Ontvangt u het bericht automatisch via een webinterface, dan hoeft u niets te doen. Het bericht verschijnt vanzelf als order in uw systeem, mits aan de voorwaarden en controles is voldaan.
Heeft u een notificatie ontvangen dat er een bericht voor u klaarstaat op de webinterface van de externe partij, dan haalt u het bericht op via diens webinterface (meestal middels een link in de notificatie).
Stappen
U volgt onderstaande stappen als u van de externe partij een e-mail heeft gekregen waarin het elektronische bericht is bijgevoegd.
Open de ontvangen e-mail met het elektronische bericht en sla het bijgevoegde XML-bericht op in een map.
Bij het importeren van een inkoopfactuur controleert Isah of de inkoopfactuur al bestaat. Om dit te bepalen kijkt Isah of de combinatie van het factuurnummer van de leverancier en de identificatie van de leverancier al voorkomt. Komt de combinatie al voor, dan meldt Isah dat en wordt het importeren van de inkoopfactuur afgebroken.
Als in het factuurbericht een identificatie staat voor de leverancier, maar Isah deze code bij geen enkele leverancier in Isah terugvindt, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Als in het factuurbericht een identificatie staat voor de leverancier en Isah deze code bij meerdere leveranciers in Isah terugvindt, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Uw eigen bedrijf is geregistreerd als klant 99999. De debiteur van deze 'klant' kan deze zelfde klant 99999 zijn, maar ook een ander bedrijf, bijvoorbeeld als uw bedrijf onderdeel is van een holding. Isah controleert of de identificatie van het bedrijf dat als debiteur staat vermeld bij klant 99999 hetzelfde is als de identificatie van de 'Buyer' in het factuurbericht. Is dat niet het geval, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Als in Isah bij de leverancier een crediteur is opgegeven die niet hetzelfde is als de leverancier, dan dient er in het bericht een 'Payee' te staan. Ontbreken deze crediteurgegevens in het bericht, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Als in Isah bij de leverancier een crediteur is opgegeven, dan dient het bedrijf dat als crediteur is opgegeven een identificatie te hebben. Ontbreekt deze identificatie, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Als in het factuurbericht een crediteur (Payee) is opgegeven en bij de leveranciergegevens in Isah een afwijkende crediteur staat, dan dienen de identificaties van deze twee partijen overeen te komen. Is dat niet het geval, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Het factuurtype (InvoiceTypeCode) op het bericht moet staan op '380'. Is het factuurtype geen '380', dan stopt Isah het importeren en meldt het probleem.
Als er in het bericht geen gegevens staan waarmee Isah de bijbehorende inkooporder kan identificeren, dan stopt Isah de import en verschijnt een melding. Het gaat om de gegevens die in het bericht staan onder het kopje OrderReference; hier moet zich minstens één ID (inkoopordernummer) of SalesOrderID (orderreferentie van de leverancier) bevinden.
Als een inkoopordernummer (Purchase order reference>OrderReference>ID) gevuld is, kijkt Isah in het bericht naar de identificatie van de leverancier. Vervolgens zoekt Isah of de combinatie 'Inkoopordernummer + identificatie leverancier' in Isah voorkomt. Is dat niet het geval, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Als het inkoopordernummer (Purchase order reference>OrderReference>ID) in het bericht leeg is, maar de verkooporderreferentie (Sales order reference>OrderReference>SalesOrderID) wel gevuld is, dan vergelijkt Isah deze referentie met het veld Orderreferentie (PurchaseDocument.VendRequisitionRef) in Isah. Isah zoekt er hierna de identificatie van de leverancier bij en kijkt of de combinatie 'Orderreferentie + identificatie leverancier' in Isah voorkomt. Is dat niet het geval, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding. Isah stopt het importeren ook als er meer dan een inkooporder aan de gegevens voldoet.
Als zowel het inkoopordernummer als de verkooporderreferentie zijn gevuld, dan vergelijkt Isah het inkoopordernummer met het inkoopordernummer in Isah (PurchaseDocument.PurOrdNr) en de verkooporderreferentie met de orderreferentie in Isah (PurchaseDocument.VendRequisitionRef). Komt het inkoopordernummer overeen, maar de orderreferentie niet, dan logt Isah een waarschuwing, maar gaat het importeren wel door.
Als Isah de inkoopfactuur heeft kunnen koppelen aan een inkooporder, dan controleert Isah vervolgens in het veld Soort (PurchaseDocument.PurRequisitionType) of het een inkooporder betreft waarin artikelen zijn verkocht. Gaat het om gereedschappen of externe bewerkingen, dan stopt het importeren en laat Isah een melding zien.
