Wenn die ausgewählte Ausgabe der Dokumente „E-Mail“ ist, geben Sie auf der Registerkarte E-Mail alle Daten zum Versenden der E-Mail ein. Das ist der Absender, der/die Empfänger, jeweils nach Funktion spezifiziert, und der Inhalt der E-Mail.
Felder
Die E-Mail-Adressen der Empfänger, die Sie ausgewählt oder manuell eingegeben haben, werden im Fenster Dokumente versenden angezeigt, so wie sie in der E-Mail aufgeführt werden: der Hauptempfänger im Feld „An“, die sonstigen Empfänger, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen, in den Feldern Cc oder Bcc.
Überprüfen Sie, welche E-Mail-Adresse pro Empfänger und Entität ausgewählt wird.
E-Mail-Adresse für Verkaufsdokumente
Ansprechpartner Kunde/Lieferant
Suchpfad: E-Mail-Adresse von Ansprechpartner von Kunde oder Debitor > E-Mail-Adresse von Kunde oder Debitor
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Ansprechpartner Kunden oder im Fenster Kunden auf der Registerkarte Allgemein abgerufen, das wie folgt geöffnet wird:
|
Angebot |
Kundenauftrag |
Lieferschein |
VK-Rechnung |
Unterzeichneter Serviceauftrag |
E-Mail-Adresse Ansprechpartner vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Ansprechpartner auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Ansprechpartner auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. Klicken Sie im Feld Ansprechpartner auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. Klicken Sie im Feld Ansprechpartner auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Ansprechpartner auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner nicht vorhanden, E-Mail-Adresse von Kunde vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Ansprechpartner Rechnungsadresse
Suchpfad: E-Mail-Adresse von Ansprechpartner von Rechnungsadresse von Kunde oder Debitor > E-Mail-Adresse von Rechnungsanschrift von Kunde > E-Mail-Adresse von Kunde
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Ansprechpartner Kunden, Fenster Kundenanschriften (aus dem Feld Rechnungsanschrift) oder im Fenster Kunden auf der Registerkarte Allgemein abgerufen, das wie folgt geöffnet wird:
|
Angebot |
Kundenauftrag |
Lieferschein |
VK-Rechnung |
Unterzeichneter Serviceauftrag |
E-Mail-Adresse Ansprechpartner vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. Klicken Sie im Feld Rechnungsanschrift auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. Klicken Sie im Feld Rechnungsanschrift auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner nicht vorhanden, E-Mail-Adresse Lieferadresse vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. Klicken Sie im Feld Rechnungsanschrift auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. Klicken Sie im Feld Rechnungsanschrift auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner und Lieferadresse nicht vorhanden, E-Mail-Adresse Kunde vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträgeim Feld Kunde auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchpfad: E-Mail-Adresse von Ansprechpartner von Lieferadresse von Kunde oder Debitor > E-Mail-Adresse von Lieferadresse von Kunde oder Lieferant > E-Mail-Adresse von Kunde oder Lieferant
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Ansprechpartner Kunden, Fenster Kundenanschriften (aus dem Feld Lieferadresse) oder im Fenster Kunden auf der Registerkarte Allgemein abgerufen, das wie folgt geöffnet wird:
|
Angebot |
Kundenauftrag |
Lieferschein |
VK-Rechnung |
Unterzeichneter Serviceauftrag |
E-Mail-Adresse Ansprechpartner vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. Klicken Sie im Feld Lieferadresse auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. Klicken Sie im Feld Lieferadresse auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner von Lieferadresse nicht vorhanden, E-Mail-Adresse Lieferadresse vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. Klicken Sie im Feld Lieferadresse auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. Klicken Sie im Feld Lieferadresse auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner und Lieferadresse nicht vorhanden, E-Mail-Adresse Kunde vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Kunde auf |
