Proces communicatie externe documenten

Met de verwerking Verzenden documenten communiceert u op een snelle en efficiënte wijze documenten waarbij u gebruikmaakt van vooraf ingevoerde instellingen. Als u bijvoorbeeld heeft vastgelegd dat een klant verkoopoffertes per mail moet krijgen, wie de mail zouden moeten ontvangen en welke bijlagen meegestuurd moeten worden, dan hoeft u alleen de verwerking uit te voeren om die mail met verkoopofferte en overige documenten daadwerkelijk te versturen.

Steeds opnieuw een mail opstellen, geadresseerden en mee te sturen documenten opzoeken is tijdrovend en foutgevoelig. Als u de communicatie van documenten automatiseert, stelt u de standaardmanier voor communiceren met een specifieke klant of leverancier eenmalig in. Daarna hoeft u alleen de verwerking Verzenden documenten uit te voeren om de mail of afdruk aan te maken. U kunt de verwerking multiselect uitvoeren: als u bijvoorbeeld in het scherm Verkoopoffertes meerdere verkoopoffertes selecteert en vervolgens de verwerking start, dan worden op basis van de vastgelegde verzendwijze al die verkoopoffertes afgedrukt of verzonden.

Welke verzendgegevens getoond worden in het scherm Verzenden documenten, is afhankelijk van de plaats van waaruit u de verwerking geopend heeft. Opent u de verwerking bijvoorbeeld vanuit het scherm Verkoopoffertes dan ziet u alle instellingen voor de verzending van de verkoopofferte voor een klant: het te versturen rapport, eventueel de statusafhandeling na het verzenden van de documenten, de e-mailgegevens als e-mail als output is opgegeven en mee te sturen bijlagen. Wilt u afwijken van de ingestelde standaardmanier van verzenden, dan kunt u de ingevulde waarden wijzigen voordat u de verwerking uitvoert.

Als één of meer verzendingen mislukt zijn, krijgt u een daarvan een melding na het uitvoeren van de verwerking. Met de knop Controleren in het meldingsschermpje kunt u het logscherm opvragen waarin u zowel de verzonden als de niet-verzonden documenten kunt bekijken.

Mail als concept verzenden

Als u een e-mail wilt controleren voordat deze verstuurd wordt, kunt u de e-mail inclusief bijlagen als concept opslaan in uw mailprogramma en op een later moment verzenden. Dat kunt u bijvoorbeeld doen als u nieuwe e-mailinstellingen wilt testen of als de mail nog goedgekeurd moet worden. Als u het veld Concept activeert, wordt de e-mail met bijlagen opgeslagen in de map met concepten in uw mailprogramma. Isah beschouwt de e-mail als verzonden en toont deze in het scherm Verzonden documenten. Aan het geactiveerde veld Concept ziet u dat het een concept betreft. U dient zelf de e-mail vanuit uw mailprogramma door te sturen naar de personen die deze zouden moeten ontvangen.

Als u de verwerking uitvoert voor meerdere regels tegelijk (multiselect) dan bepaalt u voor al die regels samen of ze als concept opgeslagen moeten worden.

Mails verzenden uit naam van een postbus of andere persoon

Het is mogelijk om documenten te versturen uit naam van een ander, mits u daarvoor rechten heeft. Als uw bedrijf bijvoorbeeld de offertes altijd verstuurt uit naam van de verkoopafdeling, dan kunt u dat met de functie Verzenden documenten regelen. Bij het verzenden van het document geeft u als verzender het alternatieve adres op, waarna dit e-mailaccount de mail zal verzenden.

Om het verzenden uit naam van een ander mogelijk te maken, dient u het in te stellen in uw mailprogramma. In Outlook kunt u bijvoorbeeld lokaal een extra e-mailadres aanmaken dat u als alternatieve verzender gebruikt. Verstuurde e-mails komen dan terecht bij de verzonden items van het extra account. Daarnaast is het mogelijk om een en ander op de mailserver in te richten. Dit laatste is eenvoudiger te beheren en biedt als voordeel dat meerdere mensen een alternatief e-mailadres kunnen delen, bijvoorbeeld de postbus van een afdeling. De mailserver controleert in dit geval bij het versturen van de mail of u rechten heeft om de mail te versturen uit naam van de andere persoon of afdeling. Uw verstuurde items komen bij de verzonden items van uw eigen account te staan.

Locatie en naam opgeslagen rapport

Als u de verwerking Verzenden documenten uitvoert, wordt van het rapport een PDF gemaakt die in een vooraf gedefinieerde map wordt opgeslagen. De naam van het opgeslagen rapport wordt automatisch samengesteld.

De hoofdmap waarin de documenten worden opgeslagen, is vastgelegd in het scherm Basisgegevens. Er kunnen ook submappen opgegeven zijn in het scherm Documenttypes, bijvoorbeeld de map ‘Verkoopoffertes’ voor het opslaan van verkoopoffertes. U kunt verschillende niveaus aanbrengen in de mappenstructuur als u het scheidingsteken ‘\’ tussen de mappen plaats. Als u bijvoorbeeld bij een documenttype ‘Verkoop\Offertes’ invoert, wordt in de hoofdmap de submap ‘Verkoop’ aangemaakt en daaronder de map ‘Offertes’.

De bestandsnaam van het rapport wordt als volgt opgebouwd:

[Soort rapport]_[code van entiteit]_[datum en tijd], bijvoorbeeld voor een verkoopofferterapport: Offerte_OF0035_20140521_11-05.

Voor ‘Soort rapport’ wordt de basistaal gebruikt. In de basistaal Engels zou de bestandsnaam in het voorbeeld ‘Offer_OF0035_20140521_11-05’ worden.

Afdrukvoorbeeld maken

U heeft de mogelijkheid om een afdrukvoorbeeld van het rapport op te vragen voordat u de documenten daadwerkelijk gaat verzenden. Zo kunt u het rapport voor verzending nog controleren. Het afdrukvoorbeeld vindt u in het menu Rapportage.