|
|
|
|
|
Mit Dokumentenverwaltung verknüpfen Sie Dokumente wie Zeichnungen mit Kunden, Lieferanten, Kundenaufträgen, Plan- und Fertigungsaufträgen usw., so dass Sie an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Die Dokumentenverwaltung kann auf verschiedene Weise erfolgen:
Schnelle Dokumentenregistrierung
Wenn Sie mit schneller Dokumentenregistrierung arbeiten, wird das Dokument automatisch registriert, wenn Sie das Dokument verknüpfen. Sie registrieren, ändern und löschen die Dokumente in den Fenstern, in denen Sie die Dokumente mit einem Datensatz verknüpfen, wie z. B. mit einem Kunde. Für die schnelle Dokumentenregistrierung muss Automatische Dokumentenregistrierung bei Eingabe Dokumentenverknüpfung aktiviert sein. Wenn das Dokument mit nur einem Datensatz verknüpft werden soll, können Sie am besten gleichzeitig Dokumente verknüpfen und registrieren. Wenn Sie nämlich mehrere Verknüpfungen realisieren, ist die Verwaltung arbeitsintensiver. Sie müssen dann nämlich immer die Dokumentendaten eintragen. Wenn Sie diese ändern, beispielsweise weil sich der Speicherort des Dokuments geändert hat, müssen Sie die Verknüpfung anpassen. Soll dasselbe Dokument mit mehreren Datensätzen verknüpft werden, dann empfiehlt sich eine zentrale Verwaltung von Dokumenten.
Dokumentenverknüpfungen mit Datensätzen löschen Sie mit der Schaltfläche Dokumente in den Fenstern, in denen Verknüpfungen erstellt wurden. Dies gilt auch für das Löschen der Dokumentenregistrierungen. Beim Löschen der letzten Verknüpfung eines Dokuments ist es möglich, die Registrierung automatisch löschen zu lassen. Dazu aktivieren Sie die Einstellung Dokumentenregistrierung löschen beim Löschen der letzten Dokumentenverknüpfung.
Zentrale Verwaltung von Dokumenten
Wenn Sie mit zentraler Verwaltung von Dokumenten arbeiten, registrieren Sie ein Dokument einmalig im Fenster Dokumente und verknüpfen das Dokument danach auf einfache Weise mit allen Datensätzen, zu dem das Dokument gehört. So können Sie beispielsweise ein Angebot sowohl mit dem Kunden, für den das Angebot bestimmt ist, als mit dem Angebot im Fenster Angebote verknüpfen. Für die zentrale Verwaltung von Dokumenten muss Automatische Dokumentenregistrierung bei Eingabe Dokumentenverknüpfung deaktiviert sein.
Zentrale Verwaltung erweist sich als besonders praktisch, wenn mehrere Verknüpfungen vorgenommen werden sollen, da die Registrierung nur einmal erfolgt und die Verwaltung auch nur an einer Stelle stattfindet.
Registrieren und Verknüpfen sind voneinander getrennte Verfahrensweisen, für die Benutzer unterschiedliche Rechte haben können. Benutzer mit Verknüpfungsrechten haben beispielsweise nicht immer die Befugnis, um Dokumentendaten zu ändern oder Dokumente zu löschen.
Das Löschen von Dokumenten erfolgt in verschiedenen Schritten. Dokumentenverknüpfungen mit Datensätzen löschen Sie mit der Schaltfläche Dokumente in den Fenstern, in denen Verknüpfungen erstellt wurden. Die Dokumente löschen Sie im Fenster Dokumente.
Beim Löschen der letzten Verknüpfung eines Dokuments ist es möglich, die Registrierung automatisch löschen zu lassen. Dazu aktivieren Sie die Einstellung Dokumentenregistrierung löschen beim Löschen der letzten Dokumentenverknüpfung. Wenn einige Benutzer zwar Rechte haben, um Dokumente zu verknüpfen, aber nicht, um Dokumente zu verwalten, empfiehlt es sich, das Feld Dokumentenregistrierung löschen beim Löschen der letzten Dokumentenverknüpfung nicht auszufüllen.
Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem
Wenn Sie ein mit Isah verknüpftes Dokumentenmanagementsystem anwenden, führen Sie die Dokumentenverwaltung in diesem Paket aus. Im Dokumentenmanagementsystem ändern oder löschen Sie also Dokumentendaten. In Isah verknüpfen Sie die Dokumente und führen Sie mit Scripts im Menü Bearbeiten Verarbeitungen aus, wie das Öffnen des Dokuments in Isah.
Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem verwenden, müssen Sie die Einstellung Dokumentenmanagementsystem vorhanden aktivieren. Sie können in diesem Fall im Fenster Dokumente keine Dokumente mehr hinzufügen, ändern oder löschen.
Das Löschen von Dokumenten erfolgt in verschiedenen Schritten. Dokumentenverknüpfungen mit Datensätzen löschen Sie mit der Schaltfläche Dokumente in den Fenstern, in denen Verknüpfungen erstellt wurden. Die Dokumente löschen Sie im Fenster Dokumentenmanagementsystem.
Anmerkung: Scripts können Sie für alle Arten von Dokumentenverwaltung verwenden. Sie können beispielsweise einstellen, dass Sie bestimmte Dokumente nur mit einem Viewer lesen dürfen. Sie erteilen den Benutzern dann keine Rechte für die Verarbeitung Dokument öffnen und verwenden Sie ein Script, um einen Viewer aufzurufen. Das Script wählen Sie im Feld Aktion.