Mit dem Filterfenster filtern

Manchmal ist es übersichtlicher, um nur eine Auswahl von Daten im Fenster anzuzeigen. Im Filterfenster geben Sie die Bedingungen für die Datenauswahl auf der Registerkarte Liste ein, beispielsweise dass nur die Kunden aus Berlin oder Frankfurt im Fenster angezeigt werden sollen. Die Formatierungsdefinitionen, mit denen festgelegt wird, welche Zellen oder Reihen markiert werden sollen, werden pro Voreinstellung und pro Benutzer gespeichert.

Sie können die Filter definieren und zur späteren Verwendung speichern.

Um einen Filter in einer Liste nach Wunsch zu verwenden, können Sie:

• einen vorhandenen Filter auswählen. Klicken Sie auf neben dem Piktogramm für Filter . Aktivieren Sie den gewünschten Filter.
• einen Filter für einmalige Verwendung erstellen. Soll einmalig eine Auswahl von Daten in einer Liste angezeigt werden, dann klicken Sie auf und wählen Sie den Filter „Standard“, aus, der immer vorhanden ist. Legen Sie unter dem Kopfbereich Bedingungen fest, welche Bedingungen die Auswahl erfüllen sollen. Solange das Fenster geöffnet ist, ist auch der Filter aktiv. Der Filter wird nicht für eine spätere Verwendung gespeichert.
• einen Filter für mehrmalige Verwendung erstellen. Soll ein Filter auch künftig verwendet werden, dann klicken Sie auf und danach auf um einen neuen Filter zu erstellen. Benennen Sie den Filter. Legen Sie unter dem Kopfbereich Bedingungen fest, welche Bedingungen die Datenauswahl erfüllen sollen. Sie können mehrere Filter erstellen. Die Reihenfolge der Filter kann geändert werden mithilfe der Piktogramme und .

Mögliche Aktionen

Filter können Sie:

• erstellen mit . Sie müssen dann aber noch die Bedingungen angeben.
• ändern mit . Damit ändern Sie den Namen des Filters. Soll der Name des Filters „Standard“ geändert werden, dann werden die Bedingungen in den neuen Filter mit der angegebenen Benennung kopiert. In dem Fall ist es nämlich nicht mehr möglich, „Standard“ umzubenennen.
• kopieren mit . Damit kopieren Sie die Bedingungen in einen neuen Filter. Sie müssen den neuen Filter benennen.
• löschen mit .
• speichern als Formatierungsdefinition (bedingte Formatierung) mit . Positionen, die die angegebenen Bedingungen erfüllen, werden dann nicht als einzige angezeigt, sondern auf der Registerkarte Liste markiert.
• auf einen anderen Benutzer übertragen. Mit der Verarbeitung Benutzereinstellungen kopieren können Sie einstellen, dass auch ein anderer Mitarbeiter diesen Filter anwenden kann.

Tipp: Öffnen Sie das Menü Ansicht und wählen Sie Filterfeld anzeigen, um den Filter in der Statusleiste anzuzeigen.

Beispiel

Bedingungen einstellen

So geben Sie die Bedingungen für die Datenauswahl an:

1. Klicken Sie auf Filter und wählen Sie Bedingung hinzufügen.
2. Wählen Sie anschließend das Feld aus, für das die Bedingung gelten soll und geben Sie die Bedingung ein, beispielsweise „Ort equals Berlin“.
3. Wenn noch eine Bedingung hinzugefügt werden soll, klicken Sie auf Bitte hier klicken, um Bedingungen hinzuzufügen.

   Wenn die Daten alle Bedingungen erfüllen müssen, wählen Sie AND. Sollen die Daten mindestens eine Bedingung erfüllen, dann wählen Sie OR, beispielsweise, wenn Sie Kunden aus Berlin oder München suchen: „Ort equals Berlin“ OR „Ort equals München“.

4. Sollen Pflicht- und optionale Bedingungen kombiniert werden, dann klicken Sie auf Filter und wählen Sie Gruppe hinzufügen. Beispielsweise wenn Sie Kunden aus Berlin oder München mit dem Verkäufer Müller suchen: „Ort equals Berlin“ OR „Ort equals München“ AND „Verkäufer equals 0026“ (dabei ist 0026 der Mitarbeitercode des Verkäufers Müller).