Kritische inkoopdelen inkopen

Het uitgangspunt is een verkooporder met een verkoopregel. Het product dat u in deze verkoopregel opneemt, maakt u zelf. De calculatie ervan kan bestaan uit meerdere niveaus: halffabrikaten die weer uit halffabrikaten bestaan, etc. Onderdelen die ergens in deze structuur nodig zijn en een lange levertijd hebben, moet u vaak al bestellen voordat de productiestructuur bekend is. Om dit te kunnen administreren, maakt u eerst een extra verkoopregel aan met daarin bijvoorbeeld een dummy-artikel dat u speciaal heeft aangemaakt voor het inkopen van kritische inkoopdelen. De herkomst van deze regel zet u op 'Productie'. Isah maakt een productiedossier aan voor het dummy-artikel.

In het productiedossier activeert u op het tabblad Vervolg het veld Kritische inkoopdelen. Isah gebruikt dit veld om te signaleren dat het een speciaal dossier is en zal u waarschuwen als u het bestelde artikel gaat ontvangen. Dit is van belang, omdat u het kritische inkoopdeel voor een juiste verdeling van de kosten niet mag ontvangen op het zojuist aangemaakte dossier.

Hierna maakt u in het scherm Productiecalculatie artikelen een regel aan waarin u het kritische inkoopdeel opgeeft. U kunt meerdere regels opnemen en zo in één keer alle kritische inkoopdelen voor een bepaalde order inkopen. Isah zal, als u het dossier hebt aangemerkt als een dossier voor kritische inkoopdelen, automatisch alle onderliggende artikelregels van dit kenmerk voorzien (tabblad Vervolg).

Nadat u de artikelregel heeft gefiatteerd, kunt u het gaan inkopen.

Na verloop van tijd komt het kritische inkoopdeel binnen. Het is van belang dat u het niet ontvangt op de dummy-calculatieregel. Dit zou namelijk een onjuiste verdeling van de kosten veroorzaken. Voordat u de binnenkomst van het artikel registreert, dient u het dan ook te verplaatsen naar het productiedossier waarvoor het is ingekocht. Isah verplaatst hierbij de gehele artikelcalculatieregel; hij wordt verwijderd op de oude plaats en toegevoegd op de nieuwe. De regel mag dan ook nog niet bestaan in het doeldossier.

Voordat u de binnenkomst van het artikel registreert, dient u het dan ook te verplaatsen naar het productiedossier waarvoor het is ingekocht. Isah verplaatst hierbij de gehele artikelcalculatieregel; hij wordt verwijderd op de oude plaats en toegevoegd op de nieuwe. De regel mag dan ook nog niet bestaan in het doeldossier.

Nadat u het kritische inkoopdeel naar de juiste plaats heeft overgezet, kunt u het artikel volgens de standaardprocedure binnenboeken.

Let op: Wanneer u het kritische inkoopdeel ontvangt op het productiedossier voor kritische inkoopdelen, kunt u het kritische inkoopdeel niet meer verplaatsen naar het werkelijke productiedossier.

N.B.: Als u in een productiedossier een artikelcalculatieregel aanmaakt voor het kritische inkoopdeel dat u al heeft ingekocht, zal Isah het kritische inkoopdeel toch op het besteladvies laten verschijnen. Isah heeft het kritische inkoopdeel immers op een ander dossier ingekocht en zal dus voor het nieuwe productiedossier een behoefte signaleren. Het is dan ook nuttig om een overzicht bij te houden van de al ingekochte kritische inkoopdelen, zodat zij niet dubbel worden besteld. De beste werkwijze is om op het moment dat de werkelijke calculatie wordt aangemaakt, de regel met het kritische inkoopdeel te verplaatsen van het dummy-dossier naar het juiste dossier. U voorkomt daarmee dubbele bestellingen, en u voorkomt ook dat u het artikel per ongeluk op de dummy-regel binnenboekt.