Hieronder vindt u de controles die plaatsvinden als een klant een orderbericht stuurt om een al bestaande order in Isah te wijzigen, en het resultaat daarvan in Isah.
De orderkop blijft altijd hetzelfde. Alleen gegevens op verkoopregels en het verzendschema kunnen via een orderbericht worden gewijzigd. Verkoop- en verzendschemaregels kunnen ook worden toegevoegd of verwijderd.
In Isah Configuration vindt u op het tabblad Order messages onder Change messages de statussen die bepalend zijn voor het wijzigen van reeds bestaande verkooporders. Als deze niet allemaal een waarde hebben, kunnen bestaande verkooporders niet via SCI gewijzigd worden.
Bij orders met het type 'Changed' zal Isah controleren of de regels zijn aangepast. Dit ziet Isah aan de status van de orderregels in het bericht (LineStatusCode).
De status 'added' wijst op een regel die aan de eerdere versie van de order is toegevoegd. De regel mag nog niet bestaan; Isah maakt een nieuwe regel aan.
'Revised' betekent dat de orderregel al bestaat in Isah, en dat deze door de klant is aangepast. Isah controleert of de regel al bestaat en wijzigt deze.
'Canceled' betekent dat de klant de desbetreffende regel heeft geannuleerd. Isah zal de regel zoeken in de order en deze zetten op de status die u gebruikt voor geannuleerde regels (Status for deleted order lines).
Regels zonder status zijn ongewijzigd. Isah controleert of ze nog overeenkomen met de orderregels in het systeem.
Orderregels in het bericht mogen alleen een status hebben als het gaat om een bericht met ordertype 'Changed'.
Of een verkooporder of -regel nog gewijzigd mag worden, hangt af van meerdere factoren:
De verkooporder mag nog niet gereedgemeld zijn. Wijzigen en toevoegen van regels wordt dan geblokkeerd.
Voor de verkoopregel(s) die de klant wil wijzigen of verwijderen mag/mogen nog geen facturen zijn aangemaakt.
De verkoopregel(s) die de klant wil wijzigen of verwijderen mag/mogen nog niet gereedgemeld zijn.
Het toevoegen van een nieuwe regel wordt toegelaten, tenzij de verkooporder gereedgemeld is. Ook als er al facturen voor de verkooporder zijn aangemaakt, kunt u nog regels toevoegen.
De verkoopregel(s) die de klant wil wijzigen of verwijderen moet(en) een status hebben die is vermeld in het veld Allow changes forin Isah Configuration. Deze controle loopt per verkoopregel. Het kan dus voorkomen dat de ene verkoopregel van een order wel gewijzigd mag worden, en een andere niet.
Regels die niet gewijzigd mogen worden omdat de status ontbreekt in het veld Allow changes for krijgen de status die is opgegeven in het veld Status after declined change request, zodat u kunt zien dat de klant geprobeerd heeft deze regel(s) te wijzigen.
Stuurt een klant een nieuw orderbericht waarin al een bevestigde afleverdatum (Promised period/End date) staat, dan volgt er altijd een foutmelding en stopt de import. Een klant mag namelijk niet zelf een bevestigde leverdatum in een nieuwe order zetten.
Gaat het om een wijzigingsbericht op een bestaande order en staat er in het orderbericht een bevestigde orderdatum (Promised period/End date), dan valideert Isah deze door hem te vergelijken met de bevestigde orderdatum op het ontvangstschema. Komt de datum in het bericht niet overeen met de datum die u heeft bevestigd, dan krijgt u daarvan een melding en stopt de import.
Gaat het om een wijzigingsbericht op een bestaande order en is de gewenste afleverdatum (Requested period/End date) in het bericht anders dan de gewenste afleverdatum op de verkooporder, dan wist Isah de bevestigde datum, zodat u de verkoopregel opnieuw kunt beoordelen en eventueel een andere afleverdatum kunt bevestigen.
Om een verkoopregel te kunnen wijzigen moet deze regel gevonden worden in Isah. Hiervoor moeten het regelnummer en het artikel in het bericht overeenkomen met het regelnummer en artikel in Isah:
Bij het opnemen van de verkooporder in Isah heeft SCI op de achtergrond het regelnummer van de klant opgeslagen bij het regelnummer dat de verkoopregel in uw systeem heeft. SCI controleert of de nummers in het wijzigbericht bij elkaar passen.
Het artikel op de gevonden verkoopregel moet in uw database een Artikelcode klant bevatten (Klanten per artikel). Deze code moet hetzelfde zijn als de artikelcode die in het bericht op de verkoopregel staat.
Als tijdens het vergelijken van de verkoopregels in het bericht met de verkoopregels in Isah blijkt dat in Isah een of meer extra regels staan, dan zijn deze door de klant uit hun inkooporder verwijderd. Deze regels krijgen in uw verkooporder de status voor verwijderde regels die in Isah Configuration is ingesteld.
Isah controleert of het artikel dat is gespecificeerd klantgebonden is. Als dat zo is, maar het artikel verbonden is aan een andere klant dan degene in het orderbericht, dan meldt Isah dit en wordt de import afgebroken.
Als in Isah bij de klant op het tabblad Ketenintegratie het veld Accepteer afwijkende prijzen geactiveerd is, vindt geen controle op prijzen plaats. De orderregel zal ook bij afwijkende prijzen geaccepteerd worden.
