Ontvangt u het bericht automatisch via een webinterface, dan hoeft u niets te doen. Het bericht verschijnt vanzelf als order in uw systeem, mits aan de voorwaarden en controles is voldaan.
Heeft u een notificatie ontvangen dat er een bericht voor u klaarstaat op de webinterface van de externe partij, dan haalt u het bericht op via diens webinterface (meestal middels een link in de notificatie).
Stappen
U volgt onderstaande stappen als u van de externe partij een e-mail heeft gekregen waarin het elektronische bericht is bijgevoegd.
Open de ontvangen e-mail met het elektronische bericht en sla het bijgevoegde XML-bericht op in een map.
Per inkoopregel worden de ontvangstregels gecontroleerd. Als onderstaande problemen zich voordoen, logt Isah een foutmelding en stopt het importeren:
Er is één ontvangstregel in het bericht en ook maar één ontvangsregel in Isah, maar de leverdatum of het aantal daarvan komen niet met elkaar overeen
Het aantal ontvangstregels in het bericht komt niet overeen met het aantal ontvangstregels in Isah.
In het bericht staat een ontvangstregel waarvan de combinatie leverdatum/aantal niet in Isah staat.
Een ontvangstregel in het bericht heeft een regelnummer en dit regelnummer staat ook in Isah, maar de regel heeft een ander aantal of een andere leverdatum.
De bevestigingsdatum in de orderbevestiging (IssueDate) mag niet in de toekomst liggen.
Aantallen, prijzen en valuta in het bericht moeten overeenkomen met aantallen, prijzen en valuta in de inkooporder.
Voor elke orderregel in het bericht valideert Isah de status (LineStatusCode):
Een status die niet staat op 'accepted' of 'rejected' keurt Isah altijd af, omdat Isah deze gevallen niet ondersteunt. De import stopt en u krijgt een melding van de fout.
Staat de regel op de status 'accepted', dan zet Isah de desbetreffende regel op 'Bevestigd'.
Staat de regel op de status 'rejected', dan maakt Isah het veld 'Bevestigd' op de regel leeg.
De leveringsconditie op de orderbevestiging moet overeenkomen met de leveringsconditie op de inkooporder (Incoterms).
Als u revisiebeheer gebruikt en er in het bericht een revisie staat bij uw artikelcode, dan kijkt Isah of deze revisie hetzelfde is als de revisie op de inkooporderregel. Als de revisies niet overeenkomen, gaat de import door, maar zet Isah een waarschuwing bij het elektronische bericht.
Resultaat
Bij het importeren zet Isah het ordernummer van de leverancier - de SalesID in het XML-bericht - in het veld Orderreferentie op de inkooporder. Is de SalesID niet gevuld, dan gebruikt Isah de gegevens uit het item ID van het elektronische bericht. Isah zet het ordernummer bij het inlezen altijd in het veld Orderreferentie, ook als de orderbevestiging niet succesvol kan worden ingelezen (bijvoorbeeld omdat prijzen niet kloppen). De reden hiervoor is dat de inkopende partij dan bij het verdere verloop van de inkoop beschikt over het juiste referentienummer van de leverancier.
Als de import succesvol is:
zet Isah de bevestigingsdatum uit het bericht op de inkooporder in het veld Bevestigingsdatum
worden voor alle inkooporderregels die worden bevestigd de velden Bevestigd en Ontvangstdatum ingevuld
wordt voor alle inkooporderregels die worden bevestigd het veld Aantal keer bevestigd met 1 opgehoogd
worden voor alle ontvangstschemaregels die worden bevestigd de velden Bevestigd en Ontvangstdatum ingevuld
Als een ontvangstschemaregel wordt bevestigd waarvan de ontvangstdatum niet overeenkomt met de oorspronkelijke ontvangstdatum, logt Isah een waarschuwing bij het elektronische bericht.
