Basistexte

Mithilfe des Fensters Basistexte können Sie pro Textcode Standardtexte in verschiedenen Sprachen festlegen. Diese können Sie danach mit Alt + Pfeil nach oben auf den Registerkarten Memo und Texte einfügen oder für E-Mails zum Versenden von Dokumenten verwenden.

Unter einem Textcode können Sie beliebig viele Basistexte einfügen, unter der Voraussetzung, dass diesen jeweils ein anderer Sprachcode zugewiesen wurde. Für einen ganz neuen Text erstellen Sie einen neuen Textcode.

Durch das Textformat wird festgelegt, wozu der Text verwendet werden kann und welche Formate Ihnen für den Text zur Verfügung stehen:

Wenn Sie einen Basistext erstellen, wird automatisch das Textformat aus dem Fenster Texte übernommen. Ändern sie das Textformat im Fenster Texte, dann hat das keinen Einfluss auf bereits bestehende Basistexte.

Wenn Sie das HTML-Textformat verwenden, können Sie in den Basistext einen Hyperlink zur Website einfügen. In der auf dem Basistext basierenden E-Mail kann der Empfänger dann mit nur einem Klick auf einen Text oder ein Bild (siehe unten „Bilder einfügen“) beispielsweise die Website Ihrer Firma öffnen. So fügen Sie einen Hyperlink hinzu:

Zur Kontrolle der eingetragenen Adresse, wählen Sie den Text oder das Bild aus und klicken Sie auf

Es ist möglich, in Basistexten mit dem Textformat HTML Bilder einzufügen. So können Sie beispielsweise zu den E-Mails ein Betriebslogo hinzufügen. Mit

oder mit Kopieren und Einfügen fügen Sie ein Bild ein. Unter „Hyperlink einfügen“ (siehe oben) können Sie lesen, wie Sie ein Bild in eine Website einbinden können.

Sie können einen Basistext personalisieren: Wenn Sie Platzhalter (Placeholder) verwenden, können Sie von Isah aus Daten im Basistext ausfüllen. So können Sie beispielsweise einen Platzhalter für das Datum und die Zeit einfügen. Sobald Sie den Basistext auf der Registerkarte Memo anwenden, werden das aktuelle Datum und die Zeit automatisch ausgefüllt. Sie können dann nachgehen, wann Sie den Memotext erstellt haben.

Für Basistexte für E-Mails stehen Ihnen noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung, um die Nachricht zu personalisieren, sowohl für die Betreff-Zeile in der E-Mail als auch für den E-Mail-Text. Sie können beispielsweise den Empfänger in der Anrede persönlich ansprechen und angeben, um welches Angebot, welche Bestellung usw. es sich handelt. Sie können die in Isah zur Verfügung gestellten Platzhalter verwenden. Mit einem Script im Fenster Versandmethode Dokumente können Sie die Standard-Platzhalter ändern oder benutzerdefinierte Platzhalter verwenden.

Bitte beachten Sie: Welcher Wert bei einem Platzhalter ausgewählt wird, hängt von der Entität ab, für die die E-Mail bestimmt ist. Auf diese Weise ist der Empfänger bei einem Angebot der Ansprechpartner auf dem Angebot, der Empfänger auf der Einkaufserinnerung der Ansprechpartner im Fenster Lieferanten auf der Registerkarteop Lieferantenkarte, usw.

Beispiel einer personalisierten E-Mail-Nachricht mit Platzhaltern:

Basistext mit Platzhaltern

Beispiel einer personalisierten E-Mail-Nachricht mit Platzhaltern:

<%sysdate%>

Sehr geehrte Frau/Sehr geehrter Herr <%senderformal%>,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Anbei senden wir Ihnen das Angebot <%entitycode%> für die Lieferung von „<entitydescription>“.

Mit freundlichen Grüßen

<%senderformal%>

Abteilung <%senderteam%>

21.05.2017

„Sehr geehrter Herr Zimmermann“,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Anbei senden wir Ihnen das Angebot 0965000 für die Lieferung „Rahmen Einpackmaschine 80 cm“.

Mit freundlichen Grüßen

Herr A.F. Ahrend

Abteilung Verkauf

Wenn Sie Platzhalter in einem E-Mail-Text verwenden, sucht Isah die entsprechenden Standardwerte. Wenn in den E-Mail-Text andere Werte eingetragen werden sollen, können Sie den abweichenden Wert mit einem Script ausfüllen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise eine andere Anrede zusammenstellen, beispielsweise mit einer englischen oder französischen Übersetzung für „Sehr geehrte/Sehr geehrter“ oder Daten hinzufügen, wie eine Auftragsreferenz. Es ist ebenfalls möglich, mit einem Script einen benutzerdefinierten Platzhalter zu erstellen. So kann beispielsweise eingestellt werden, dass bei einem Angebot, aber nicht bei einem Kundenauftrag ein Text angezeigt wird. Die genannten Beispiele werden im nachstehenden Beispielscript erläutert.

