Basisteksten

U gebruikt het scherm Basisteksten om per tekstcode standaardteksten vast te leggen in verschillende talen. Deze kunt u vervolgens met Alt+pijl omhoog inkopiëren op de tabbladen Memo en Teksten of gebruiken voor e-mails voor het verzenden van documenten.

Onder een tekstcode kunt u zoveel basisteksten opnemen als u wilt, als deze tenminste allemaal een andere taalcode hebben. Voor een geheel nieuwe tekst maakt u een nieuwe tekstcode aan.

Het tekstformaat bepaalt waarvoor u de tekst kunt gebruiken en welke opmaakmogelijkheden u heeft voor de tekst:

Als u een basistekst aanmaakt, wordt automatisch het tekstformaat uit het scherm Teksten overgenomen. Wijzigt u het tekstformaat in het scherm Teksten, dan heeft dat geen invloed op reeds bestaande basisteksten.

U kunt het tekstformaat bij de basistekst wijzigen:

Als u bij een bestaande basistekst het formaat 'RTF' of 'HTML' wijzigt in 'Tekst zonder opmaak', dan gaat alle opmaak verloren.
Wijzigt u van 'HTML' naar 'RTF' dan blijft de opmaak behouden, maar werken eventuele hyperlinks niet meer.
Alle opmaak blijft behouden als u wijzigt van 'RTF' naar 'HTML'.

Als u gekozen heeft voor tekstformaat HTML kunt u in de basistekst een hyperlink opnemen naar een webpagina. In de e-mail gebaseerd op de basistekst kan de ontvanger dan met één klik op een tekst of afbeelding (zie hieronder, Afbeeldingen opnemen) bijvoorbeeld de website van uw bedrijf openen. U voegt als volgt een hyperlink toe:

Selecteer een tekst of een afbeelding in de basistekst.
Klik op , vul het adres van de webpagina in en klik op OK.

Om te controleren welk adres is ingevuld, selecteert u de tekst of afbeelding en klikt op .

Het is mogelijk om in basisteksten met tekstformaat HTML afbeeldingen op te nemen. Zo kunt u bijvoorbeeld een bedrijfslogo toevoegen aan e-mails. Met of met kopiëren en plakken, voegt u een afbeelding toe. Hierboven, bij Hyperlink opnemen, kunt u lezen hoe u een afbeelding kunt koppelen aan een webpagina.

Het is mogelijk om een basistekst specifiek te maken: als u gebruikmaakt van tijdelijke aanduidingen (placeholders) kunt u gegevens uit Isah laten invullen wanneer u de basistekst toepast. Zo kunt u bijvoorbeeld een tijdelijke aanduiding voor datum en tijd opnemen. Zodra u de basistekst toepast op tabblad Memo worden automatisch de huidige datum en tijd ingevuld. U kunt dan altijd nalezen wanneer u de memotekst heeft aangemaakt.

Voor basisteksten bedoeld voor e-mails heeft u nog meer mogelijkheden voor het persoonlijker maken van het bericht, zowel voor de onderwerpregel in de e-mail als voor de e-mailtekst. U kunt bijvoorbeeld de ontvanger persoonlijk aanspreken in de aanhef en aangeven om welke verkoopofferte, inkooporder, etc. het gaat. U kunt gebruikmaken van tijdelijke aanduidingen die Isah beschikbaar stelt. Met een script in het scherm Verzendwijze documenten kunt u die standaard tijdelijke aanduidingen aanpassen of eigen tijdelijke aanduidingen gebruiken.

Tijdelijke aanduidingen beschikbaar voor alle basisteksten (uitgezonderd Isah Time Registration, dat eigen placeholders heeft):

Tijdelijke aanduiding:	Ingevulde waarde
<%sysdate%>	Huidige datum (systeemdatum)
<%systime%>	Huidige tijd (systeemtijd)
<%sysdatetime%>	Huidige datum en tijd (systeemdatum en -tijd)
<%sysusername%>	Gebruiker: voorletters en achternaam van het personeelslid dat is gekoppeld aan de gebruiker

Tijdelijke aanduidingen beschikbaar voor basisteksten voor e-mails:

