Projekte

Das Modul Projekte umfasst Funktionen für das Planen und Überwachen von Projekten in Hinsicht auf „Zeit“ und „Kosten“.

Projekte einrichten

Wenn Sie ein Projekt erstellen, legen Sie den Umfang des Projekts fest. Die erforderlichen Tätigkeiten für die Erstellung eines Produkts oder das Erbringen einer Dienstleistung übertragen Sie auf unterschiedliche Vorgangstypen innerhalb des Projekts: Phasen oder Teilprojekte, die Sie wiederum in Aktivitäten (einzelne Vorgänge) gliedern. Diese Phasen, Teilprojekte und dergleichen erfassen Sie in den Projektpositionen unter dem Projekt. Hier geben Sie immer an, um welchen Positionstyp es sich handelt.

Die Projektpositionen verwenden Sie danach für die Planung Ihres Projekts und für die Verwaltung und die Koordinierung in Bezug auf Kosten und Erträge. Für diese zwei Aspekte der Projekte, die Zeitplanung und die finanzielle Planung, wurden unter dem Projekt zwei separate Fenster eingerichtet. Diese Fenster bieten jeweils eine eigene Perspektive in Bezug auf die Projektpositionen des Projekts, wodurch die Daten für beide Teilbereiche gesondert übersichtlich bleiben.

• Projektpositionen Planung Im Projekt geben Sie an, wie viel Zeit die Aufgaben in Anspruch nehmen werden und Sie geben das Datum ein, an dem sie abgeschlossen sein müssen. Sie zeigen die Reihenfolge der Aufgaben auf und deren Beziehung zueinander: Beim Erstellen einer Verknüpfung stellen Sie beispielsweise ein, dass der Vorgang „Installation“ erst beginnen kann, wenn der Vorgang „Fertigung“ abgeschlossen ist. Im Gantt-diagram wird die zeitliche Abfolge der Planung dargestellt und können Sie direkt Änderung durchfüren.

  Sie können einem Projekt Meilensteine zuweisen, um wichtige Momente in einem Projekt anzugeben, beispielsweise das ende einer Phase. Außerdem können Sie erfassen, welche Mitarbeiter an einem Vorgang beteiligt sind.

• Projektpositionen FiBu: Sollen Sie die Kosten und Erträge eines Projekts verfolgt werden, dann geben Sie die Stunden, Kosten und Erträge in die grobe Projektstruktur ein. Wenn Sie mehr Details in der Projektstruktur anbringen, wird die Struktur auch detaillierter. Sobald die Auftragsdaten zur Verfügung stehen, verknüpfen Sie die Kundenaufträge mit dem Projekt und berechnen Sie die Daten auf der Grundlage der verknüpften Informationen.

Projekte überwachen

Während des Projekts überwachen Sie die Planung und den finanziellen Fortschritt. Die Fortschrittskontrolle führen Sie durchgehend aus:

• Die Zeitplanung beobachten Sie im Gantt-Diagramm im Fenster Projektpositionen Planung. Das Gantt-Diagramm verleiht Ihnen schnell einen Einblick in den Fortschritt und in etwaige Engpässe im Planungsverlauf. Sie können beispielsweise die Projektplanung und die Auftragsplanung nebeneinander anzeigen und damit überprüfen, ob sie miteinander Schritt halten. Sie erkennen außerdem sofort, wie sich eine Veränderung innerhalb des Projekts auf die Planung auswirkt. Erforderliche Anpassungen führen Sie im Gantt-Diagramm selbst aus.
• Daten zur finanziellen Planung überprüfen Sie im Fenster Projektpositionen FiBu. Um zu erkennen, wie die Stunden oder Beträge aufgebaut sind, ziehen Sie die Projektkostenanalyse heran. Dort werden alle Angaben zu den verknüpften Aufträgen angezeigt.

Projekte verwalten

Wenn Sie Engpässe festgestellt haben oder wenn genauere Schätzungen zur Verfügung stehen, passen Sie die Planung an.

Wenn eine Aufgabe oder ein ganzes Projekt abgeschlossen wurde, melden Sie sie bzw. es fertig. Indem Sie ihr den Status „Erledigt“ zuweisen, sorgen Sie dafür, dass eine Aufgabe nicht mehr neu geplant werden kann und das keine Änderungen mehr darin angebracht werden können.