De e-mailadressen van ontvangers die u geselecteerd heeft of handmatig heeft ingevoerd, worden in het scherm Verzenden documenten getoond zoals ze in de e-mail worden gezet: de hoofdontvangers in het veld ‘Aan’, de overige ontvangers die een kopie van de mail moeten ontvangen in de velden CC of BCC.

• Contactpersoon klant/leverancier: als u dit veld activeert, wordt het e-mailadres van de contactpersoon van de klant of leverancier opgenomen in de lijst van ontvangers. De entiteit waarvoor de e-mail wordt samengesteld, bepaalt welke contactpersoon wordt gebruikt: is de entiteit bijvoorbeeld een verkooporder dan is dat de contactpersoon van de verkooporder. Als er geen contactpersoon is opgegeven dan wordt het e-mailadres van het bedrijf gebruikt.
• Contactpersoon factuuradres: hiermee wordt aan de lijst van ontvangers het e-mailadres van de contactpersoon toegevoegd dat is opgegeven bij het factuuradres. Is er geen contactpersoon opgegeven dan wordt het e-mailadres behorend bij het factuuradres gebruikt of anders het e-mailadres van het bedrijf. Bij een aantal entiteiten voor het communiceren van documenten ontbreekt het factuuradres. In deze gevallen zal er geen e-mailadres worden overgenomen.
• Contactpersoon afleveradres: hiermee wordt bij de ontvangers het e-mailadres geplaatst van de contactpersoon dat is opgegeven bij het afleveradres. Is er geen contactpersoon opgegeven dan wordt het e-mailadres behorend bij het aflleveradres gebruikt of anders het e-mailadres van het bedrijf. Bij een aantal entiteiten voor het communiceren van documenten ontbreekt het afleveradres. In deze gevallen zal er geen e-mailadres worden overgenomen.
• Verkoper/inkoper: als u dit veld activeert, wordt standaard voor verkoopdocumenten het e-mailadres van de verkoper in de lijst van ontvangers opgenomen en voor inkoopdocumenten die van de inkoper.
• Verantwoordelijke: is er een verantwoordelijke beschikbaar bij de entiteit waarvoor documenten verzonden worden dan zal het e-mailadres van die verantwoordelijke worden toegevoegd aan de lijst van ontvangers.
• Gebruiker: als u dit veld activeert wordt het e-mailadres van de gebruiker opgenomen in de lijst van ontvangers. Het e-mailadres wordt bepaald door het personeelslid dat is gekoppeld aan de ingelogde gebruiker.

Onder het kopje Afzender geeft u aan wat de standaardafzender van de te verzenden e-mail moet zijn. In het scherm Verzenden documenten kunt u daarvan afwijken. U heeft de keuze uit:

• Geen: als u dit veld activeert, wordt er geen standaardafzender voorgesteld. De gebruiker die de verwerking Verzenden documenten uitvoert, dient zelf het e-mailadres van een afzender op te geven.
• Standaard e-mailadres: in dit veld kunt u een e-mailadres invullen dat vaak wordt gebruikt. Als bijvoorbeeld voor het versturen van verkoopoffertes meestal de afdeling als afzender wordt gehanteerd voert u het e-mailadres van de afdeling in.
• E-mailadres verkoper/inkoper: als u dit veld activeert, wordt standaard voor verkoopdocumenten de verkoper als afzender gebruikt en voor inkoopdocumenten de inkoper.
• E-mailadres verantwoordelijke: voor een verkoopofferte of -order kan een verantwoordelijke vastgelegd zijn. De verantwoordelijke wordt in de volgende gevallen gebruikt als afzender: voor de verkoopofferte als een verantwoordelijke is ingevuld bij de verkoopofferte en voor de verkooporder als een verantwoordelijke is ingevuld bij de orderbevestiging of de verkoopfactuur. Is er geen verantwoordelijke ingevuld, dan wordt er ook geen standaardafzender voorgesteld.
• E-mailadres gebruiker: als u dit veld activeert, wordt bij de verwerking Verzenden documenten standaard het e-mailadres voorgesteld van de gebruiker die de betreffende verwerking uitvoert.

In de velden Onderwerp en Tekst kunt een vooraf gedefinieerde tekst selecteren. In het scherm Verzenden documenten worden deze teksten voorgesteld als onderwerp en inhoud van de te verzenden mail. U kunt de tekst daar nog wijzigen.

Tip: U kunt het onderwerp en de tekst specifiek maken door het gebruik van tijdelijke aanduidingen (placeholders) in de basistekst. Zo kunt u bijvoorbeeld de naam van de ontvanger en de ordercode in de e-mailtekst verwerken.

N.B. Gebruik teksten die als tekstformaat 'HTML' of 'Tekst zonder opmaak' hebben. Het tekstformaat 'RTF' is bedoeld voor teksten op tabblad Teksten of tabblad Memo.

Voor verkoopdocumenten wordt nagegaan of de tekst aanwezig is in de taal van de klant, voor inkoopdocumenten of de tekst aanwezig is in de taal van de leverancier. Is die afwezig, dan wordt gecontroleerd of er een tekst beschikbaar is in de standaardtaal. Als ook die niet beschikbaar is, dan blijft het veld Inhoud leeg en wordt er geen standaardtekst opgenomen in de e-mail.

U kunt handmatig een tekst invoeren die in de mail wordt opgenomen.