Voor het automatisch versturen van aanmaningen per e-mail, geeft u in Isah op hoe de e-mail eruit moet komen te zien. Bij Verzendwijze documenten legt u onder meer de afzender en ontvangers van de e-mail vast en de inhoud van de e-mail. Voor alle ontvangers van de e-mail, moeten e-mailadressen in Isah aanwezig zijn.
Verzendwijze documenten instellen
Ga in Isah naar de module Algemeen, map Basisgegevens algemeen, scherm Verzendwijze documenten.
Maak een verzendwijze voor aanmaningen aan. Vul op tabblad Algemeen de volgende velden in:
Verzendwijze document en Omschrijving: Geef de verzendwijze voor aanmaningen een unieke naam.
Output: Kies voor type 'E-mail'. U gebruikt de verzendwijze alleen voor het automatisch mailen van aanmaningen, dus niet voor het zelf mailen of per post verzenden van de aanmaning.
Rapport koppelen aan entiteit: Als u dit veld activeert, wordt de aanmaning aan de de betreffende klant (debiteur) gekoppeld. U kunt de aanmaning voor deze klantdan opvragen in het scherm Klanten met de knop Documenten.
Documenttype: Maak een documenttype aan voor aanmaningen.
Ontvangers e-mail instellen
Ga naar tabblad E-mail van het scherm Verzendwijze documenten en leg vast welke personenen de e-mail met de aanmaning zouden moeten ontvangen. Per ontvanger kunt u aangeven of de ontvanger in de e-mail gezet moet worden bij 'Aan', ‘CC’ of ‘BCC’. U kunt een of meer ontvangers kiezen:
Contactpersoon klant/leverancier: Kies in dit veld voor 'Aan', 'CC' of 'BCC'. Het e-mailadres van de contactpersoon van de klant (debiteur) op de klantkaart wordt dan gebruikt. Als u het eenvoudig wilt houden, stelt u als ontvanger alleen een contactpersoon van de klant inclusief e-mailadres in. U kunt het aantal ontvangers altijd nog uitbreiden.
Contactpersoon factuuradres: Als u deze als ontvanger wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de contactpersoon met ingevuld e-mailadres is gekoppeld aan het factuuradres en dat het factuuradres is opgegeven op de klantkaart.
Contactpersoon afleveradres: Als u deze als ontvanger wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de contactpersoon met ingevuld e-mailadres is gekoppeld aan het afleveradres en dat het afleveradres is opgegeven op de klantkaart.
Verkoper/inkoper: Als u de verkoper als ontvanger wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de verkoper is vastgelegd bij de klant. Zorg er ook voor dat een e-mailadres is opgegeven in het scherm Personeelsleden. Aangezien de verkoper niet de hoofdontvanger zal zijn, selecteert u ‘CC’ of ‘BCC’.
Verantwoordelijke: Voor aanmaningen kunt u geen verantwoordelijke als ontvanger instellen.
Gebruiker: Dit is het personeelslid dat de aanmaningen aanmaakt. Zorg ervoor dat een e-mailadres is opgegeven in het scherm Personeelsleden. Aangezien de gebruiker niet de hoofdontvanger zal zijn, selecteert u ‘CC’ of ‘BCC’.
Leg eventueel een of meer aanvullende contactpersonenen van een klant vast als ontvanger van een gemailde aanmaning. Ga daarvoor naar tabblad Communicatie van het scherm Contactpersonen klant en geef in het veld Aanmaning aan dat de contactpersoon een aanmaning moet ontvangen als deze wordt verstuurd. Zorg ervoor dat bij de contactpersoon een e-mailadres is ingevuld.
U zou bijvoorbeeld een of meer extra contactpersonenen op kunnen geven als u zelf helemaal wilt bepalen wie de aanmaning krijgt of als de klant aangeeft dat aanmaningen altijd naar een specifiek e-mailadres moeten worden verstuurd.
Leg op tabblad E-mail van het scherm Verzendwijze documenten vast wat de standaardafzender van de te verzenden e-mail moet zijn. U heeft de volgende mogelijkheden:
Geen: U kunt deze niet kiezen, want het is verplicht om een afzender op te geven.
E-mailadres: Als u kiest voor é-mailadres' zal deze als afzender worden vermeld op alle gemailde anmaningen.
Verkoper/inkoper: Als u de verkoper als afzender wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de verkoper is vastgelegd bij de klant. Zorg er ook voor dat een e-mailadres is opgegeven in het scherm Personeelsleden.
Verantwoordelijke: Voor aanmaningen kunt u geen verantwoordelijke als afzender instellen.
Gebruiker: Dit is het personeelslid dat de aanmaningen aanmaakt. Als u de gebruiker als afzender kiest, zorg er dan voor dat een e-mailadres is opgegeven in het scherm Personeelsleden.
Onderwerp en inhoud van e-mail instellen
Ga in Isah naar het scherm Teksten, knop Basisteksten en maak teksten aan, in alle talen waarin de aanmaning verstuurd kan worden.
een tekst in elke taal voor het onderwerp van de e-mail. De tekst mag maar uit één regel bestaan en mag geen opmaak hebben
een tekst in elke taal voor de inhoud van de e-mail. De tekst mag uit meerdere regels bestaan, maar mag geen opmaak hebben. U kunt de teksten specifieker maken door zogenaamde placeholders toe te voegen. Zo kunt u bijvoorbeeld namen van ontvangers en afzender opnemen in de e-mail.
De taalcode van de klant bepaalt de taal van de e-mail.
Selecteer op tabblad E-mail van het scherm Verzendwijze documenten het onderwerp en de tekst van de e-mail.
