Verkoopstatussen

Een offerte of order zal in het verkooptraject verschillende fases doorlopen. Omdat het dossier door veel verschillende mensen behandeld wordt, is het van belang dat u de status ervan in de gaten kunt houden. Iedereen moet kunnen zien hoever het dossier gevorderd is. Is het bijvoorbeeld al een order? Zijn de artikelen al geleverd?

Om dit doel te bereiken maakt u een indeling in verkoopstatussen. De indeling in statussen kunt u zien als:

Statussen kunt u gebruiken in combinatie met verkooproutings, waarmee een vast statusverloop gedefinieerd kan worden.

Naast het geven van informatie over de voortgang van een dossier hebben statussen een aantal andere functies:

Tip: Als u een te uitgebreide statusindeling maakt, wordt dat in de praktijk onwerkbaar: de status van een dossier moet dan erg vaak verzet worden, terwijl dat weinig extra informatie oplevert. De bedoeling is dat de statussen u een leidraad geven, maar u bent natuurlijk niet verplicht om voor iedere stap in het proces een status aan te maken. Maak dus in eerste instantie een beknopte indeling in statussen die de belangrijkste stappen in uw proces weergeeft. Laat daarbij ruimte over tussen de verschillende statusnummers. Als u na enige tijd merkt dat één of meer extra statussen praktisch zouden zijn, kunt u deze alsnog toevoegen.

Waarschuwing: Als u verkoopstatussen wilt verwijderen, doe dat dan niet bij statussen die van invloed zijn op de offerte- of orderintake. Verwijdert u namelijk statussen die gebruikt worden in de offerte- of orderintake, dan verandert het intake-overzicht. Als u zo'n status probeert weg te gooien, krijgt u een waarschuwing en de vraag of u zeker weet of u door wilt gaan.

Het statustype geeft aan in welke fase van het proces de status zich bevindt: offerte, order, nacalculatie of historie. Het statustype bepaalt welke handelingen voor een regel met deze status wel en niet mogen worden uitgevoerd. Is een verkoopregel bijvoorbeeld van het type 'Offerte', dan mag op de desbetreffende verkoopregel niet gefactureerd worden. Is een inkoopregel van het type 'Historie', dan mag er op deze inkoopofferteregel geen ontvangst meer worden geboekt.

Zodra bij een verkoopregel of productiedossier een status is ingevuld, stelt Isah een aantal beveiligingen in voor het desbetreffende dossier. Deze beveiliging wordt geregeld aan de hand van het statustype dat bij de verkoopstatus (op een verkoopregel) of productiestatus (op een productiedossier) is ingevuld.

Hieronder staat een overzicht van de beveiligingen die voor verkoopregels en productiedossier met een bepaald statustype van toepassing zijn.

Wat is mogelijk met verkoopregels?

	Offerte	Order	Nacalculatie	Historie
Reserveren in economische voorraad	Nee	Ja	Ja	Nee
Aanmaken of verwerken expeditiebon	Nee	Ja	Ja	Nee
Factureren	Nee	Ja	Ja	Nee
Inkopen op order	Nee	Ja	Ja	Nee
Koppelen productieorder	Nee	Ja	Ja	Nee
Productieontvangst	Nee	Ja	Ja	Nee

Het is niet altijd mogelijk om de status van een verkoopregel te veranderen in een status van een ander type. Zo mag de statuscode van een verkoopregel niet veranderd worden in een code met type 'offerte' als er voor deze regel al bepaalde handelingen zijn verricht.

Met het menu-item Statusoverzicht verkoopregel kunt u een overzicht oproepen waarop u kunt zien welke handelingen er voor de verkoopregel reeds zijn verricht en of de status verzet mag worden naar een status met type 'Offerte' of 'Historie'.

Hieronder ziet u een overzicht van de mogelijkheden en voorwaarden die gelden bij het verzetten van de status naar een status van een ander type.