Suchpfad: E-Mail-Adresse von Verkäufer
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Mitarbeiter (aus dem Feld Verkäufer) auf der Registerkarte Allgemein abgerufen, das wie folgt geöffnet wird:
|
Angebot |
Kundenauftrag |
Lieferschein |
VK-Rechnung |
Unterzeichneter Serviceauftrag |
E-Mail-Adresse Verkäufer vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Verkäufer auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Verkäufer auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Kunden vom Lieferschein. Klicken Sie im Feld Verkäufer auf |
Suchen Sie im Fenster Kunden nach dem Debitor von der VK-Rechnung. Klicken Sie im Feld Verkäufer auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Verkäufer auf |
Suchpfad: E-Mail-Adresse des Verantwortlichen
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Mitarbeiter (aus dem Feld Verkäufer) auf der Registerkarte Allgemein abgerufen, das wie folgt geöffnet wird:
|
Angebot |
Kundenauftrag |
Lieferschein |
VK-Rechnung |
Unterzeichneter Serviceauftrag |
E-Mail-Adresse Verantwortlicher vorhanden |
Klicken Sie im Fenster Angebote im Feld Verantwortlicher auf |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Verantwortlicher auf |
- |
- |
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Verantwortlicher auf |
Suchpfad: E-Mail-Adresse von angemeldetem Benutzer (Mitarbeiter)
Die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers wird für alle Dokumentenarten im Fenster Mitarbeiter abgerufen.
E-Mail-Adresse für EK-Dokumente
Ansprechpartner Kunde/Lieferant
Suchpfad: E-Mail-Adresse von Ansprechpartner von Lieferant > E-Mail-Adresse von Lieferant
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Ansprechpartner Lieferanten oder im Fenster Lieferanten auf der Registerkarte Allgemein abgerufen. Das Fenster öffnen Sie wie folgt:
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EK-Anfrage |
Bestellung |
Einkaufserinnerung |
Lieferschein Fremdvergaben |
E-Mail-Adresse Ansprechpartner vorhanden |
Klicken Sie im Fenster EK-Anfragen im Feld Ansprechpartner auf |
Klicken Sie im Fenster Bestellungen im Feld Ansprechpartner auf |
Klicken Sie im Fenster Lieferanten im Feld Ansprechpartner auf
|
Klicken Sie im Fenster Lieferscheine Fremdvergaben im Feld Name auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner nicht vorhanden, E-Mail-Adresse von Lieferant vorhanden |
Klicken Sie im Fenster EK-Anfragen im Feld Lieferant auf |
Klicken Sie im Fenster Bestellungen im Feld Lieferant auf |
Sie sehen das Fenster Lieferanten. |
Klicken Sie im Fenster Lieferscheine Fremdvergaben im Feld Name auf |
Ansprechpartner Rechnungsadresse
Die Einstellung Ansprechpartner Rechnungsadresse trifft nicht auf EK-Dokumente zu.
Suchpfad: E-Mail-Adresse von Ansprechpartner von Kunde oder Lieferant > E-Mail-Adresse von Lieferadresse von Kunde oder Lieferant > E-Mail-Adresse von Kunde oder Lieferant
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Ansprechpartner Lieferanten, Fenster Ansprechpartner Kunden, Fenster Lieferantenanschriften, Fenster Kundenanschriften, Fenster Lieferanten oder Fenster Kunden auf der Registerkarte Allgemein abgerufen. Das Fenster öffnen Sie wie folgt:
|
EK-Anfrage |
Bestellung |
Einkaufserinnerung |
Lieferschein Fremdvergaben |
E-Mail-Adresse Ansprechpartner vorhanden |
Klicken Sie im Fenster EK-Anfragen im Feld Lieferant auf |
Klicken Sie im Fenster Bestellungen im Feld Lieferadresse auf . |
Suchen Sie den Lieferanten 99999 (Ihres eigenen Unternehmens) im Fenster Lieferanten und klicken Sie im Feld Lieferadresse auf .
