Mit Dokumentenverwaltung verknüpfen Sie Dokumente wie Zeichnungen mit Kunden, Lieferanten, Kundenaufträgen, Plan- und Fertigungsaufträgen usw., so dass Sie an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Es stehen unterschiedliche Methoden der Dokumentenverwaltung zur Auswahl, aber bei all diesen Methoden verknüpfen Sie die Dokumente mithilfe der Schaltfläche Dokumente, die Ihnen in einer großen Anzahl von Fenstern zur Verfügung steht. Unter den Einstellungen legen Sie die Methode der Dokumentenverwaltung fest.
Schnelle Dokumentenregistrierung
Wenn Sie mit schneller Dokumentenregistrierung arbeiten, verwalten Sie die Dokumente mithilfe der Schaltfläche Dokumente. Dafür muss die Einstellung Automatische Dokumentenregistrierung bei Eingabe Dokumentenverknüpfung aktiviert sind. Wenn Sie mit schneller Dokumentenregistrierung arbeiten, wird das Dokument automatisch registriert, wenn Sie das Dokument verknüpfen.
Die Dokumente pflegen und verwalten Sie in demselben Fenster, in dem Sie auch die Verknüpfung und die Registrierung durchführen. Wenn Sie beispielsweise ein Angebot mit einem Kunden verknüpft haben, ändern oder löschen Sie das Dokument und die Verknüpfung im Modul Kunden, Fenster Kunden, Schaltfläche Dokumente.
Letzte Verknüpfung und Registrierung gleichzeitig löschen
Beim Löschen der letzten Verknüpfung eines Dokuments ist es möglich, die Registrierung automatisch löschen zu lassen. Dazu aktivieren Sie die Einstellung Dokumentenregistrierung löschen beim Löschen der letzten Dokumentenverknüpfung.
Registerkarte Allgemein
Registerkarte Fortsetzung
Registerkarte Kommunikation
Wenn Sie in einer Reihe von Einkaufs- und Verkaufsfenstern mithilfe der Schaltfläche Dokumente das Fenster Dokumente öffnen, wird die Registerkarte Kommunikation angezeigt, falls Sie die Funktion Übertragung externer Dokumente verwenden.
Sie können angeben, dass mit einem oder mehreren Berichten immer Dokumente mitgesendet werden sollen. Wenn beim Dokument ein Dokumententyp eingetragen wurde, werden die Einstellungen für das Versenden als Anlage automatisch vom Dokumententyp übernommen. Gegebenenfalls können Sie die eingetragenen Einstellungen unter der Dokumentenverknüpfung noch ändern. Versendete Anlagen finden Sie im Fenster Versendete Dokumente.
Beispiel
Eine Zeichnung ist mit einem Angebot verknüpft. Bei der Dokumentenverknüpfung wurde angegeben, dass die Zeichnung immer mit dem Bericht Angebot mitgesendet werden soll. Beim Versenden des Angebots wird die Zeichnung automatisch mitgesendet.