Om een inkooporder naar uw leverancier te sturen maakt u de inkooporder aan en kiest u daarna in het scherm Inkooporders in het menu voor Rapportage, Verzenden inkooporders. Als het elektronische bericht succesvol is gemaakt:
verzet Isah in het scherm Inkooporders de status onder Verzendstatus order naar 'Verzonden'
zet Isah de huidige datum in het veld Datum onder Verzendstatus order.
Tip: Als u de inkooporder nogmaals wilt verzenden, bijvoorbeeld omdat u er een correctie in heeft aangebracht, dan dient u het veld Status onder Verzendstatus order te veranderen in 'Klaar voor verzenden'. Ook de onderliggende inkoopregels moeten op 'Klaar voor verzenden' worden gezet. Zodra u de wijziging van de verzendstatus opslaat, zal Isah u vragen of u deze regels automatisch wilt bijwerken. Als zowel de inkooporder als de inkoopregels op 'Klaar voor verzenden' staan, kunt u de inkooporder nogmaals elektronisch versturen.
Om een verkooporder te bevestigen kiest u in het scherm Verkooporders in het menu voor Rapportage, Verzenden verkooporderbevestigingen. Als het elektronische bericht succesvol is gemaakt zet Isah in het scherm Verkooporders de huidige datum in het veld Bevestigingsdatum.
Tip: Als u de orderbevestiging nogmaals wilt verzenden, bijvoorbeeld omdat u er een correctie in heeft aangebracht, dan dient u het veld Bevestigingsdatum leeg te maken.
In het scherm Verzenden documenten, dat verschijnt na aanroepen van de verzendfunctie, zijn de meeste gegevens al voor u ingevuld dankzij de instellingen die eerder zijn gedaan. Controleer de gegevens en pas ze eventueel aan. Op het tabblad E-mail vindt u de verzender en de geadresseerde(n) en kunt u de mail aanpassen. Het tabblad Bijlage laat zien welke documenten worden meegestuurd. Het is mogelijk daar documenten aan toe te voegen.
Tip: Wilt u de mail die Isah genereert zien voordat u hem daadwerkelijk verstuurt, activeer dan op het tabblad E-mail het veld Concept.
Isah voert enkele controles uit voordat het bericht wordt aangemaakt en verzonden. Lukt het aanmaken of verzenden niet, dan krijgt u daarvan een melding en ziet u de knop Controleren verschijnen. Klik op deze knop om naar het scherm te gaan waarin u de oorzaak of oorzaken van de problemen kunt zien. Afhankelijk van het soort probleem is dit het scherm Elektronische berichten of Verzonden documenten.
Overzicht elektronische berichten
Als u de verzonden documenten in een overzicht wilt zien, heeft u daarvoor twee mogelijkheden.
Het scherm Verzonden documenten toont alle berichten die verstuurd zijn, zowel via ketenintegratie als bijvoorbeeld via PDF.
Het scherm Elektronische berichten toont alleen de berichten die door ketenintegratie zijn aangemaakt, en u vindt er zowel de inkomende als de uitgaande berichten. Op deze plaats is het dus mogelijk een totaaloverzicht te zien van alle elektronische communicatie die met een klant of leverancier heeft plaatsgevonden.
Tip: U kunt de schermen Verzonden documenten en Elektronische berichten ook bereiken via het menu Ga naar. Ga naar filtert ook direct de berichten eruit die horen bij het item (bijvoorbeeld de inkooporder of verkooporder) dat u geselecteerd heeft.
Inkooporder