoopfactuurregel en de BTW-code die op de regel is ingevuld. Het BTW-bedrag is informatief van aard.

Hier staat het bedrag (exclusief BTW) dat voor de opgegeven inkooporderregel reeds is gefactureerd. Isah vult het veld als er voor de opgegeven inkooporderregel een inkoopfactuurregel is aangemaakt en verwerkt.

Hier staat de som van het eventueel reeds gefactureerde bedrag voor deze inkooporderregel en het totaalbedrag van de huidige inkoopfactuurregel. Het bedrag is exclusief BTW.

Dit veld toont het aantal stuks dat op de inkooporderregel is besteld.

Het veld Ontvangen toont het aantal stuks dat op deze inkooporderregel is ontvangen.

Het veld Gereed is geactiveerd wanneer de ontvangst van goederen gereed is gemeld: er worden op de inkooporderregel geen goederen meer verwacht.

Let op: Wanneer dit veld geactiveerd is, betekent dit niet automatisch dat het aantal dat is ontvangen, gelijk is aan het aantal dat is besteld. Er wordt alleen aangegeven mee dat er op deze inkooporderregel niets meer zal binnenkomen.