Wenn Sie bemerken, dass die realisierten Werte nicht mehr mit den Normwerten Schritt halten, können Sie rechtzeitig eingreifen. Sie können angeben, welche Werte in diesem Stadium noch zulässig sind. Damit markieren Sie Gefahrenzonen. Wenn der erste Grenzwert überschritten wird, ist das für Sie ein Zeichen, dass ab jetzt Vorsicht geboten ist. Wird der zweite Wert überschritten, müssen alle Alarmglocken läuten. Sie können die Gefahrenzonen für die Untergrenze einstellen, beispielsweise für das Signalisieren eines niedrigen Umsatzes, aber auch für die Obergrenze, beispielsweise um sofort hohe Kosten anzuzeigen. Die Grenzwerte kommen in Abweichungsprozentsätzen zum Ausdruck. Bei einer Überschreitung dieser Werte wird eine Warnung ausgegeben. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, passende Maßnahmen zu ergreifen.
Sie können folgende Abweichungsprozentsätze angeben:
Betrag und/oder Menge
einen ersten und/oder einen zweiten Grenzwert: Der erste Grenzwert gilt als Warnung für eine große Differenz zwischen Normwerten und realisierten Werten. Der zweite Grenzwert gilt als Signal, dass die Differenz zwischen Normwerten und realisierten Werten alarmierend groß geworden ist.
Obergrenze/Untergrenze: Die Obergrenze zeigt die zulässigen Höchstwerte an, beispielsweise wie viel die realisierten Kosten von den Normkosten abweichen dürfen. Die Untergrenze zeigt die zulässigen Mindestwerte an, beispielsweise wie viel die tatsächlich Anzahl an Kundenaufträgen von der Normzahl abweichen darf.
Beachten Sie bitte: Für Abweichungsprozentsätze an der Untergrenze geben Sie einen negativen Wert ein. Mit einem Abweichungsprozentsatz von –10 % geben Sie an, dass die realisierten Werte 10 % niedriger liegen dürfen. als die Normwerte.
Beispiel zulässiger Abweichungsprozentsätze Untergrenze
Beispiel zulässiger Abweichungsprozentsätze Obergrenze
Um wie viel die realisierten Werte von den Normwerten abweichen, können Sie in den Feldern Abweichungsprozentsatz Prognosebeträge im Vergleich zur Norm und Abweichungsprozentsatz Prognosemenge im Vergleich zur Norm ablesen.
Ob die Abweichung zulässig ist, sehen Sie in den Feldern Erste maximal zulässige Abweichung überschritten und Zweite maximal zulässige Abweichung überschritten. Wenn der angegebene zulässige Abweichungsprozentsatz überschritten ist, werden die Felder aktiviert. Anhand davon können Sie entscheiden, ob Sie Maßnahmen ergreifen.
Beispiel
Die Normmenge Kundenaufträge für KPI 2009 Kundenaufträge beträgt 100 pro Quartal. Eine Abnahme von 10 Aufträgen pro Quartal ist besorgniserregend, eine Abnahme von 30 Aufträgen ist alarmierend.
Erster zulässiger Abweichungsprozentsatz Menge Untergrenze: -10/100*100%= -10%
Die Norm für die Gemeinkosten für KPI 2009 Gemeinkosten beträgt 5000,- € pro Monat. Eine Zunahme von 750,- € pro Monat ist besorgniserregend, eine Zunahme von 1250,- € ist alarmierend.
Erster zulässiger Abweichungsprozentsatz Menge Obergrenze: 750/5000*100%= 15%
Wenn Sie die Verarbeitung Zulässige Abweichung anzeigen ausführen, wird berechnet, ob unzulässige Abweichungen vorkommen. Die realisierten Werte werden mit den Normwerten verglichen. Bei einer Überschreitung des zulässigen Abweichungsprozentsatzes werden die Felder Erste maximal zulässige Abweichung überschritten und Zweite maximal zulässige Abweichung überschritten aktiviert. Anhand davon können Sie entscheiden, ob Sie Maßnahmen ergreifen.
Wenn Sie die Verarbeitung Zulässige Abweichung anzeigen ausführen, wird berechnet, ob unzulässige Abweichungen vorkommen. Die realisierten Werte werden mit den Normwerten verglichen. Bei einer Überschreitung des zulässigen Abweichungsprozentsatzes werden die Felder Erste maximal zulässige Abweichung überschritten und Zweite maximal zulässige Abweichung überschritten aktiviert. Anhand davon können Sie entscheiden, ob Sie Maßnahmen ergreifen.
Sie können bei einer Überschreitung auch automatisch eine Meldung generieren. Diese Meldung wird für den Verantwortlichen des KPIs erstellt. Sie gehen dabei folgendermaßen vor:
Öffnen Sie Zulässige Abweichung anzeigen im Modul Managementinformationen im Fenster Kritische Performance Indikatoren unter dem Menü Bearbeiten.
Aktivieren Sie das Feld Meldung erstellen für Verantwortlichen.
Wählen Sie im Feld Meldungstyp den entsprechenden Meldungstyp aus.
Sie können Meldungen auch mit einem KPI verknüpfen. Das kann sich als praktisch erweisen, wenn der KPI noch definiert werden muss und jetzt noch den Status „Vorläufig“ hat. Benutzer können dann Meldungen und ggf. Aktionen für Kollegen erstellen. Es ist ebenfalls möglich, KPIs mit beispielsweise Kunden oder Mitarbeiter zu verknüpfen.
Tipp: Es empfiehlt sich, die Verarbeitung Zulässige Abweichung anzeigen pro Batch auszuführen. Auf diese Weise wird automatisch periodisch kontrolliert, ob Abweichungen aufgetreten sind. Der Verantwortliche wird diesbezüglich mit einer Meldung automatisch darauf aufmerksam gemacht.
Erste maximal zulässige Abweichung überschritten, Zweite maximal zulässige Abweichung überschritten
