Inkoopstatussen

Een inkoopofferte of inkooporder zal in het inkooptraject door verschillende afdelingen behandeld worden. Omdat het dossier door veel verschillende mensen behandeld wordt, is het van belang dat u de status ervan in de gaten kunt houden. Iedereen moet kunnen zien hoever het dossier gevorderd is. Is er al een inkooporder aangemaakt? Zijn de artikelen al besteld?

Om dit doel te bereiken maakt u een indeling in inkoopstatussen. De indeling in statussen kunt u zien als:

• de rode draad van uw administratieve logistiek
• de route die een dossier door uw bedrijf aflegt
• een aanduiding bij wie het dossier 'op het bureau' ligt.

Het gebruik van inkoopstatussen is verplicht voor inkoopregels voor artikelen. Voor externe bewerkingen is het gebruik van inkoopstatussen optioneel.

Voor inkoopregels voor artikelen geldt dat u statussen kunt gebruiken in combinatie met inkooproutings. Hiermee kan een vast statusverloop gedefinieerd worden.

Naast het geven van informatie over de voortgang van een inkooporder hebben statussen ook de volgende functies:

• Met statussen worden de inkoopoffertes en -orders beveiligd. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat een inkooporder wordt aangemaakt terwijl de inkooporder nog in het offertestadium is. Dergelijke beveiligingen worden in Isah automatisch geregeld met statustypes.
• Aan de hand van inkoopstatussen zou u een overzicht kunnen maken van alle inkoopoffertes en inkooporders die zich in een bepaalde fase bevinden.

Tip: Als u een te uitgebreide statusindeling maakt, wordt dat in de praktijk onwerkbaar: de status van een dossier moet dan erg vaak verzet worden, terwijl dat weinig extra informatie oplevert. De bedoeling is dat de statussen u een leidraad geven, maar u bent natuurlijk niet verplicht om voor iedere stap in het proces een status aan te maken. Maak dus in eerste instantie een beknopte indeling in statussen die de belangrijkste stappen in uw proces weergeeft. Laat daarbij ruimte over tussen de verschillende statusnummers. Als u na enige tijd merkt dat één of meer extra statussen praktisch zouden zijn, kunt u deze alsnog toevoegen.

Velden

Statustype

Afdeling