Als het veld Document managementsysteem aanwezig is geactiveerd, gaat Isah ervan uit dat er een extern documentmanagementsysteem aanwezig is. Als u gebruikmaakt van een aan Isah gekoppeld documentmanagementsysteem, verricht u het documentbeheer in dat pakket. Documentgegevens wijzigen of verwijderen doet u dus in het documentmanagementsysteem. In Isah koppelt u de documenten en voert u met scripts in het menu Bewerken verwerkingen uit, zoals openen van het document in Isah.

Is het veld geactiveerd, dan kunt u geen documenten meer toevoegen, wijzigen of verwijderen in het scherm Documenten.

Voor een snelle documentregistratie activeert u het veld Automatische documentregistratie bij invoeren documentkoppeling. Als u werkt met snelle documentregistratie, dan wordt het document automatisch geregistreerd als u het document koppelt.

Dit veld is leeg als u met een documentmanagementsysteem werkt of als u documenten centraal wilt registeren voordat u ze gaat koppelen aan records. Als u werkt met centraal beheer van documenten, registreert u een document eenmalig in het scherm Documenten en koppelt het document vervolgens op eenvoudige wijze aan alle records waarbij het document hoort.

Met het veld Documentregistratie verwijderen bij verwijderen laatste koppeling maakt u het gemakkelijker om documenten uit Isah te verwijderen. Is dit veld geactiveerd en verwijdert u de laatste koppeling naar een document, dan wordt automatisch de registratie van het document ook ongedaan gemaakt. Als dit veld leeg is, dient u het verwijderen in twee stappen uit te voeren: eerst verwijdert u de koppeling en vervolgens het document.

Registreert u documenten centraal, dan is het mogelijk om gebruikers wel rechten te geven voor het koppelen en ontkoppelen van documenten maar niet voor het beheer ervan. In dat geval moet dit veld leeg zijn, omdat gebruikers samen met de laatste koppeling anders ook het document zelf verwijderen.

Als de instelling is geactiveerd, worden de laatste koppeling en het document zelf samen verwijderd als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Er mogen geen andere koppelingen naar het document aanwezig zijn. U kunt dat opvragen in het scherm Documenten where used.
• Het document mag geen onderdeel uitmaken van een ander document. Het veld Onderdeel van document moet leeg zijn.
• Het document mag niet gereviseerd zijn. Het veld Revisie mag niet de naam van het document bevatten.

Eventuele documentrechten die zijn toegekend aan het document hebben geen invloed op het verwijderen van het document. De registratie wordt verwijderd, inclusief de rechten.