Toegevoegde orderregels: De status van de orderregel komt te staan op de status die voor afwijkende prijzen is ingesteld in Isah Configuration. Op de orderregel staan de prijzen uit het bericht en is het veld Handmatig geactiveerd (onder Prijsstelling). De afwijkende prijs wordt tevens vermeld op het scherm Elektronische berichten.
Gewijzigde orderregels: De status van de orderregel komt te staan op de status die is ingesteld voor gewijzigde regels. Prijzen worden overgenomen uit het bericht, Handmatig is geactiveerd en de wijziging is terug te zien op het scherm Elektronische berichten.
Is het veld Accepteer afwijkende prijzen niet actief, dan vinden er controles plaats. Bij het importeren van een orderbericht controleert Isah:
de valuta
de prijzen
de kortingen.
Isah vergelijkt deze gegevens uit het orderbericht met de valuta, prijzen en kortingen die volgens het zoekpad voor verkoopprijzen in Isah voor de verkooporder moeten gelden. Als de gegevens in het orderbericht niet overeenkomen met deze gegevens in Isah, dan volgt daarvan een melding en worden de nieuwe gegevens niet in Isah opgenomen.
Daarnaast wordt de verkooporder geweigerd wanneer het in het elektronische bericht gaat om prijzen van het type 'netto'. Isah werkt alleen met brutoprijzen (type 'Gross' in het elektronische bericht).
Deze controle vindt alleen plaats als bij de klant waarvoor de verkooporder is bestemd, de controle van de kredietlimiet aan staat voor het aanmaken van verkoopdossiers en/of verkoopregels. Hoe hoog de limiet is, staat in het veld Kredietlimiet. Met de velden Bedragen statustype 'offerte' en Bedragen statustype 'order' bepaalt u welke bedragen voor de limiet worden meegeteld. Staan deze velden uit, dan gebruikt Isah alleen de bedragen voor de openstaande posten (facturen) om de beoordelen of de limiet wordt overschreden.
Wordt de kredietlimiet bereikt en staat de instelling op 'Blokkeren', dan accepteert Isah de nieuwe verkooporder niet en verschijnt daarvan een melding.
Wordt de kredietlimiet bereikt en staat de instelling op 'Signaleren', dan accepteert Isah de nieuwe verkooporder wel, maar logt Isah een melding van het feit dat de kredietlimiet is overschreden.
Bij het inlezen van een orderbericht controleert Isah of het voldoet aan de SCSN-standaard. Zo moeten alle velden die volgens de standaard verplicht zijn, ook zijn gevuld. Voorbeelden hiervan zijn dat er een kopende partij en een verkopende partij aanwezig moeten zijn, dat er minimaal een orderregel moet zijn opgenomen en dat de deelnemende bedrijven een identificatie hebben.
Eventuele problemen ziet u in het scherm Elektronische berichten terug. Zodra deze zijn opgelost, kunt u het bericht alsnog importeren.
Resultaat
In het scherm Elektronische berichten ziet u bij het bericht welke aanpassingen door de klant aan de order zijn aangebracht, bijvoorbeeld 'Aantal van 5 naar 10'. Isah verandert naar aanleiding van wijzigingen of wijzigingsverzoeken soms ook de status van een regel. Hieronder vindt u wat er kan worden aangepast.
Is een verkoopregel in het bericht aangepast, dan worden deze inhoudelijke wijzigingen (aantal en/of prijs) in Isah overgenomen. Daarnaast wordt de status van de verkoopregel gezet op de status die in Isah Configuration is opgegeven in Status for updated order lines.
Is het verzendschema aangepast (aantal, gewenste verzenddatum, memo met afleverinstructies), dan worden deze wijzigingen overgenomen. Was in het verzendschema al een bevestigde verzenddatum ingevuld, dan maakt Isah deze leeg, omdat de datum dan waarschijnlijk opnieuw beoordeeld moet worden.
Staat in het bericht een nieuwe (extra) verkoopregel, dan wordt die aan de order toegevoegd. Deze verkoopregel krijgt de status die in Isah Configuration is opgegeven in Status for added order lines.
Moet een verkoopregel volgens het bericht verwijderd worden, dan wordt deze in Isah niet daadwerkelijk verwijderd. In plaats daarvan wordt de status van de verkoopregel gezet op de status die in Isah Configuration is opgegeven in Status voor deleted order lines.
De vroegste verzenddatum die op de regels is opgenomen, wordt gezet in de gewenste verzenddatum op de orderkop.
Is de regel al bevestigd naar de klant, dan maakt SCI de bevestigingsdatum leeg.
Wilde de klant een verkoopregel wijzigen waarvan de status dat niet toeliet (Allow changes for), dan krijgt deze regel de status die is opgegeven in het veld Status after declined change request, zodat u kunt zien dat de klant geprobeerd heeft deze regel(s) te wijzigen.
Wilde de klant een verkoopregel verwijderen die niet verwijderd mag worden (Allow changes for), dan krijgt deze regel de status die is opgegeven in het veld Status after declined delete request, zodat u kunt zien dat de klant geprobeerd heeft deze regel(s) te verwijderen.
De statussen in Isah Configuration zijn ingevuld