Dokumente (Schaltfläche)

Mit Dokumentenverwaltung verknüpfen Sie Dokumente wie Zeichnungen mit Kunden, Lieferanten, Kundenaufträgen, Plan- und Fertigungsaufträgen usw., so dass Sie an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Es stehen unterschiedliche Methoden der Dokumentenverwaltung zur Auswahl, aber bei all diesen Methoden verknüpfen Sie die Dokumente mithilfe der Schaltfläche Dokumente, die Ihnen in einer großen Anzahl von Fenstern zur Verfügung steht. Mit Einstellungen legen Sie die Methode der Dokumentenverwaltung fest.

Die Dokumente pflegen und verwalten Sie in demselben Fenster, in dem Sie auch die Verknüpfung und die Registrierung durchführen. Wenn Sie beispielsweise ein Angebot mit einem Kunden verknüpft haben, ändern oder löschen Sie das Dokument und die Verknüpfung im Modul Kunden, Fenster Kunden, Schaltfläche Dokumente.

Sie können eine Datei oder einen Ordner auswählen. Es kann sich als praktisch erweisen, einen Ordner auszuwählen, wenn Sie auf einfache Weise mehrere Dokumente aus ein und demselben Ordner verknüpfen möchten, oder wenn das Dokument erst später erstellt wird.

Sie geben hier die Stichwörter ein, mithilfe derer Sie das Dokument schnell finden können. Die Stichwörter werden bei der Verarbeitung Dokumente suchen eingesetzt.

Sie wählen hier den Dokumententyp des Dokuments, beispielsweise „WO“ für ein Word-Dokument.

Sie wählen hier die Dokumentengruppe des Dokuments aus, zum Beispiel „ANG“ für Angebot.

Sie wählen hier den Status des Dokuments aus, zum Beispiel „Freigeben“.

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem anwenden, werden in diesen Feldern die Änderungsindexdaten aus diesem System eingetragen. Gegebenenfalls können Sie hier auch selbst die Änderungsindexdaten des Dokuments pflegen.

Sie wählen hier die Aktion aus, die mit dem Dokument ausgeführt werden soll, beispielsweise „Dokument lesen“.

Hier können Sie angeben, zu welchem Hauptdokument das aktuelle Dokument gehört. Dadurch ist es möglich, ein Hauptdokument mit einigen Unterdokumenten zu erstellen.

Wenn Sie in einer Reihe von Einkaufs- und Verkaufsfenstern mit der Schaltfläche Dokumente das Fenster Dokumente öffnen, wird die Registerkarte Kommunikation angezeigt, falls Sie die Funktion Übertragung externer Dokumente verwenden.

Sie können angeben, dass mit einem oder mehreren Berichten immer Dokumente mitgeschickt werden sollen. Wenn beim Dokument ein Dokumententyp eingetragen wurde, werden die Einstellungen für das Versenden als Anlage automatisch vom Dokumententyp übernommen. Gegebenenfalls können Sie die eingetragenen Einstellungen bei der Dokumentenverknüpfung noch ändern. Versendete Anlagen finden Sie im Fenster Versendete Dokumente.

Eine Zeichnung ist mit einem Angebot verknüpft. Bei der Dokumentenverknüpfung wurde angegeben, dass die Zeichnung immer mit dem Bericht Angebot mitgesendet werden soll. Beim Versenden des Angebots wird die Zeichnung automatisch mitgesendet.