Wenn das Feld Dokumentenmanagementsystem vorhanden aktiviert ist, geht das System davon aus, dass ein externes Dokumentenmanagementsystem vorhanden ist. Wenn Sie ein mit Isah verknüpftes Dokumentenmanagementsystem anwenden, führen Sie die Dokumentenverwaltung in diesem Paket aus. Im Dokumentenmanagementsystem ändern oder löschen Sie also Dokumentendaten. In Isah verknüpfen Sie die Dokumente und führen Sie mit Scripts im Menü Bearbeiten Verarbeitungen aus, wie das Öffnen des Dokuments in Isah.

Wenn das Feld aktiviert ist, können Sie im Fenster Dokumente keine Dokumente mehr hinzufügen, ändern oder löschen.

Für eine schnelle Dokumentenregistrierung aktivieren Sie das Feld Automatische Dokumentenregistrierung bei Eingabe Dokumentenverknüpfung. Wenn Sie mit schneller Dokumentenregistrierung arbeiten, wird das Dokument automatisch registriert, wenn Sie das Dokument verknüpfen.

Dieses Feld ist nicht aktiviert, wenn Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem arbeiten oder wenn Sie Dokumente zentral im Register erfassen möchten, bevor Sie sie mit Datensätzen verknüpfen. Wenn Sie mit zentraler Verwaltung von Dokumenten arbeiten, registrieren Sie ein Dokument einmalig im Fenster Dokumente und verknüpfen das Dokument danach auf einfache Weise mit allen Datensätzen, zu dem das Dokument gehört.

Mit dem Feld Dokumentenregistrierung löschen beim Löschen der letzten Dokumentenverknüpfung vereinfachen Sie den Vorgang zum Löschen von Dokumenten aus Isah. Wenn dieses Feld aktiviert ist und Sie die letzte Verknüpfung zu einem Dokument löschen, wird die Registrierung des Dokuments automatisch rückgängig gemacht. Wenn dieses Feld nicht aktiviert ist, müssen Sie den Löschvorgang in zwei Schritten durchführen: Zuerst löschen Sie die Verknüpfung und anschließend löschen Sie das Dokument.

Wenn Sie Dokumente zentral registrieren, ist es möglich, Benutzern zwar die Rechte zum Verknüpfen und zum Aufheben der Verknüpfung der Dokumente zuzuweisen, aber nicht zu deren Verwaltung. In einem solchen Fall muss das Feld deaktiviert sein, denn sonst löschen Benutzer zusammen mit der letzten Verknüpfung auch das Dokument selbst.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, werden die letzte Verknüpfung und das Dokument selbst gelöscht, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt wurden:

• Es dürfen keine anderen Verknüpfungen zum Dokument vorhanden sein. Sie können das im Fenster Dokumenten Teileverwendung überprüfen.
• Das Dokument darf nicht Teil eines anderen Dokuments sein. Das Feld Dokumententeil muss leer sein.
• Das Dokument darf nicht geändert worden sein. Das Feld Änderungsindex darf den Namen des Dokuments nicht enthalten.

Etwaige Dokumentenrechte, die dem Dokument zuerkannt wurden, haben keinen Einfluss auf das Löschen des Dokuments. Die Registrierung wird einschließlich der Rechte gelöscht.