|
|
|
|
|
Proces communicatie externe documenten
Als u documenten steeds op dezelfde wijze verstuurt, kunt u dat automatiseren met communicatie externe documenten. Vooraf voert u instellingen in zoals de contactpersonen die de documenten moeten ontvangen, de locatie waarop de documenten moeten worden opgeslagen en de begeleidende teksten die moeten worden meegestuurd. Zo kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat een klant na een offerteaanvraag altijd automatisch per mail een verkoopofferte met bijlagen krijgt en dat de mail ook gestuurd wordt naar een aantal contactpersonen bij de klant en enkele personeelsleden binnen uw bedrijf.
Als u de instellingen heeft ingevoerd, kunt u de documenten afdrukken of verzenden. U kunt achteraf bekijken welke documenten verzonden zijn.
U kunt de functionaliteit gebruiken voor een aantal documenten in het verkoop- en inkoopproces.
Voorbeeld
Klant Smith is een Engelstalige klant die verkoopoffertes altijd per e-mail wil ontvangen. Voor deze klant wordt automatisch een e-mail met een offerte gestuurd naar de hoofdinkoper van de klant. De contactpersoon voor de specifieke verkooporder wordt in de CC opgenomen evenals de verkoper van uw eigen organisatie zodat hij weet wanneer de e-mail verzonden is. Ten slotte wordt de verantwoordelijke voor de offerte in de BCC gezet aangezien de klant hiervan niet op de hoogte hoeft te zijn.
Als afzender wordt het algemene e-mailadres van de afdeling Verkoop gebruikt zodat reacties op een centrale plaats binnenkomen en er altijd wel iemand aanwezig is die aan de slag kan met de reactie.
Voor de e-mailtekst wordt een Engelse versie van een standaardtekst gebruikt. Een Engelstalig maatwerkrapport met een bedrijfsspecifieke lay-out is een bijlage van de e-mail. Als er aan de verkoopregel tekeningen zijn gekoppeld en ingesteld is dat ze moeten worden meegestuurd, worden ze ook als bijlage aan de e-mail toegevoegd. Incidenteel neemt de verantwoordelijke handmatig aanvullende documenten op als bijlage.
Omdat ingesteld is dat het rapport aan de verkoopofferte gekoppeld moet worden, is achteraf altijd na te gaan welke offertes er verzonden zijn.