Normalerweise stehen die Summen am Ende einer Spalte oder hinter einer Reihe. In einigen Fällen sollten aber die Summen vorn stehen, beispielsweise weil Sie eher an den Summen interessiert sind als an den Details, oder weil nicht alle Daten in ein Fenster passen. Die Stelle, wo die Summen angezeigt werden sollen, können Sie mit dem Menü Einstellungen, Stelle Summen, Spalte oder Reihe. Aktivieren Sie Entfernt , wenn die Summen am Ende stehen sollen oder Nahe , wenn die Summen vorn stehen sollen.

Sie können Summen ausblenden, beispielsweise wenn Sie mehr an den Details als an den Summen interessiert sind. Ob Summen angezeigt werden sollen, geben Sie im Menü Einstellungen, Sichtbarkeit Summen an. Achten Sie bitte darauf, dass nur die Summen aktiviert sind, die im Fenster angezeigt werden sollen.

Unterteilte Daten können im Fenster ein- oder ausgeklappt angezeigt werden. Die Artikelgruppe DIV kann zum Beispiel in unterschiedliche Artikel unterteilt sein. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Reihen- oder Spaltenfelder klicken, können Sie ein- oder ausklappen wählen. Sie können das ggf. für Reihen und Spalten gleichzeitig durchführen.

Die Pivot-Tabellen bieten die Möglichkeit, minimale und maximale Werte auffallend zu markieren, so dass Sie sie mit einem Blick erkennen können. Die maximalen Werte werden blau und die minimalen Werte werden rot angezeigt. Sie können aus der Anzeige eines minimalen oder eines maximalen Wertes innerhalb einer Reihe oder Spalte oder von allen Reihen und Spalten wählen. Die Auswahl legen Sie in der Pivot-Tabelle auf der Registerkarte Ansicht, Feld Maximum und Minimum markieren fest.

Sie können die Spalten oder Reihen sortieren, beispielsweise Artikelgruppen nach Reihenfolge des Umsatzbetrags. Durch die Sortierfunktion können Sie schneller Schlussfolgerungen aus einer Pivot-Tabelle ziehen, da sortierte Werte leichter zu interpretieren sind. Fragen wie: Welcher Monat war der beste? Wer ist der beste Verkäufer in einer bestimmten Periode? Welche Artikel werden am meisten verkauft?, können auf diese Weise einfach beantwortet werden. In nachstehender Abbildung ist mit einem Blick zu erkennen, dass die Artikelgruppe DIV den größten Umsatz realisiert hat. Sie sortieren wie folgt:

1. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf die Registerkarte Ansicht und danach auf Sortieren nach.
2. Wählen Sie im Feld „Sortieren nach“ die Daten aus, die in einer bestimmten Reihenfolge angezeigt werden sollen.
3. Geben Sie in das Feld „Nach“ ein, nach welcher Sortierreihenfolge sortiert werden soll.
4. Sie können die Sortierreihenfolge von aufsteigend in absteigend ändern oder umgekehrt., indem Sie auf oder klicken.

Sie können im Fenster die höchsten Werte anzeigen, so dass Sie zum Beispiel sehen, welche 5 Artikel am meisten in einem bestimmten Zeitraum verkauft wurden. Sie gehen dabei folgendermaßen vor:

1. Sortieren Sie die Daten (siehe unter In Pivot-Tabellen sortieren).

   Sie können die Spalten oder Reihen sortieren, beispielsweise Artikelgruppen nach Reihenfolge des Umsatzbetrags. Durch die Sortierfunktion können Sie schneller Schlussfolgerungen aus einer Pivot-Tabelle ziehen, da sortierte Werte leichter zu interpretieren sind. Fragen wie: Welcher Monat war der beste? Wer ist der beste Verkäufer in einer bestimmten Periode? Welche Artikel werden am meisten verkauft?, können auf diese Weise einfach beantwortet werden. In nachstehender Abbildung ist mit einem Blick zu erkennen, dass die Artikelgruppe DIV den größten Umsatz realisiert hat. Sie sortieren wie folgt:

   1. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf die Registerkarte Ansicht und danach auf Sortieren nach.
   2. Wählen Sie im Feld „Sortieren nach“ die Daten aus, die in einer bestimmten Reihenfolge angezeigt werden sollen.
   3. Geben Sie in das Feld „Nach“ ein, nach welcher Sortierreihenfolge sortiert werden soll.
   4. Sie können die Sortierreihenfolge von aufsteigend in absteigend ändern oder umgekehrt., indem Sie auf oder klicken.

   

2. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf die Registerkarte Ansicht und danach auf Höchste Werte.
3. Wählen Sie im Feld Sortieren die Daten, deren höchste Werte angezeigt werden sollen.
4. Geben Sie im Feld Top anzeigen ein, wie viele höchste Werte angezeigt werden sollen. Für die ersten 5 Spitzenreiter geben Sie „5“ ein.
5. Aktivieren Sie das Feld Sonstige Werte anzeigen, wenn Sie die Werte, die nicht zu den höchsten Werten zählen, die also nicht unter die Top-5 fallen, auch gruppiert anzeigen möchten.

Das Layout von Zahlen in der Pivot-Tabelle können Sie für eine bessere Lesbarkeit der Daten ändern. Auf diese Weise können Sie die Daten leichter interpretieren. Sie können die Art des Layouts auswählen oder einen Layout von Hand erstellen. Eine Kombination ist auch möglich.

1. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf die Registerkarte Ansicht und danach auf Layout.
2. Geben Sie im Feld Feld ein, welche Änderung durchgeführt werden soll.
3. Wählen oder definieren Sie den gewünschten Layout (siehe nachstehende Tabelle).
4. Hier finden Sie die Bedeutung der vorgeschlagenen Layouts:

Layout	Bedeutung
#,###,##	Trennzeichen für Tausender, z. B. 1.500.
0 / 0.0 / 0.00	Damit wird angegeben, wie viel Zahlen nach dem Komma stehen dürfen: 0 = keine Zahlen, z. B. „53“; 0.0 = eine Zahl, z. B. „53,1“; 0.00 = zwei Zahlen, z. B. „53,13“.
€ / $	Damit wird angegeben, welche Währungszeichen verwendet werden sollen. Sie können die Position des Währungszeichens festlegen, z. B. € 0 für € 97 oder 0 € für 97 €.
Eigenes Layout	Neben den oben aufgeführten Elementen können Sie eigene Elemente verwenden, z. B. #,###,##0 Kilo für 5,764 Kilo.

Um in der Pivot-Tabelle Felder besser zu erkennen, können Sie die Feldbezeichnungen ändern. Die Benennung der Felder kann sich auch als praktisch erweisen, wenn die Pivot-Tabelle auf der Grundlage von Berichtdaten zusammengestellt wird. Dann kann es nämlich vorkommen, dass Spaltennamen in Englisch angezeigt werden. Die Benennung führen Sie wie folgt aus:

1. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf die Registerkarte Ansicht und danach auf Benennung.
2. Geben Sie im Feld Feld an, welche Bezeichnung Sie ändern möchten.
3. Geben Sie im Feld Geben Sie einen angepassten Titel ein die gewünschte Bezeichnung ein.