Projektverwaltung

Die Projektverwaltung umfasst Funktionen für das Planen und Überwachen von Projekten in Hinsicht auf „Zeit“ und „Kosten“.

Projekte einrichten

Wenn Sie mit einem Projekt beginnen, bestimmen Sie den Umfang des Projektes. Die erforderlichen Tätigkeiten für die Erstellung eines Produkts oder das Erbringen einer Dienstleistung setzen Sie unterschiedliche Typen von Aufgaben innerhalb des Projekts um: Phasen oder Teilprojekte, die Sie in Aktivitäten gliedern. Anschließend planen Sie und Sie legen Kosten und Erträge fest:

• Planen: Im Projekt geben Sie an, wie viel Zeit die Aufgaben in Anspruch nehmen werden und Sie geben das Datum ein, an dem sie abgeschlossen sein müssen. Sie geben anschließend die Reihenfolge der Aufgaben an und deren Beziehung zueinander an: indem Sie eine Verknüpfung erstellen, geben Sie beispielsweise an, dass die Installation erst erfolgen darf, nachdem die Fertigung abgeschlossen wurde. Außerdem können Sie erfassen, welche Mitarbeiter in eine Aufgabe einbezogen werden.

  Mit dem Gantt-Diagramm planen Sie grafisch. Das Gantt-Diagramm verleiht Ihnen schnell einen Einblick in den Fortschritt und etwaige Engpässe der Planung. Sie erkennen außerdem sofort, wie sich eine Veränderung innerhalb des Projekts auf die Planung auswirkt. Erforderliche Anpassungen führen Sie im Gantt-Diagramm selbst aus.

  Sie können einem Projekt Meilensteine zuweisen, um wichtige Momente in einem Projekt anzugeben. Das kann ein Meilenstein sein, der beispielsweise das Ende einer Phase markiert.

• Kosten und Erträge festlegen: Wenn Sie die Kosten und Erträge eines Projekts verfolgen können möchten, geben Sie die Stunden, Kosten und Erträge in die grobe Projektstruktur ein. Wenn Sie mehr Details in der Projektstruktur anbringen, wird die Struktur auch detaillierter. Wenn die Auftragsdaten zur Verfügung stehen, verknüpfen Sie die Kundenaufträge mit dem Projekt und berechnen Sie das Projekt auf Grundlage der Auftragsinformationen.

Projekte überwachen

Während des Projekts überwachen Sie die Planung und den finanziellen Fortschritt. Die Fortschrittskontrolle führen Sie kontinuierlich durch:

• Die Zeitplanung verfolgen Sie im Gantt-Diagramm. Sie überprüfen, ob Engpässe entstehen. Sie können beispielsweise die Projektplanung und die Auftragsplanung nebeneinander anzeigen und damit überprüfen, ob sie miteinander Schritt halten.
• Daten zur finanziellen Planung überprüfen Sie im Projekt und in den Aufgaben. Um zu erkennen, wie die Stunden oder Beträge aufgebaut sind, ziehen Sie die Projektkostenanalyse heran. Dort werden alle Angaben zu den verknüpften Aufträgen angezeigt.

Projekte verwalten

Wenn Sie Engpässe festgestellt haben oder wenn genauere Schätzungen zur Verfügung stehen, passen Sie die Planung an.

Wenn eine Aufgabe oder ein ganzes Projekt abgeschlossen wurde, melden Sie sie bzw. es fertig. Indem Sie ihr den Status „Erledigt“ zuweisen, sorgen Sie dafür, dass eine Aufgabe nicht mehr neu geplant werden kann und das keine Änderungen mehr darin angebracht werden können.