Ein Script erstellen Sie im Fenster Scripts und Sie rufen das Script im Fenster Versandmethode Dokumente ab. Pro Versandmethode können Sie ein Script angeben.

Beispielscript

sub BeforeProcessPlaceHolders(EntityType, Id, LangCode, PlaceHolders)

dim sSQL

dim oQry

' EntityType Entity Table Id

' ---------- ------ ----- --

' 1 Sales offers T_DossierMain DossierCode

' 2 Sales orders T_DossierMain DossierCode

' 3 Sales invoices T_InvoiceMain InvCode

' 4 Shipping notes T_ShippingMain ShipDocCode

' 5 Purchase offers T_PurchaseDocument PurDocCode

' 6 Purchase orders T_PurchaseDocument PurDocCode

' 7 Suppliers T_Vendor VendorId

' 8 Shipping notes for external operations T_ShippingExtOperMain ShipExtOperCode

' Available standard placeholders

' -------------------------------

' SysDate

' SysTime

' SysDateTime

' SysUsername

' Salutation

' EntityCode

' EntityDescription

' EntityReference

' SenderFormal

' SenderInformal

' SenderJobDescription

' SenderTeam

' SenderEmail

' SenderMobilePhone

' SenderOfficePhone

' SalutationName

' SalutationBeginning

' SalutationDegree

' SalutationFirstName

' SalutationInitials

' SenderName

' SenderBeginning

' SenderDegree

' SenderFirstName

' SenderInitials

' RelationCode

' RelationName

' RelationNameExt

' Using standard placeholder.

select case LangCode

case "NL" sSalution = "Geachte "

case "EN" sSalution = "Dear "

case "DE" sSalution = "Sehr geehrte Frau/Sehr geehrter Herr "

case else sSalution = "??? "

end select

PlaceHolders.Values("Salutation") = sSalution + PlaceHolders.Values("Salutation")

' Using standard placeholder in combination with query.

if EntityType = 1 then

sSQL = "SELECT 'OrdType' = OrdType FROM dbo.T_DossierMain WHERE DossierCode = '" + Id + "'"

set oQry = Application.DataBase.CreateQuery(sSQL)

oQry.Open

sOrdType = oQry("OrdType").Value

oQry.Close

PlaceHolders.Values("EntityReference") = PlaceHolders.Values("EntityReference") + ", " + sOrdType

end if

' Using custom placeholders.

if EntityType = 1 then

PlaceHolders.Values("CustomPlaceHolder") = "This is a purchase offer."

end if

end sub

Platzhalter:	Ausgefüllter Wert
<%sysdate%>	Aktuelles Datum (Systemdatum)
<%systime%>	Aktuelle Zeit (Systemzeit)
<%sysdatetime%>	Aktuelles Datum und aktuelle Zeit (Systemdatum und Systemzeit)
<%sysusername%>	Benutzer: Initialen und Nachname des Mitarbeiters, der mit dem Benutzer verknüpft ist

Platzhalter:	Ausgefüllter Wert
<%salutation%>	Anrede, Initialen und Nachname des Empfängers, beispielsweise „Sehr geehrter Herr Zimmermann“
<%salutationname%>	Nachname des Empfängers
<%salutationbeginning%>	Anrede des Empfängers
<%salutationdegree%>	Titel des Empfängers
<%salutationfirstname%>	Vorname des Empfängers
<%salutationinitials%>	Initialen des Empfängers
<%relationcode%>	Code des Kunden oder Lieferanten
<%relationname%>	Name des Kunden oder Lieferanten
<%relationnameext%>	Ergänzung aus der zweiten Position des Namens des Kunden oder Lieferanten
<%entitycode%>	Code der Entität, von der aus die Verarbeitung Dokumente versenden gestartet wird, beispielsweise „0965000“ für ein Angebot oder eine Bestellung
<%entitydescription%>	Bezeichnung der Entität, beispielsweise „Rahmen Einpackmaschine 80 cm“. Wenn eine Bezeichnung der Entität fehlt, wird kein Wert für den Platzhalter ausgefüllt.
<%entityreference%>	Referenz von Entität. Wenn eine Referenz der Entität fehlt, wird kein Wert für den Platzhalter ausgefüllt.
<%username%>	Initialen und Namen des Absenders: immer der angemeldete Benutzer
<%sendername%>	Name des Absenders: der angemeldete Benutzer, Verkäufer oder Einkäufer
<%senderbeginning%>	Anrede des Absenders
<%senderformal%>	Anrede, Initialen und Nachname des Absenders
<%senderfirstname%>	Vorname des Absenders
<%senderinitials%>	Initialen des Absenders
<%senderinformal%>	Vorname und Nachname des Absenders
<%senderdegree%>	Titel des Absenders
<%senderjobdescription%>	Funktion des Absenders
<%senderteam%>	Abteilung des Absenders (Feld Team)
<%senderemail%>	E-Mail-Adresse des Absenders
<%sendermobilephone%>	Handynummer des Absenders
<%senderofficephone%>	Telefonnummer des Absenders im Büro (Feld Büro)