Documenten (knop)

Met documentbeheer koppelt u documenten zoals tekeningen en offertes aan klanten, leveranciers, verkooporders, productiedossiers, etc. zodat ze op de juiste plaats beschikbaar zijn. Er zijn verschillende manieren van documentbeheer, maar bij alle methodes koppelt u de documenten met de knop Documenten die u in een groot aantal schermen terugvindt. Met instellingen bepaalt u de methode van documentbeheer.

De documenten onderhoudt en beheert u in het scherm waarmee u ook de koppeling en de registratie realiseert. Als u bijvoorbeeld een offerte aan een klant heeft gekoppeld, dan wijzigt of verwijdert u het document en de koppeling in de module Klanten, scherm Klanten, knop Documenten.

U heeft de keuze om een bestand of een map te selecteren. Een map kiezen kan handig zijn als u eenvoudig meerdere documenten uit één map wilt koppelen of als het document pas later aangemaakt zal worden.

U geeft hier de trefwoorden op waarmee u het document snel terug kunt vinden. De trefwoorden worden gebruikt bij de verwerking Documenten zoeken.

U selecteert hier het documenttype van het document, bijvoorbeeld 'WO' voor een Word-document.

U selecteert hier de documentgroep waartoe het document behoort, bijvoorbeeld 'OFF' voor een offerte.

U selecteert hier de status van het document, bijvoorbeeld 'Vrijgegeven'.

Als u gebruikmaakt van een documentmanagementsysteem worden de revisiegegevens uit dat pakket in deze velden ingevuld. Desgewenst kunt u hier ook zelf revisiegegevens van het document bijhouden.

U selecteert hier de actie die uitgevoerd moet worden met het document, bijvoorbeeld 'Document lezen'.

Hiermee kunt u aangeven tot welk hoofddocument het huidige document behoort. Zo is het mogelijk om een hoofddocument te maken met een aantal subdocumenten.

Als u in een aantal inkoop- en verkoopschermen met de knop Documenten het scherm Documenten opent, vindt u het tabblad Communicatie indien u gebruikmaakt van Communicatie externe documenten.

U kunt aangeven dat documenten altijd meegestuurd moeten worden met één of meer rapporten. Als bij het document een documenttype is ingevuld, dan worden de instellingen voor verzending als bijlage automatisch overgenomen van het documenttype. Desgewenst kunt u deze ingevulde instellingen bij de documentkoppeling nog wijzigen. Verzonden bijlagen kunt u terugvinden in het scherm Verzonden documenten.

Een tekening is gekoppeld aan een verkoopofferte. Bij de documentkoppeling is aangegeven dat de tekening altijd moet worden meegestuurd met het rapport Verkoopofferte. Bij het verzenden van de verkoopofferte wordt de tekening dan automatisch meegestuurd.