|
|
|
|
|
Met documentbeheer koppelt u documenten zoals tekeningen en offertes aan klanten, leveranciers, verkooporders, productiedossiers, etc. zodat ze op de juiste plaats beschikbaar zijn. Er zijn verschillende manieren van documentbeheer mogelijk:
Snelle documentregistratie
Als u werkt met snelle documentregistratie, dan wordt het document automatisch geregistreerd als u het document koppelt. U registreert, wijzigt en verwijdert de documenten in de schermen waarin u de documenten koppelt aan een record zoals een klant. Voor snelle documentregistratie moet Automatische documentregistratie bij invoeren documentkoppeling zijn geactiveerd. Het koppelen en registreren van documenten in één keer is met name geschikt als u het document maar aan één record koppelt. Wilt u namelijk meerdere koppelingen realiseren, dan is het beheer bewerkelijker. U dient dan steeds de documentgegevens in te vullen. En wilt u deze wijzigen, bijvoorbeeld omdat de locatie van het document is veranderd, dan dient u dat bij elke koppeling aan te passen. Wilt u hetzelfde document aan meerdere records koppelen, dan is centraal beheer van documenten raadzaam.
Koppelingen van documenten met records verwijdert u met de knop Documenten in de schermen waarin die koppelingen gemaakt zijn. Dat geldt ook voor het verwijderen van de registratie van documenten. Het is mogelijk om bij het verwijderen van de laatste koppeling van een document automatisch de registratie zelf te laten verwijderen. Daarvoor activeert u de instelling Documentregistratie verwijderen bij verwijderen laatste koppeling.
Centraal beheer van documenten
Als u werkt met centraal beheer van documenten, registreert u een document eenmalig in het scherm Documenten en koppelt het document vervolgens op eenvoudige wijze aan alle records waarbij het document hoort. Zo kunt u bijvoorbeeld een offerte zowel koppelen aan de klant waarvoor de offerte bedoeld is als aan de verkoopofferte in het scherm Verkoopoffertes. Voor centraal beheer van documenten moet Automatische documentregistratie bij invoeren documentkoppeling leeg zijn.
Centraal beheer is met name geschikt als u meerdere koppelingen wilt aanbrengen, aangezien u de registratie eenmalig is en het beheer op één plek plaatsvindt.
Het registreren en koppelen zijn aparte stappen waarvoor gebruikers verschillende rechten kunnen hebben. Gebruikers die mogen koppelen hebben bijvoorbeeld niet altijd de bevoegdheid om documentgegevens te wijzigen of documenten te verwijderen.
Documenten verwijderen doet u in verschillende stappen. Koppelingen van documenten met records verwijdert u met de knop Documenten in de schermen waarin die koppelingen gemaakt zijn. De documenten zelf verwijdert u in het scherm Documenten.
Het is mogelijk om bij het verwijderen van de laatste koppeling van een document automatisch de registratie zelf te laten verwijderen. Daarvoor activeert u de instelling Documentregistratie verwijderen bij verwijderen laatste koppeling. Als sommige gebruikers wel rechten hebben om documenten te koppelen maar niet om de documenten te beheren, dan is het raadzaam om het veld Documentregistratie verwijderen bij verwijderen laatste koppeling leeg te laten.
Documentbeheer met een documentmanagementsysteem
Als u gebruikmaakt van een aan Isah gekoppeld documentmanagementsysteem, verricht u het documentbeheer in dat pakket. Documentgegevens wijzigen of verwijderen doet u dus in het documentmanagementsysteem. In Isah koppelt u de documenten en voert u met scripts in het menu Bewerken verwerkingen uit, zoals openen van het document in Isah.
Als u gebruikmaakt van een documentmanagementsysteem moet de instelling Documentmanagementsysteem aanwezig geactiveerd zijn. U kunt dan geen documenten meer toevoegen, wijzigen of verwijderen in het scherm Documenten.
Documenten verwijderen doet u in verschillende stappen. Koppelingen van documenten met records verwijdert u met de knop Documenten in de schermen waarin die koppelingen gemaakt zijn. De documenten zelf verwijdert u in het documentmanagementsysteem.
N.B. Scripts kunt u voor alle manieren van documentbeheer gebruiken. U kunt bijvoorbeeld instellen dat bepaalde gebruikers documenten alleen mogen lezen met een viewer. U geeft die gebruikers dan geen rechten voor de verwerking Document openen en gebruikt een script om de viewer aan te roepen. Dat script selecteert u in het veld Actie.