Sommige bedrijven werken met een beperkte groep debiteuren en crediteuren en willen alleen die groep terugzien in een bedrijf/boekjaar. U kunt instellen wat u met een crediteur of debiteur wilt doen die u aan een open bedrijf/boekjaar toevoegt:
Geselecteerd: deze debiteuren en crediteuren zijn voor iedereen zichtbaar in onder meer het scherm Debiteuren of Crediteuren. U kunt alleen gebruikmaken van crediteuren of debiteuren in uw bedrijf/boekjaar die de status 'Geselecteerd' hebben. De status kan in principe niet worden omgezet naar een andere status (hoe het eventueel wel zou kunnen, kunt u hieronder lezen).
Niet-geselecteerd: een nieuwe debiteur of crediteur is in eerste instantie niet voor iedereen zichtbaar. Wie daar rechten voor heeft, kan een lijst opvragen met de debiteuren en crediteuren met de status 'Niet-geselecteerd' of de status (multiselect) omzetten naar 'Geselecteerd' zodat ze standaard wel worden getoond. U kunt de status bijvoorbeeld gebruiken voor een bepaalde holding of een vastgoedonderneming. Crediteuren of debiteuren met de status 'Niet-geselecteerd' kunt u niet gebruiken in uw bedrijf/boekjaar.
Nog te bepalen: deze instelling is van toepassing als pas later besloten wordt in welke lijst een debiteur of crediteur getoond mag worden. Wie daar rechten voor heeft, kan een lijst opvragen met de debiteuren en crediteuren met de status 'Nog te bepalen' en de status (multiselect) omzetten naar 'Geselecteerd' of 'Niet geselecteerd'. U kunt de status bijvoorbeeld gebruiken voor een bepaalde holding of een vastgoedonderneming. Crediteuren of debiteuren met de status 'Nog te bepalen' kunt u niet gebruiken in uw bedrijf/boekjaar.
Stel in Isah in dat de crediteur of debiteur vervallen is. Deze crediteur of debiteur wordt in een nieuw bedrijf/boekjaar niet meegenomen.
Maak in Isah het veld 'Vervallen' weer leeg.
De crediteur of debiteur wordt in het bedrijf/boekjaar beschikbaar met de standaardinstelling die u hebt ingevoerd voor nieuwe crediteuren en debiteuren: 'Niet-geselecteerd' of 'Nog te bepalen'.
Nieuwe grootboekrekeningen
Bedrijven gebruiken soms maar een deel van de vastgelegde grootboekrekeningen. Het is mogelijk om een grootboekschema te maken dat is toegespitst op bedrijf en boekjaar. Zo kan bijvoorbeeld een bedrijf het grootboekschema van verschilllende vestigingen bepalen of een holding met dochters in het buitenland rekening houden met verplichte grootboekrekeningen in het betreffende land.
Bij Basisgevens registreert u per bedrijf of nieuwe grootboekrekeningen standaard in het grootboekschema van het bedrijf/boekjaar opgenomen moeten worden. De instelling die u kiest, wordt overgenomen als u een nieuwe grootboekrekening aanmaakt. In het bedrijf/boekjaar zelf, bepaalt u uiteindelijk welke grootboekrekeningen deel uitmaken van het bedrijfsspecifieke grootboekschema.
Kies voor het bedrijf de instelling die standaard van toepassing moet zijn voor een nieuwe grootboekrening:
Geselecteerd: Grootboekrekeningen met deze status maken deel uit van het grootboekschema. Ze worden weergegeven in het scherm Grootboek en zijn beschikbaar voor gebruik, bijvoorbeeld in dagboeken. De status kan in het bedrijf/boekjaar in principe niet worden omgezet naar een andere status.
Een grootboekrekening met de status 'Geselecteerd' kunt u als volgt een andere status geven:
Zorg ervoor dat in het scherm Instellingen bedrijven is ingesteld dat een nieuwe grootboekrekening voor het bedrijf de status 'Niet-geselecteerd' of 'Nog te bepalen' krijgt.
Stel in Isah in dat de grootboekrekening vervallen is. Deze grootboekrekening wordt in een nieuw bedrijf/boekjaar niet meegenomen.
Maak in Isah het veld 'Vervallen' weer leeg.
De grootboekrekening wordt in het bedrijf/boekjaar beschikbaar met de status die in het scherm Instellingen bedrijven is vastgelegd: 'Niet-geselecteerd' of 'Nog te bepalen'.
Niet-geselecteerd: Grootboekrekeningen met deze status vallen buiten het grootboekschema. U ziet ze niet terug in het scherm Grootboek en ze kunnen ook niet gebruikt worden in andere schermen. U kunt ze opvragen in het overzicht Niet-geselecteerd tonen. Desgewenst kunt u alsnog de status 'Geselecteerd' toekennen met de functie Geselecteerd instellen. Daarmee maakt u de grootboekrekeningen zichtbaar in het scherm Grootboek en geschikt voor gebruik.
Nog te bepalen: Hiermee geeft u aan dat bij het bedrijf/boekjaar bepaald moet worden of de grootboekrekening in het grootboekschema opgenomen moet worden. U ziet grootboekrekeningen met deze status niet terug in het scherm Grootboek maar u kunt ze opvragen in het overzicht Nog te bepalen tonen. Met de functie Geselecteerd instellen kent u de status 'Geselecteerd' toe en met de functie Niet-geselecteerd instellen sluit u de grootboekrekening uit voor het grootboekschema van het bedrijf/boekjaar.
Status Geselecteerd wijzigen