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In einigen Fällen ist es übersichtlicher, wichtige Daten auf der Registerkarte Liste durch ein auffälliges Layout hervorzuheben. Wenn Sie Positionen oder Zellen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, markieren möchten, verwenden Sie dafür die Funktion Bedingte Formatierung. Sie können beispielsweise bei allen Kunden aus München die Positionen rot markieren, damit diese Kunden auffallen.
Die Formatierungsdefinitionen, mit denen festgelegt wird, welche Zellen oder Reihen markiert werden sollen, werden pro Voreinstellung und pro Benutzer gespeichert.
Sie können bereits ein verwendetes Layout verwenden oder ein neues hinzufügen.
Um Positionen in einer Liste nach Wunsch zu markieren. können Sie:
neben dem Piktogramm für die bedingte Formatierung 
. Aktivieren Sie die gewünschte Formatierungsdefinition. . Aktivieren Sie die gewünschten Formatierungsdefinitionen. Wenn unterschiedliche Formatierungsdefinitionen für eine Zelle oder Reihe relevant sind, wird die unterste der Formatierungsdefinitionen angezeigt. Die Reihenfolge der Formatierungsdefinitionen kann mithilfe der Piktogramme 
und 
geändert werden. und wählen die Formatierungsdefinition „Standard“ aus, die immer vorhanden ist. Legen Sie unter dem Kopfbereich Bedingungen fest, welche Bedingungen die markierten Zellen oder Reihen erfüllen sollen. Geben Sie in den anderen Feldern die Art der Markierung an. Solange das Fenster geöffnet ist, ist auch die Markierung aktiv. Die Formatierungsdefinition wird nicht für eine spätere Verwendung gespeichert. und danach auf 
, um eine neue Formatierungsdefinition zu erstellen. Vergeben Sie für die Formatierungsdefinition einen Namen. Legen Sie unter dem Kopfbereich Bedingungen fest, welche Bedingungen die markierten Zellen oder Reihen erfüllen sollen. Geben Sie in den anderen Feldern die Art der Markierung an. Sie können mehrere Formatierungsdefinitionen erstellen. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie eine oder mehrere Formatierungsdefinitionen auf eine Liste anwenden (siehe oben).Mögliche Aktionen
Formatierungsdefinitionen können Sie:
. Sie müssen dann aber noch die Bedingungen und die Formatierung angeben. 
. Damit ändern Sie den Namen des Formats. Soll der Name der Formatierungsdefinition „Standard“ geändert werden, dann werden die Bedingungen und die Formatierung mit dem von Ihnen angegebenen Namen in die neue Formatierungsdefinition kopiert. In dem Fall ist es nämlich nicht mehr möglich, „Standard“ umzubenennen. 
. Hiermit kopieren Sie die Bedingungen und die Formatierung in eine neue Formatierungsdefinition. Sie müssen die neue Formatierungsdefinition mit einem Namen versehen. 
. 
. Positionen, die die angegebenen Bedingungen erfüllen, werden dann nicht markiert, sondern als einzige im Fenster angezeigt. Positionen, die die Bedingungen nicht erfüllen, werden weggelassen.Es ist möglich, Formatierungsdefinitionen von einem auf den anderen Benutzer zu übertragen. Ein anderer Mitarbeiter kann die Formatierungsdefinitionen verwenden, wenn Sie die Verarbeitung Benutzereinstellungen kopieren ausführen.
Felder
Beispiele