Im Fenster Serviceverträge erfassen und verwalten Sie die Serviceverträge. Ein Servicevertrag dient als übergeordneter Vertrag für die untergeordneten Servicevertragsversionen. Im Fenster Serviceverträge legen Sie nur die allgemeinen Vertragsdaten und Bedingungen fest, wie:
den Kunden mit dem Sie den Servicevertrag eingehen
den Status: Handelt es sich noch um einen Auftrag oder bereits um einen Vertrag?
die Laufzeit des Vertrags
die Länge der Servicevertragsversionen
wie Sie mit dem Verlängern eines Vertrags und eventuellen Preiserhöhungen usw. umgehen wollen.
Die untergeordneten Servicevertragsversionen sind die konkreten Verträge, die verdeutlichen, inwieweit die Dienstleistung, einschließlich der Bedingungen und Kosten, reicht.
Es gibt zwei Typen von Serviceverträgen:
Vertrag: Serviceverträge vom Typ „Vertrag“ dienen als übergeordneter Vertrag für Vertragsversionen, in denen Sie Vertragsbedingungen für spezifische Objekte für einen Kunden festlegen.
Allgemeine Bedingungen: Mit Serviceverträgen vom Typ „Allgemeine Bedingungen“ können Sie allgemeine Bedingungen für eine Objektgruppe festlegen. Sie können allgemeine Servicebedingungen in Bezug auf Reaktionszeit, Verfügbarkeit von Monteuren, Anfahrtskosten, Tarife usw. festlegen.
Die Daten, die Sie in dem Servicevertrag festlegen, werden als Standarddaten in die untergeordneten Vertragsversionen übernommen. Beim Ausführen von administrativen Verarbeitungen, zum Beispiel beim Abmelden oder Verlängern von Verträgen, können Sie diese Verarbeitungen auch auf der Ebene des Vertrags, einschließlich aller untergeordneten Vertragsversionen, auszuführen. Sie können aber auch nur einige der Vertragsversionen anpassen, beispielsweise wenn sich bestimmte administrative Änderungen nicht auf alle untergeordneten Vertragsversionen beziehen.
In diesem Feld wird der Angebotscode des Servicevertrags angezeigt. Wenn Sie zunächst ein Angebot eines Servicevertrags unterbreiten möchten, fügen Sie in regulärer Weise einen neuen Servicevertrag hinzu. Anschließend geben Sie dem Vertrag einen Vertragsstatus vom Typ „Angebot“. Das System teilt dem Vertrag jetzt einen Angebotscode zu. Den Vertragsversionen, die Sie anschließend zu dem Vertragsangebot hinzufügen, wird auch automatisch ein Status vom Typ „Angebot“ zugewiesen.
Sie können das Angebot später in einen Servicevertrag umwandeln, indem Sie den Vertragsstatus auf einen Status vom Typ „Auftrag“ oder „Nachkalkulation“ verlegen. Dann wird nachträglich ein Servicevertragscode zugewiesen.
Mit einer Standardvoreinstellung im Fenster Serviceverträge können Sie eine Übersicht über alle Angebote für Serviceverträge aufrufen.
In diesem Feld können Sie sehen, um welche Art von Servicevertrag es sich handelt: Es gibt zwei mögliche Vertragstypen:
Vertrag:
Serviceverträge vom Typ „Vertrag“ dienen als übergeordneter Vertrag für Vertragsversionen, in denen Sie Vertragsbedingungen für spezifische Objekte für einen Kunden festlegen.
Allgemeine Bedingungen:
Mit Serviceverträgen vom Typ „Allgemeine Bedingungen“ können Sie allgemeine Bedingungen für eine Objektgruppe festlegen. Sie können allgemeine Servicebedingungen in Bezug auf Reaktionszeit, Verfügbarkeit von Monteuren, Anfahrtskosten, Tarife usw. festlegen.
Ein Vertrag vom Typ „Allgemeine Bedingungen“ kann zwar untergeordnete Servicevertragsversionen enthalten, bei diesen Vertragsversionen können Sie jedoch keine spezifischen Objekte festlegen, für die die Vertragsversion gilt und somit auch weder eine präventive Wartung noch ein Rechnungsschema. Die Verknüpfung eines Servicevertrags für allgemeine Bedingungen mit einer Objektgruppe nehmen Sie im Fenster Objektgruppen vor.
Der Vertragsstatus gibt an, in welcher Phase sich der Servicevertrag befindet, zum Beispiel in der Phase „Angebot“, „Auftrag“, „Nachkalkulation“ oder „Historie“.
