Verkoopstatussen

Een offerte of order zal in het verkooptraject verschillende fases doorlopen. Omdat het dossier door veel verschillende mensen behandeld wordt, is het van belang dat u de status ervan in de gaten kunt houden. Iedereen moet kunnen zien hoever het dossier gevorderd is. Is het bijvoorbeeld al een order? Zijn de artikelen al geleverd?

Om dit doel te bereiken maakt u een indeling in verkoopstatussen. De indeling in statussen kunt u zien als:

Statussen kunt u gebruiken in combinatie met verkooproutings, waarmee een vast statusverloop gedefinieerd kan worden.

Naast het geven van informatie over de voortgang van een dossier hebben statussen een aantal andere functies:

Tip: Als u een te uitgebreide statusindeling maakt, wordt dat in de praktijk onwerkbaar: de status van een dossier moet dan erg vaak verzet worden, terwijl dat weinig extra informatie oplevert. De bedoeling is dat de statussen u een leidraad geven, maar u bent natuurlijk niet verplicht om voor iedere stap in het proces een status aan te maken. Maak dus in eerste instantie een beknopte indeling in statussen die de belangrijkste stappen in uw proces weergeeft. Laat daarbij ruimte over tussen de verschillende statusnummers. Als u na enige tijd merkt dat één of meer extra statussen praktisch zouden zijn, kunt u deze alsnog toevoegen.

Het statustype geeft aan in welke fase van het proces de status zich bevindt: offerte, order, nacalculatie of historie. Het statustype bepaalt welke handelingen voor een regel met deze status wel en niet mogen worden uitgevoerd. Is een verkoopregel bijvoorbeeld van het type 'Offerte', dan mag op de desbetreffende verkoopregel niet gefactureerd worden. Is een inkoopregel van het type 'Historie', dan mag er op deze inkoopofferteregel geen ontvangst meer worden geboekt.

Zodra bij een verkoopregel of productiedossier een status is ingevuld, stelt Isah een aantal beveiligingen in voor het desbetreffende dossier. Deze beveiliging wordt geregeld aan de hand van het statustype dat bij de verkoopstatus (op een verkoopregel) of productiestatus (op een productiedossier) is ingevuld.

Hieronder staat een overzicht van de beveiligingen die voor verkoopregels en productiedossier met een bepaald statustype van toepassing zijn.

Wat is mogelijk met verkoopregels?

	Offerte	Order	Nacalculatie	Historie
Reserveren in economische voorraad	Nee	Ja	Ja	Nee
Aanmaken of verwerken expeditiebon	Nee	Ja	Ja	Nee
Factureren	Nee	Ja	Ja	Nee
Inkopen op order	Nee	Ja	Ja	Nee
Koppelen productieorder	Nee	Ja	Ja	Nee
Productieontvangst	Nee	Ja	Ja	Nee

Het is niet altijd mogelijk om de status van een verkoopregel te veranderen in een status van een ander type. Zo mag de statuscode van een verkoopregel niet veranderd worden in een code met type 'offerte' als er voor deze regel al bepaalde handelingen zijn verricht.

Met het menu-item Statusoverzicht verkoopregel kunt u een overzicht oproepen waarop u kunt zien welke handelingen er voor de verkoopregel reeds zijn verricht en of de status verzet mag worden naar een status met type 'Offerte' of 'Historie'.

Hieronder ziet u een overzicht van de mogelijkheden en voorwaarden die gelden bij het verzetten van de status naar een status van een ander type.

	Naar offerte	Naar order	Naar nacalculatie	Naar historie
Van offerte	-	Ja	Ja	Ja
Van order	Als geen transacties	-	Ja	Als order gereed en afgeleide orders* status van type 'historie'
Van nacalculatie	Als geen transacties	Ja	-	Als order gereed en afgeleide orders* status van type 'historie'
Van historie	Als geen transacties	Ja	Ja	-

*Afgeleide orders zijn productieorders die aan een verkooporder zijn gekoppeld (bij productie op order) en/of inkooporderregels die zijn aangemaakt voor inkoop op een verkooporder.

Wat is mogelijk met productieorders?

	Offerte	Order	Nacalculatie	Historie
Reserveren in economische voorraad	Nee	Ja	Ja	Nee
Artikelen uitgeven	Nee	Ja	Ja	Nee
Op order besteladviezen aanmaken, ontvangen en kosten boeken	Nee	Ja	Ja	Nee
Inkopen op order	Nee	Ja	Ja	Nee
Koppelen productieorder	Nee	Ja	Ja	Nee
Productieontvangst	Nee	Ja	Ja	Nee

Het is niet altijd mogelijk om de status van een productiedossier te veranderen in een status van een ander type. Zo mag de statuscode van een productiedossier niet veranderd worden in een code met type 'offerte' als er voor het dossier al artikelen zijn verbruikt.

Hieronder ziet u een overzicht van de mogelijkheden en voorwaarden die gelden bij het verzetten van de status naar een status van een ander type.

	Naar offerte	Naar order	Naar nacalculatie	Naar historie
Van offerte	-	Ja	Ja	Ja
Van order	Als geen transacties	-	Ja	Als order afgesloten en onderliggende orders status van type 'historie'
Van nacalculatie	Als geen transacties	Ja	-	Als order afgesloten en onderliggende orders status van type 'historie'
Van historie	Als geen transacties	Ja	Ja	-

Verkoopstatus	Omschrijving
00	Offerte
05	Offertecalculatie
10	Offerte uit
31	Order
32	Voorraadlevering
33	Interne productieorder
40	Orderbevestiging
45	Tekenkamer
50	Werkvoorbereiding
60	Inkoop
70	Productie
75	Expeditie
80	Facturering
90	Nacalculatie
95	Naar historie
99	Verwijderen