Als er in het bericht voor de betalingsconditie alleen een Note is opgenomen (PaymentTerms/Note), dan keurt Isah de betalingsconditie goed.
Als het gaat om een betalingskorting of een kredietbeperking, dan zijn er naast de Note nog meer gegevens opgenomen, bijvoorbeeld een kortingspercentage. Is dat het geval, dan moeten deze gegevens overeenkomen met de gegevens bij de betalingsconditie in Isah (via het veld PurchaseDocument.PaymTermCode te vinden in de tabel PaymentTerm). Is dat niet het geval, dan stopt Isah het importeren en verschijnt er een foutmelding.
Staat er een betalingsconditie met betalingskorting of kredietbeperking in het bericht, maar niet op de inkooporder, dan volgt een foutmelding en stopt Isah de import. Staat er alleen een betalingsconditie op de inkooporder, dan wordt deze gebruikt en gaat de import door.
Als u een inkoopfactuur inleest, moet Isah ook BTW-gegevens plaatsen. Hiervoor doorzoekt Isah het elektronische bericht.
Onder de sectie TaxTotal/TaxSubtotal in het bericht zoekt Isah naar een BTW-code (Tax category/ID) en een BTW-percentage (TaxCategory/Percent). Deze moeten allebei aanwezig en geldig zijn. Is dat niet het geval, dan krijgt u daarvan een foutmelding.
Wijst de BTW-code op een intracommunautaire service, dan controleert Isah of het daarbij gaat om BTW-verlegd.
Isah controleert of de code en het percentage logisch zijn:
Als het gaat om een binnenlandse aankoop, maar het percentage lager is dan 0, dan verschijnt een foutmelding
Als het gaat om een intracommunautaire aankoop, maar het percentage niet gelijk is aan 0, dan verschijnt een foutmelding
Als het gaat om import, maar het percentage niet gelijk is aan 0, dan verschijnt een foutmelding.
Isah logt een fout en stopt met importeren als er geen gegevens bekend zijn over de artikelregels. Hiervoor zijn de volgende items van belang:
In Isah:
de inkooporderregel (PurDocPartLine.PDPartLineNr)
het artikel dat op die inkooporderregel staat (PurDocPartLine.PartCode)
In het bericht:
de 'Referenced purchase order line reference', die u in het bericht vindt onder InvoiceLine>OrderLineReference>Line ID; dit is feitelijk de inkooporderregel
de 'Item buyer's identifier', die u in het bericht vindt onder InvoiceLine>Item>BuyersItemIdentification>ID; dit is de identificering van het artikel op de inkooporderregel.
Het importeren stopt en er verschijnt een foutmelding als:
in het bericht geen inkooporderregel of artikel is ingevuld
in het bericht wel een inkooporderregel is gevuld, maar deze regel niet bestaat op de inkooporder in Isah
in het bericht geen inkooporderregel is gevuld en wel een artikel, maar dit artikel niet overeenkomt met een van de artikelen op de inkooporder in Isah
in het bericht wel een inkooporderregel en een artikel is gevuld, maar het artikel niet overeenkomt met het artikel op de inkooporder in Isah.
De eenheid in het bericht (onder InvoiceLine>InvoicedQuantity>UnitCode) moet overeenkomen met de eenheid die in Isah op de bijbehorende inkooporderregel staat. De eenheid op de inkooporderregel is afhankelijk van de inkoopeenheid (PurDocPartLine.UnitType); deze kan staan op 'Voorraadeenheid' of 'Inkoopeenheid'. Afhankelijk van deze instelling kijkt Isah bij het artikel naar de Part.Unit of Part.PurUnit, en deze moet dus hetzelfde zijn als de eenheid in het bericht.
Let op: Als de eenheid niet klopt, gaat de import wel gewoon door. De knop Controleren verschijnt na de import, en Isah zet een waarschuwing in het scherm Elektronische berichten.
Bij het inlezen van een orderbericht controleert Isah of het voldoet aan de SCSN-standaard. Zo moeten alle velden die volgens de standaard verplicht zijn, ook zijn gevuld. Voorbeelden hiervan zijn dat er een kopende partij en een verkopende partij aanwezig moeten zijn, dat er minimaal een orderregel moet zijn opgenomen en dat de deelnemende bedrijven een identificatie hebben.
Eventuele problemen ziet u in het scherm Elektronische berichten terug. Zodra deze zijn opgelost, kunt u het bericht alsnog importeren.
Resultaat
De inkoopfactuur is in uw systeem opgenomen met de gegevens uit het bericht.
De inkoopfactuur mag nog niet bestaan