Wenn Sie zunächst ein Angebot eines Servicevertrags unterbreiten möchten, fügen Sie in regulärer Weise einen neuen Servicevertrag hinzu. Anschließend geben Sie dem Vertrag einen Vertragsstatus vom Typ „Angebot“. Das System teilt dem Vertrag jetzt einen Angebotscode zu. Den Vertragsversionen, die Sie anschließend zu dem Vertragsangebot hinzufügen, wird auch automatisch ein Status vom Typ „Angebot“ zugewiesen.
Sie können das Angebot später in einen Servicevertrag umwandeln, indem Sie den Vertragsstatus auf einen Status vom Typ „Auftrag“ oder „Nachkalkulation“ verlegen. Dann wird nachträglich ein Servicevertragscode zugewiesen.
Beachten Sie bitte: Ein Servicevertrag mit einem Status vom Typ „Angebot“ kann ausschließlich Servicevertragsversionen mit einem Status vom Typ „Angebot“ oder „Historie“ enthalten. Ein Vertrag mit einem Status vom Typ „Historie“ kann ausschließlich Vertragsversionen mit einem Status vom Typ „Historie“ enthalten.
Anmerkung: Servicevertragsversionen mit einem Status vom Typ „Nachkalkulation“ können Sie nicht verlängern. Sie können diesen Statustyp verwenden, um Verträge abzumelden, die bis zum Endedatum Anwendung finden, jedoch nicht verlängert werden sollen.
Der Debitor in diesem Vertrag gilt als Standarddebitor für die untergeordneten Servicevertragsversionen. Sie können in der Vertragsversion daher einen abweichenden Debitor angeben.
In diesem Feld wird die Dauer des Servicevertrags festgelegt. Abhängig von den gewählten Einstellungen im darauf folgenden Feld legen Sie die Dauer beispielsweise in Tagen oder Wochen fest.
Sie können auch ein spezifisches Start- und Endedatum angeben.
Das ist das Endedatum des Servicevertrags. Wenn der Vertrag kein Endedatum hat oder dieses Datum noch nicht bekannt ist, geben Sie als Endedatum den „31.12.9999“ ein. Hierdurch wird das Endedatum im Fenster nicht ausgefüllt. Wenn Sie kein Datum eingeben, wird das Feld als ein Datum interpretiert, das vor dem Startdatum liegt, welches den Vertrag ungültig macht.
In diesem Feld können Sie angeben, wie die zu dem Servicevertrag gehörenden Servicevertragsversionen verlängert werden können.
Nicht:
Sie können die Vertragsversionen nicht verlängern.
Nach Rücksprache:
Wenn die Laufzeit einer Vertragsversion abläuft, müssen Sie sich mit dem Kunden über eine eventuelle Verlängerung der Servicevertragsversionen beraten. Anschließend können Sie die Vertragsversionen einzeln verlängern.
Automatisch:
Sie können mit der Verarbeitung Servicevertragsversion verlängern die Vertragsversionen ohne Rücksprache verlängern. Mit der Verlängerungsart „Automatisch“ verlängern Sie automatisch alle Servicevertragsversionen von Serviceverträgen, deren Vertragsdauer abläuft.
In diesem Feld können Sie die Verlängerungsfrist der zu dem Servicevertrag gehörenden Servicevertragsversionen angeben. Die Servicevertragsversionen haben beim Erstellen immer diese Laufzeit. Die Verlängerungsfrist wird zu dem Startdatum hinzugezählt, und so kann das Endedatum festgelegt werden. Abhängig von den gewählten Einstellungen im darauf folgenden Feld legen Sie die Dauer beispielsweise in Tagen oder Wochen fest.
In diesem Feld können Sie die Kündigungsfrist der zu dem Servicevertrag gehörenden Servicevertragsversionen angeben. Die Kündigungsfrist wird für die Bestimmung des spätesten Kündigungsdatums in den Versionen verwendet. Dazu wird die Kündigungsfrist vom Endedatum abgezogen. Abhängig von den gewählten Einstellungen im darauf folgenden Feld legen Sie die Dauer beispielsweise in Tagen oder Wochen fest.
In diesem Feld können Sie die Preiserhöhung angeben, die beim Verlängern der zu dem Servicevertrag gehörenden Servicevertragsversionen durchgeführt werden soll. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
Nicht:
Beim Verlängern der Servicevertragsversionen wird keine Preiserhöhung durchgeführt.
Variabel:
Sie können beim Ausführen der Verarbeitung Servicevertragsversionen verlängern den Prozentsatz angeben, um den der Preis der Servicevertragsversionen erhöht werden soll.
Fest:
Sie geben im Feld Erhöhung den festen Prozentsatz an, um den der Preis der Servicevertragsversion beim Verlängern erhöht werden soll.
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