Met de functie Kostenverdeling kunt u geboekte kosten automatisch doorbelasten naar andere grootboekrekeningen of verdelen over bepaalde kostenplaatsen, kostensoorten of andere bedrijven. Dat kunt u bijvoorbeeld doen met indirecte kosten die niet verbonden zijn aan een order, zoals kosten voor een een marketingcampagne, de huur of elektricteit. Het verdelen van de kosten na de boeking van de factuur, gebeurt op basis van kostenverdeelregels. In die regels legt u de verdeelsleutel vast die bepaalt hoe de kosten worden doorgeboekt. Alle boekingen vinden plaats in het opgegeven memoriaaldagboek Kostenverdeling. Aangezien u de bedragen niet handmatig hoeft door te boeken, kunt u veel tijd besparen met de functie Kostenverdeling.
Tip: In het scherm Grootboek kunt u aangeven dat een grootboekrekening gebruikt moet worden voor kostenverdeling. Daarvoor activeert u het veld Kostenverdeelcode is verplicht. Is deze instelling actief, dan wordt een kostenverdeelcode voorgesteld bij het invoeren van een dagboekregel of bankafschriftregel voor die grootboekrekening. Als u wilt, kunt u een andere kostenverdeelcode kiezen.
N.B.
Het is niet mogelijk om voor een boeking zowel kostenverdeling als transitorische posten te gebruiken.
Als u kostenverdeling wilt toepassen, kiest u één methode, bijvoorbeeld huurkosten verdelen over de afdelingen Service en Productie of kosten uitsplitsen naar kostenplaatsen. Combineren van verdeelmethodes is niet toegestaan.
Verdeelt u de kosten over bedrijven die verschillende valuta's hanteren, dan wordt het door te belasten bedrag omgerekend naar de basisvaluta van het betreffende bedrijf. Daarvoor wordt de koers gebruikt die geldt op de transactiedatum.
De regel voor de oorspronkelijke boeking, geeft u het type 'Input'; deze vormt de basis voor de doorboeking. Aan regels die aangeven waarnaar de kosten overgeboekt moeten worden, geeft u het type 'output'. Bij het doorboeken van kosten naar een andere grootboekrekening, kostenplaatsen of kostensoorten, maakt u één regel aan van het type 'Input' en één of meer regels van het type 'Output'.
Wilt u kosten doorboeken naar bedrijven - bijvoorbeeld van een holding naar dochterbedrijven - dan maakt u zowel voor de holding als voor elk van de dochterbedrijven een regel aan van het type 'Input'. Aangezien de holding een vordering heeft op de dochters, maakt u voor de holding voor alle dochters een regel aan van het type 'Output', met een grootboekrekening rekening courant. Iedere dochter geeft u een regel van het type 'Input' met een grootboekrekening rekening courant en een regel van het type 'Output' voor de kosten. Zie voorbeeld deel van kosten doorbelasten aan dochterbedrijven.
Als u het hele geboekte bedrag wilt doorbelasten, dan vult u in de regel van het type 'Input' het percentage '100' in. De regels van het type 'Output' moeten opgeteld gelijk zijn aan dat percentage. Wilt u maar een deel van de kosten doorbelasten, dan vult u een lager percentage in bij de de regel van het type 'Input', bijvoorbeeld 80%. De som van de regels van het type 'Output' moet dan weer gelijk zijn aan dat percentage.
Wilt u kosten doorbelasten aan dochterbedrijven, geef dan de input- en outputregel van de dochter hetzelfde percentage. Zie voorbeeld deel van kosten doorbelasten aan dochterbedrijven.
Voorbeeld kosten doorbelasten aan kostenplaatsen
Op het hoofdkantoor komt een inkoopfactuur voor de huur binnen. In de kostenverdeelregels wordt vastgelegd dat na het boeken van de inkoopfactuur, het factuurbedrag verdeeld moet worden over de afdelingen Administartie en Productie. De huurkosten moeten voor 20% doorbelast worden aan de afdeling Administratie en voor 80% naar de afdeling Productie. Daar zijn de volgende kostenverdeelregels voor nodig:
Voorbeeld kosten doorbelasten aan dochterbedrijven
Een holding met twee dochterbedrijven ontvangt een factuur voor een marketingcampagne van € 3.000. Het moederbedrijf wil de kosten doorbelasten naar de dochterondernemingen. De kostenverdeelregels zorgen ervoor dat de ene dochter 60% van de kosten toebedeeld krijgt en de andere dochter 40% (samen dus 100% van de kosten).
Een holding met twee dochterbedrijven ontvangt een elektriciteitsrekening van € 1.000. Het moederbedrijf betaalt 20% van de kosten (€ 200) en wil 80% (€ 800) doorbelasten naar de dochterondernemingen. De kostenverdeelregels zorgen ervoor dat de ene dochter 60% van € 1.000 toebedeeld krijgt en de andere dochter 20% (samen dus die 80% van het geheel).
Journalisering voorbeeld kosten doorbelasten aan kostenplaatsen