Übertragung externer Dokumente

Wenn Sie Dokumente immer auf dieselbe Weise versenden, können Sie das mit der Funktion Übertagung externer Dokumenten automatisieren. Zuvor geben Sie Einstellungen ein, wie beispielsweise die Ansprechpartner, die die Dokumente empfangen sollen, der Ort, wo sie gespeichert und die Begleittexte, die mitgeschickt werden sollen. So können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Kunde nach einer Angebotsanfrage immer automatisch per E-Mail ein Angebot mit Anlagen empfängt und dass diese E-Mail auch an die betreffenden Ansprechpartner des Kunden und an einige Mitarbeiter Ihrer Firma gesendet wird.

Wenn Sie Einstellungen eingegeben haben, können Sie die Dokumente drucken oder versenden. Sie können danach anzeigen, welche Dokumente versendet wurden.

Sie können die Funktion für eine Reihe Dokumente im Verkaufs- und Einkaufsprozess verwenden und für die Abwicklung von Serviceaufträgen im Mobile Field Service.

Beispiel

Kunde Schmidt ist ein deutschsprachiger Kunde, der Angebote immer per E-Mail empfangen will. Für diesen Kunden wird automatisch eine E-Mail mit einem Angebot an den Haupteinkäufer des Kunden gesendet. Der Ansprechpartner für diesen spezifischen Kundenauftrag wird in der Cc-Zeile eingetragen, ebenso der Verkäufer Ihrer eigenen Firma, sodass der Verkäufer darüber informiert ist, wann die E-Mail versendet wurde. Und abschließend wird der Verantwortliche für das Angebot in der Bcc aufgenommen, da der Kunde diesbezüglich nicht informiert zu sein braucht.

Als Absender wird die allgemeine E-Mail-Adresse der Abteilung Verkauf verwendet, sodass die Antworten an einer zentralen Stelle ankommen und weil dann auch immer ein Mitarbeiter anwesend ist, der sich um die Abwicklung der E-Mail kümmern kann.

Für den E-Mail-Text wird eine englischsprachige Version des Standardtextes verwendet. Als Anlage der E-Mail wird ein englischsprachiger maßgeschneiderter Bericht mit einem unternehmensspezifischen Layout gesendet. Wenn mit der Verkaufsposition Zeichnungen verknüpft sind und eingestellt ist, dass sie mitgeschickt werden sollen, werden sie auch als Anlage zur E-Mail hinzugefügt. Zuweilen nimmt ein Verantwortlicher noch manuell ergänzende Dokumente als Anlage auf.

Da eingestellt wurde, dass der Bericht mit dem Angebot verknüpft werden soll, kann später immer geprüft werden, welche Angebote versendet wurden.