	Naar offerte	Naar order	Naar nacalculatie	Naar historie
Van offerte	-	Ja	Ja	Ja
Van order	Als geen transacties	-	Ja	Als order gereed en afgeleide orders* status van type 'historie'
Van nacalculatie	Als geen transacties	Ja	-	Als order gereed en afgeleide orders* status van type 'historie'
Van historie	Als geen transacties	Ja	Ja	-

*Afgeleide orders zijn productieorders die aan een verkooporder zijn gekoppeld (bij productie op order) en/of inkooporderregels die zijn aangemaakt voor inkoop op een verkooporder.

Wat is mogelijk met productieorders?

	Offerte	Order	Nacalculatie	Historie
Reserveren in economische voorraad	Nee	Ja	Ja	Nee
Artikelen uitgeven	Nee	Ja	Ja	Nee
Op order besteladviezen aanmaken, ontvangen en kosten boeken	Nee	Ja	Ja	Nee
Inkopen op order	Nee	Ja	Ja	Nee
Koppelen productieorder	Nee	Ja	Ja	Nee
Productieontvangst	Nee	Ja	Ja	Nee

Het is niet altijd mogelijk om de status van een productiedossier te veranderen in een status van een ander type. Zo mag de statuscode van een productiedossier niet veranderd worden in een code met type 'offerte' als er voor het dossier al artikelen zijn verbruikt.

Hieronder ziet u een overzicht van de mogelijkheden en voorwaarden die gelden bij het verzetten van de status naar een status van een ander type.

	Naar offerte	Naar order	Naar nacalculatie	Naar historie
Van offerte	-	Ja	Ja	Ja
Van order	Als geen transacties	-	Ja	Als order afgesloten en onderliggende orders status van type 'historie'
Van nacalculatie	Als geen transacties	Ja	-	Als order afgesloten en onderliggende orders status van type 'historie'
Van historie	Als geen transacties	Ja	Ja	-

In dit veld kunt u ter informatie de afdeling opnemen die dossiers van deze status behandelt.

Met instellingen legt u vast of de verkoopwaarde van een verkoopregel van invloed is op intake-overzichten: voor een offerteregel bepaalt de instelling Invloed op offerte-intake dat voor het overzicht van de offerte-intake en voor een orderregel bepaalt de instelling Invloed op orderintake dat voor het orderintake-overzicht. Het kan zijn dat u een verkoopregel nog niet of niet meer mee wilt laten tellen voor het intake-overzicht. Per verkoopstatus kunt u aangeven of u de verkoopbedragen in het intake-overzicht terug wilt zien. Als een offerteregel bijvoorbeeld een verkoopstatus heeft met de waarde 'Positief' dan wordt een wijziging in het verkoopbedrag weergegeven in het overzicht van de offerte-intake.

Het statustype van de verkoopstatus bepaalt of u een waarde kunt kiezen voor de instelling voor de offerte- en/of de orderintake waarmee u de intakes kunt sturen.

Intake-instellingen

Voor de intake-instellingen kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden:

Geen: Is deze optie gekozen bij de verkoopstatus die wordt gebruikt in een verkoopregel, dan is die verkoopregel niet van invloed op het intake-overzicht. Deze optie selecteert u bijvoorbeeld bij een verkoopstatus voor:
- offertes die u aanmaakt omdat u een kans signaleert en u de offertes nog niet mee wilt laten tellen voor de offerte-intake
- geannuleerde orders. Als er al positieve of negatieve bedragen in het verkoopoverzicht waren weergegeven, dan blijven die staan.
Positief: Is deze waarde ingesteld bij de status die wordt gebruikt in een verkoopregel, dan beïnvloedt de verkoopregel het intake-overzicht:
- Het volledige verkoopbedrag van de verkoopregel wordt in het intake-overzicht getoond als de waarde van de vorige verkoopstatus anders was dan 'Positief' (als die waarde 'Geen' of 'Negatief' was). Dat is bijvoorbeeld het geval bij een offerte die eerst een kans was maar vervolgens een offerte is geworden.
- Is de waarde bij zowel de voorgaande status als de nieuwe status 'Positief', dan wordt een eventueel verschil met het voorgaande verkoopbedrag getoond. Als de klant bijvoorbeeld aanvankelijk een bestelling plaatst voor € 500 maar uiteindelijk maar voor € 300 bestelt, levert dat met de waarde 'Positief' onderstaande regels op in het orderintake-overzicht.
  N.B. Als het nieuwe bedrag lager is dan het voorgaande bedrag, levert de waarde 'Positief' een negatief bedrag op (in dit voorbeeld € -200).

