Prozess Übertragung externer Dokumente

Mit der Verarbeitung Dokumente versenden werden auf eine schnelle und effiziente Weise Dokumente versendet, wobei Sie zuvor konfigurierte Einstellungen anwenden. Sie haben beispielsweise festgelegt, dass ein Kunde Angebote per E-Mail empfangen soll, wer die E-Mail empfangen soll und welche Anlagen mitgeschickt werden sollen. In dem Fall führen Sie nur die Verarbeitung aus, um die E-Mail mit Angeboten und sonstigen Dokumenten auch tatsächlich zu versenden.

Immer wieder eine E-Mail neu verfassen und Adressierte sowie die Dokumente suchen zu müssen, die mitgesendet werden sollen, ist eine zeitraubende und fehleranfällige Angelegenheit. Wenn Sie die Übertragung von Dokumenten automatisieren, stellen Sie die Standardkommunikationsart jeweils mit einem speziellen Kunden oder Lieferanten ein. Danach führen Sie nur noch die Verarbeitung Dokumente versenden aus, um die E-Mail oder den Druck zu erstellen. Sie können die Verarbeitung in einer Mehrfachauswahl ausführen: Wenn Sie zum Beispiel im Fenster Angebote mehrere Angebote auswählen und danach die Verarbeitung starten, werden auf der Grundlage der festgelegten Versandmethode alle diese Angebote gedruckt oder versendet.

Welche Versanddaten im Fenster Dokumente versenden angezeigt werden, hängt davon ab, von wo aus Sie die Verarbeitung geöffnet haben. Wenn Sie die Verarbeitung beispielsweise von dem Fenster Angebote aus öffnen, werden alle Einstellungen für das Versenden des Angebots für einen Kunden angezeigt: der zu sendende Bericht, ggf. die Statusabwicklung nach dem Versenden der Dokumente, die E-Mail-Daten, wenn E-Mail als Ausgabe angegeben wurde, und anbei die Anlagen. Soll von der eingestellten Standardversandart abgewichen werden, können Sie die eingetragenen Werte noch ändern, bevor Sie die Verarbeitung ausführen.

Wenn der Nachrichtenversand ein oder mehrere Male fehlschlägt, wird nach der Verarbeitung eine entsprechende Meldung ausgegeben. Mit der Schaltfläche Kontrollieren im Meldungsfenster können Sie das Logfenster abrufen, in dem Sie sowohl die versendeten wie auch die nicht versendeten Dokumente anzeigen können.

E-Mail als Entwurf versenden

Sie kontrollieren eine E-Mail, bevor sie versendet wird, indem Sie die E-Mail einschließlich der Anlagen in Ihrem E-Mail-Programm als Entwurf speichern und zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Das ist eine Möglichkeit, wenn neue E-Mail-Einstellungen getestet werden sollen oder wenn vor dem Versenden der E-Mail noch eine Genehmigung eingeholt werden muss. Wenn Sie das Feld Entwurf aktivieren, wird die E-Mail mit Anlagen im Ordner „Entwürfe“ Ihres E-Mail-Programms gespeichert. In Isah wird die E-Mail als versendet markiert und im Fenster Versendete Dokumente angezeigt. Am aktivierten Feld Entwurf ist zu erkennen, dass es sich um einen Entwurf handelt. Sie müssen die E-Mail von Ihrem E-Mail-Programm aus noch an die betreffenden Personen versenden.

Wenn Sie die Verarbeitung für mehrere Positionen gleichzeitig ausführen (Mehrfachauswahl), legen Sie für alle Positionen fest, ob sie als Entwurf gespeichert werden sollen.

E-Mails senden in Stellvertretung eines anderen Postfachs oder einer anderen Person senden

Sie können stellvertretend für eine andere Person Dokumente senden, sofern Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise die Angebote immer im Namen der Verkaufsabteilung versendet, können Sie das mit der Funktion Dokumente versenden ausführen. Beim Senden eines Dokuments geben Sie als Versender die alternative E-Mail-Adresse an. Danach wird die E-Mail über dieses E-Mail-Konto versendet.

Um das Versenden stellvertretend für ein anderes E-Mail-Konto zu ermöglichen, muss das allerdings zunächst in Ihrem E-Mail-Programms konfiguriert werden. In Outlook können Sie beispielsweise lokal eine zusätzliche E-Mail-Adresse erstellen, die Sie als alternative Adresse verwenden. Gesendete E-Mails werden dann im Ordner Gesendete Objekte des zusätzlichen E-Mail-Kontos abgelegt. Auf dem Mailserver können auch noch die entsprechenden Optionen eingerichtet werden. Das erleichtert die Verwaltung und bietet den Vorteil, dass sich mehrere Mitarbeiter eine alternative E-Mail-Adresse teilen können, z. B. das Postfach einer Abteilung. Der Mailserver kontrolliert in diesem Fall beim Senden der E-Mail, ob Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, um E-Mail stellvertretend für einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Abteilung zu senden. Ihre gesendeten E-Mails werden im Ordner „Gesendete Objekte“ Ihres eigenen E-Mail-Kontos abgelegt.

Ort und Name gespeicherter Bericht

Mit der Verarbeitung Dokumente versenden wird von einem Bericht eine PDF-Datei erzeugt, die danach in einem zuvor definierten Ordner gespeichert wird. Der Name des gespeicherten Berichts wird automatisch zusammengesetzt.

Der Hauptordner, in dem die Dokumente gespeichert werden, wurde im Fenster Stammdaten festgelegt. Im Fenster Dokumententypen, können auch Unterordner angegeben sein, beispielsweise zum Speichern von Angeboten der Ordner „Angebote“. In der Ordnerstruktur können Sie unterschiedliche Ebenen anwenden, wenn Sie das Trennzeichen „\“ zwischen den Ordnern einfügen. Wenn Sie beispielsweise unter einem Dokumententyp „Verkauf\Angebote“ eingeben, wird im Hauptordner der Unterordner „Verkauf“ erstellt und unter diesem der Ordner „Angebote“.

Der Dateiname des Berichts gestaltet sich wie folgt:

[Art Bericht]_[Code von Entität]_[Datum und Zeit], beispielsweise für einen Angebotsbericht: Angebot_AN0035_20140521_11-05.

Für „Angebotsart“ wird die Sprache des Benutzers verwendet. In der Basissprache Englisch würde in diesem Beispiel der Dateiname „Offer_OF0035_20140521_11-05“ lauten.

Seitenansicht erstellen

Sie können eine Seitenansicht des Berichts abrufen, bevor Sie die Dokumente tatsächlich versenden. Dadurch können Sie den Bericht vor dem Versenden noch kontrollieren. Die Seitenansicht finden Sie im Menü Berichtswesen.