Tijdelijke aanduiding:	Ingevulde waarde
<%salutation%>	Aanhef, voorletters en achternaam van de ontvanger, bijvoorbeeld 'Geachte heer G. Timmermans'
<%salutationname%>	Achternaam van de ontvanger
<%salutationbeginning%>	Aanhef van de ontvanger
<%salutationdegree%>	Titel van de ontvanger
<%salutationfirstname%>	Roepnaam van de ontvanger
<%salutationinitials%>	Voorletters van de ontvanger
<%relationcode%>	Code van de klant of de leverancier
<%relationname%>	Naam van de klant of de leverancier
<%relationnameext%>	Toevoeging uit de tweede regel van de naam van de klant of de leverancier
<%entitycode%>	De code van de entiteit van waaruit u de verwerking Verzenden documenten start, bijvoorbeeld '0965000' voor een verkoopofferte of inkooporder
<%entitydescription%>	Omschrijving van de entiteit, bijvoorbeeld 'Frame inpakmachine 80 cm'. Als een omschrijving ontbreekt bij de entiteit wordt er geen waarde ingevuld voor de tijdelijke aanduiding.
<%entityreference%>	Referentie van de entiteit. Als een referentie ontbreekt bij de entiteit wordt er geen waarde ingevuld voor de tijdelijke aanduiding.
<%sendername%>	Naam van de afzender: de ingelogde gebruiker, verkoper of inkoper
<%senderbeginning%>	Aanhef van de afzender
<%senderformal%>	Aanhef, voorletters en achternaam van de afzender
<%senderfirstname%>	Roepnaam van de afzender
<%senderinitials%>	Voorletters van de afzender
<%senderinformal%>	Roepnaam en achternaam van de afzender
<%senderdegree%>	Titel van de afzender
<%senderjobdescription%>	Functie van de afzender
<%senderteam%>	Afdeling van de afzender (veld Team)
<%senderemail%>	E-mailadres van de afzender
<%sendermobilephone%>	Telefoonnummer mobiel van afzender
<%senderofficephone%>	Telefoonnumer werk van de afzender (veld Kantoor)

Let op: Welke waarde wordt geselecteerd bij een tijdelijke aanduiding, is afhankelijk van de entiteit waarvoor de e-mail is bestemd. Zo is de ontvanger bij een verkoopofferte de contactpersoon op de verkoopofferte, de ontvanger bij een inkoopherinnering de contactpersoon in het scherm Leveranciers op tabblad Leverancierskaart, etc.

Voorbeeld basistekst met standaard tijdelijke aanduidingen voor e-mailtekst

Voor e-mailtekst met script waarden van tijdelijke aanduidingen wijzigen of eigen tijdelijke aanduidingen gebruiken

De notificatie van bijvoorbeeld een achterstand bij de urenverantwoording bevat een door Isah opgestelde standaardtekst, tenzij u voor deze e-mails een eigen tekst opneemt. Eigen teksten voor Isah Time Registration registreert u in het scherm Basisteksten in tekst zonder opmaak.

Het is mogelijk om voor de basisteksten vertalingen op te nemen. Isah zal de teksten in een andere taal gebruiken als bij de ontvanger van de notificatie een andere taal is ingesteld. Is voor de taal van de ontvanger geen vertaling aanwezig, dan gebruikt Isah de tekst in de bedrijfstaal.

De standaardteksten van Isah zijn aanwezig in het Nederlands, Engels, Duits en Frans. Heeft een gebruiker een andere taal, dan zal Isah de tekst in uw bedrijfstaal versturen.

Om teksten specifieker te maken, kunt u gebruikmaken van tijdelijke aanduidingen (placeholders) die bij het genereren van de e-mail worden vervangen door een bepaalde waarde. Gebruikt u bijvoorbeeld %employeecode%, dan vult Isah in de uiteindelijke e-mail het personeelsnummer van de geadresseerde in.

Tijdelijke aanduiding	Ingevulde waarde
%employeecode%	personeelsnummer van de (ontvangende) medewerker
%employeename%	naam (voornaam + achternaam) van de (ontvangende) medewerker
%employeefirstname%	voornaam van de (ontvangende) medewerker
%weekreportnumber%	weeknummer van weekstaat
%weekreportstartdate%	startdatum weekstaat
%weekreportenddate%	einddatum weekstaat
%weekreportremark%	laatste opmerking op de weekstaat
%weekreportremarkemployeename%	maker van de laatste opmerking op de weekstaat
%weekreportemployeename%	naam van de medewerker waarvan de weekstaat is
%weekreportcount%	aantal achterstallige weekstaten van ondergeschikte medewerkers (voor berichten aan leidinggevenden)
%leaverequeststartdate%	startdatum verlofperiode
%leaverequestenddate%	einddatum verlofperiode
%leaverequesthourcode%	urencode
%leaverequesthourdescription%	omschrijving van de urencode
%leaverequesthours%	aantal verlofuren
%leaverequestemployeename%	naam van de medewerker die verlof aanvraagt
%leaverequestremarkemployee%	opmerking van de medewerker
%leaverequestremarkmanager%	opmerking van de leidinggevende
%leaverequestoldstate%	oude status van de verlofaanvraag
%leaverequestnewstate%	nieuwe status van de verlofaanvraag

Voorbeeld

Basistekst

E-mailtekst

Beste %employeefirstname%,

De weekstaat voor week %weekreportnumber%, lopend van %weekreportstartdate% tot %weekreportenddate%, is nog niet gefiatteerd. Open Isah Time Registration om de week te fiatteren.

Beste Peter,

De weekstaat voor week 6, lopend van 08-02-2021 tot 14-02-2021, is nog niet gefiatteerd. Open Isah Time Registration om de week te fiatteren.