Verkoopregel	Bedrag orderintake	Periode (maand)
010	€ 500	Oktober
010	€ -200	November

Negatief: Is deze waarde ingesteld bij de status die wordt gebruikt in een verkoopregel, dan beïnvloedt de verkoopregel het intake-overzicht:
- Als de waarde van de voorgaande verkoopstatus 'Geen' of 'Negatief' was, ziet u niets gebeuren in het intake-overzicht. In de praktijk zal dit weinig voorkomen omdat er geen afname (meer) kan plaatsvinden.
- Er wordt een afname van het verkoopbedrag in het intake-overzicht getoond als de waarde van de voorgaande verkoopstatus 'Positief' was: het volledige verkoopbedrag van de verkoopregel wordt negatief in het intake-overzicht getoond. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een order die geannuleerd wordt of overgezet wordt naar historie. Als het verkoopbedrag op de order € 500 is, dan wordt bij een annulering € -500 weergegeven in het orderintake-overzicht:

Verkoopregel	Bedrag orderintake	Periode (maand)
010	€ 500	Oktober
010	€ -500	November

Na het verzetten van een verkoopstatus naar een verkoopstatus met een andere instelling zal soms een toename of een afname in het intake-overzicht worden weergegeven maar niet altijd. Hieronder kunt u bekijken hoe statusovergangen de intake-overzichten beïnvloeden.

Hoe reageren de intake-overzichten op statusovergangen?

Verzetten van verkoopstatussen kan van invloed zijn op de overzichten van de offerte- of orderintake. In onderstaande tabel kunt u zien hoe de intake-overzichten reageren op statusovergangen. Als de instelling voor offerte- of orderintake voor de nieuwe status anders is dan die voor de oude status, zal dat in een aantal gevallen een wijziging in het verkoopbedrag in het intake-overzicht tot gevolg hebben. in het scherm Verkoopwaardelog vindt u alle wijzigingen terug : 'Oud verkoopbedrag' (Oud totaalbedrag) en 'Nieuw verkoopbedrag' (Nieuw totaalbedrag).

Statusovergangen binnen een statustype

Hieronder kunt u zien wat er met het intake-overzicht gebeurt bij het verzetten van een status binnen hetzelfde statustype, bijvoorbeeld bij het statustype 'offerte' van een kans (waarde 'Geen') naar een offerte (waarde 'Positief') . De statustypes 'order' en 'nacalculatie' worden hier beschouwd als hetzelfde statustype.


Van status met optie:	Naar status met optie:
	Geen	Positief	Negatief
Geen	-	Volledig positief verkoopbedrag	-
Positief	-	Verschil tussen oud en nieuw verkoopbedrag	Volledig negatief verkoopbedrag
Negatief	-	Volledig positief verkoopbedrag	-

N.B. Als het een nieuwe verkoopregel betreft (en er dus geen voorgaande verkoopstatus is), dan heeft deze alleen invloed op de intake als de waarde van de status 'Positief' is: het volledige verkoopbedrag wordt in dat geval getoond in het intake-overzicht.

Statusovergangen naar een ander statustype

Hieronder kunt u zien wat er met de intake-overzichten gebeurt bij het verzetten van een status naar een andere statustype, bijvoorbeeld van statustype 'offerte' naar statustype 'order'. De meest voorkomende status(type)overgangen worden getoond en de minder voorkomende die een wijziging in de intake tot gevolg hebben.


