Documenten (knop)

Met documentbeheer koppelt u documenten zoals tekeningen en offertes aan klanten, leveranciers, verkooporders, productiedossiers, etc. zodat ze op de juiste plaats beschikbaar zijn. Er zijn verschillende manieren van documentbeheer, maar bij alle methodes koppelt u de documenten met de knop Documenten die u in een groot aantal schermen terugvindt. Met instellingen bepaalt u de methode van documentbeheer.

De documenten onderhoudt en beheert u in het scherm waarmee u ook de koppeling en de registratie realiseert. Als u bijvoorbeeld een offerte aan een klant heeft gekoppeld, dan wijzigt of verwijdert u het document en de koppeling in de module Klanten, scherm Klanten, knop Documenten.

U heeft de keuze om een bestand of een map te selecteren. Een map kiezen kan handig zijn als u eenvoudig meerdere documenten uit één map wilt koppelen of als het document pas later aangemaakt zal worden.

U geeft hier de trefwoorden op waarmee u het document snel terug kunt vinden. De trefwoorden worden gebruikt bij de verwerking Documenten zoeken.

U selecteert hier het documenttype van het document, bijvoorbeeld 'WO' voor een Word-document.

U selecteert hier de documentgroep waartoe het document behoort, bijvoorbeeld 'OFF' voor een offerte.

U selecteert hier de status van het document, bijvoorbeeld 'Vrijgegeven'.

Als u gebruikmaakt van een documentmanagementsysteem worden de revisiegegevens uit dat pakket in deze velden ingevuld. Desgewenst kunt u hier ook zelf revisiegegevens van het document bijhouden.

U selecteert hier de actie die uitgevoerd moet worden met het document, bijvoorbeeld 'Document lezen'.

Hiermee kunt u aangeven tot welk hoofddocument het huidige document behoort. Zo is het mogelijk om een hoofddocument te maken met een aantal subdocumenten.