Versandmethode Dokumente

Prozess Übertragung externer Dokumente

Im Fenster Versandmethode Dokumente legen Sie die Einstellungen für das automatische Übertragen von Dokumenten fest. Das können Berichte sein, aber wenn Sie Supply Chain Integrator verwenden, können das auch elektronische XML-Meldungen sein.

Die zu definierenden Versandmethoden können Sie überall da auswählen, wo Sie die Übertragung externer Dokumente einstellen.

• Standardwerte für Kunden und für Lieferanten: Hier geben Sie pro Dokumentenart die Standardversandmethode an, die normalerweise für Ihre Kunden und Lieferanten gilt.
• Fenster Kunden und Lieferanten: Hier steht für jeden neuen Kunden oder Lieferanten zunächst die Standardversandmethode, die Sie unter den Standardwerten festgelegt haben. Sie können entweder diesen Standardwert verwenden oder davon abweichen.
• Dokumente versenden: Hier legen Sie die tatsächliche Versandmethode der Dokumente fest. Sie können entweder alle zuvor definierten Einstellungen verwenden, sodass Sie Dokumente schnell versenden können, oder aber Sie wählen einfach andere Einstellungen aus.

Versandmethode von Berichten

In der Versandmethode von Berichten legen Sie fest, ob ein Bericht auf dem Postweg oder in einer E-Mail versendet werden soll. Wenn der Bericht per E-Mail versendet werden soll, geben Sie den Absender, den/die Empfänger und den Inhalt der E-Mail an und ob Dokumente mitgeschickt werden sollen.

Immer wieder eine E-Mail neu verfassen und Adressierte sowie die Dokumente suchen zu müssen, die mitgesendet werden sollen, ist eine zeitraubende und fehleranfällige Angelegenheit. Wenn Sie die Übertragung von Dokumenten automatisieren, stellen Sie die Standardkommunikationsart jeweils mit einem speziellen Kunden oder Lieferanten ein. Danach führen Sie nur noch die Verarbeitung Dokumente versenden aus, um die E-Mail oder den Druck zu erstellen. Sie können die Verarbeitung in einer Mehrfachauswahl ausführen: Wenn Sie zum Beispiel im Fenster Angebote mehrere Angebote auswählen und danach die Verarbeitung starten, werden auf der Grundlage der festgelegten Versandmethode alle diese Angebote gedruckt oder versendet.

Versandmethode von elektronischen Meldungen

Wenn mit Supply Chain Integrator elektronische Meldungen versendet werden sollen, legen Sie jeweils für die betreffende Dokumentenart die Versandmethode fest. Das erfolgt auf vergleichbare Weise wie bei den Berichten: Die allgemeinen Einstellungen werden unter den Standardwerten im Modul Allgemeine Einstellungen, und die abweichenden Versandmethoden bei dem betreffenden Kunden oder Lieferanten eingestellt. Sie können angeben, dass die Meldung als Anlage in der E-Mail versendet werden soll (als XML, ggf. zusammen mit einer PDF-Datei), oder Sie wählen die Versandmethode „SCSN“, mit der die Meldungen automatisch über ein spezielles Webinterface für Supply Chain Integrator versendet werden.

Versandmethode unterzeichnete Serviceaufträge

Zum Versenden eines unterzeichneten Serviceauftrags wird eine vereinfachte Version von Versenden von Dokumenten verwendet. Lesen Sie hier, wie Sie die Versandmethode für unterzeichnete Serviceaufträge festlegen können.