Van		Naar
Optie	Statustype	Optie	Statustype	Invloed op intake
Alle opties	Offerte	Positief	Order/Nacalculatie	Volledig positief verkoopbedrag op orderintake
Alle opties	Offerte	Negatief of Geen	Order/Nacalculatie	-
Positief	Offerte	Negatief	Historie	Volledig negatief verkoopbedrag op offerte-intake
Negatief	Offerte	Negatief	Historie	-
Alle opties	Order/Nacalculatie	Alle opties	Offerte	Alle wijzigingen op de orderintake ongedaan gemaakt
Positief	Order/Nacalculatie	Negatief	Historie	Volledig negatief verkoopbedrag op orderintake
Negatief	Order/Nacalculatie	Negatief	Historie	-
Alle opties	Historie	Alle opties	Offerte	Alle wijzigingen bij statustype 'historie' op de offerte-intake ongedaan gemaakt
Alle opties	Historie	Alle opties	Order/Nacalculatie	Alle wijzigingen bij statustype 'historie' op de orderintake ongedaan gemaakt

Voorbeeld

De volgende verkoopstatussen zijn vastgelegd:

Verkoopstatus	Statustype	Invloed op intake-overzicht
00 Kans	Offerte	Geen
05 Offerte-aanvraag	Offerte	Positief
10 Offertecalculatie	Offerte	Positief
15 Offerte verstuurd	Offerte	Positief
31 Order	Order	Positief
85 Order geannuleerd	Order	Negatief

De verkoper signaleert een kans om voor € 100 te verkopen. Vervolgens vraagt de klant een offerte aan. Het verkoopbedrag van € 100 wil de verkoper graag terugzien in de offerte-intake. Tijdens het beoordelen van de offerte geeft de klant aan meer te willen bestellen en wordt het offertebedrag met € 100 opgehoogd. Uiteindelijk wordt de offerte een order.

Verkoopstatusverloop zonder annulering

Het statusverloop van verkoopregel 010 is als volgt:

Verkoopstatus	Verkoopbedrag	Invloed op intake-overzicht
10 Kans	€ 100	Geen
20 Offerte-aanvraag	€ 100	Positief
25 Offerte beoordelen	€ 200	Positief
30 Offerte verstuurd	€ 200	Positief
40 Order	€ 200	Positief

In het overzicht van de offerte-intake wordt een regel aangemaakt vanwege de overgang van kans naar offerte-aanvraag die in het intake-overzicht getoond moet worden (van status 10 naar status 20) en een regel vanwege de ophoging van de verkoopwaarde met € 100 tijdens de offertebeoordeling (van status 20 naar 25).

Offerte-intake:

Verkoopregel	Bedrag offerte-intake	Periode (maand)
010	€ 100	Oktober
010	€ 100	November

Als de verkoper van de offerte een order maakt, wordt het volledige verkoopbedrag van € 200 in het orderintake-overzicht weergegeven (van status 30 naar 40).

Orderintake:

Verkoopregel	Bedrag offerte-intake	Periode (maand)
010	€ 200	December

Verkoopstatusverloop

Als de klant in het nieuwe jaar de order alsnog annuleert, wordt de afname van de verkoopwaarde in het orderintake-overzicht weergegeven. Het overzicht van de offerte-intake blijft hetzelfde.

Het statusverloop van verkoopregel 010 in het orderstadium:

Verkoopstatus	Verkoopbedrag	Invloed op intake-overzicht?
40 Order	€ 200	Positief
80 Order geannuleerd	€ 200	Negatief

In het overzicht van de orderintake stond al een regel vanwege de omzetting van de offerte in een order en er wordt een regel toegevoegd met een negatief intakebedrag omdat de order is geannuleerd (van status 40 naar 80).

Orderintake:

Verkoopregel	Bedrag orderintake	Periode (maand)
010	€ 200	December
010	€ -200	Januari

Verkoopstatus	Omschrijving
00	Kans
05	Offerte-aanvraag
10	Offertecalculatie
15	Offerte verstuurd
20	Offerte vervallen versie
31	Order
32	Voorraadlevering
33	Interne productie
40	Orderbevestiging
45	Tekenkamer
50	Werkvoorbereiding
60	Inkoop
70	Productie
75	Expeditie
80	Facturering
85	Order geannuleerd
90	Nacalculatie
95	Naar historie
99	Verwijderen