|
Klicken Sie im Fenster Lieferscheine Fremdvergaben im Feld Name auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner von Lieferadresse nicht vorhanden, E-Mail-Adresse Lieferadresse vorhanden |
Klicken Sie im Fenster EK-Anfragen im Feld Lieferant auf |
Klicken Sie im Fenster Bestellungen im Feld Lieferadresse auf . |
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Klicken Sie im Fenster Lieferscheine Fremdvergaben im Feld Name auf |
(E-Mail-Adresse) Ansprechpartner und Lieferadresse nicht vorhanden, E-Mail-Adresse Kunde vorhanden |
Klicken Sie im Fenster EK-Anfragen im Feld Kunde auf |
Klicken Sie im Fenster Bestellungen im Feld Kunde auf |
Suchen Sie den Lieferanten 99999 (Ihres eigenen Unternehmens) im Fenster Lieferanten. |
Klicken Sie im Fenster Lieferscheine Fremdvergaben im Feld Name auf |
Suchpfad: E-Mail-Adresse des Einkäufers
Die E-Mail-Adresse wird im Fenster Mitarbeiter (aus dem Feld Einkäufer) auf der Registerkarte Allgemein abgerufen. Das Fenster öffnen Sie wie folgt:
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EK-Anfrage |
Bestellung |
Einkaufserinnerung |
Lieferschein Fremdvergaben |
E-Mail-Adresse Einkäufer vorhanden |
Klicken Sie im Fenster EK-Anfragen im Feld Einkäufer auf |
Klicken Sie im Fenster Bestellungen im Feld Einkäufer auf |
Klicken Sie im Fenster Lieferanten im Feld Einkäufer auf
|
Klicken Sie im Fenster Lieferscheine Fremdvergaben im Feld Name auf |
Bei EK-Dokumenten kann kein Verantwortlicher angegeben werden.
Suchpfad: E-Mail-Adresse von angemeldetem Benutzer (Mitarbeiter)
Die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers wird für alle Dokumentenarten im Fenster Mitarbeiter abgerufen.
E-Mail-Adressen für Mahnungen
Ansprechpartner Kunde/Lieferant: Die E-Mail wird versendet an die E-Mail-Adresse, die unter Ansprechpartner Kunde angegeben wurde. Wenn diese fehlt, wird keine E-Mail an den Ansprechpartner versendet.
Ansprechpartner Rechnungsadresse: Die E-Mail wird versendet an die E-Mail-Adresse, die unter dem Ansprechpartner, der mit der Rechnung verknüpft ist, angegeben wurde. Wenn diese fehlt, wird keine E-Mail an den Ansprechpartner versendet.
Benutzer: Die E-Mail wird versendet an die E-Mail-Adresse, die unter Mitarbeiter angegeben wurde. Wenn diese fehlt, wird keine E-Mail an den Ansprechpartner versendet.
In dieser Zeile geben Sie den Standardabsender der zu sendenden E-Mail an. Im Fenster Dokumente versenden können Sie davon abweichen. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
Überprüfen Sie, welche E-Mail-Adresse pro Absender und Entität ausgewählt wird.
E-Mail-Adresse für Verkaufsdokumente
Soweit nicht anders angegeben, wird die E-Mail-Adresse auf der Registerkarte Allgemein in den folgenden Fenstern abgerufen:
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Angebot |
Kundenauftrag |
Lieferschein |
VK-Rechnung |
Unterzeichneter Serviceauftrag |
Kein(e) |
- |
- |
- |
- |
- |
E-Mail-Adresse |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
Verkäufer |
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|
|
|
Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Verkäufer auf |
Verantwortlicher |
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Klicken Sie im Fenster Kundenaufträge im Feld Verantwortlicher auf |
Benutzer |
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Suchen Sie den angemeldeten Benutzer im Fenster Mitarbeiter. |
Suchen Sie den angemeldeten Benutzer im Fenster Mitarbeiter. |
Suchen Sie den angemeldeten Benutzer im Fenster Mitarbeiter. |
Das ist der Mitarbeiter, der mit dem Benutzer verknüpft ist, der in MFS angemeldet ist. Klicken Sie im Feld Mitarbeiter auf |
E-Mail-Adresse für EK-Dokumente
Soweit nicht anders angegeben, wird die E-Mail-Adresse auf der Registerkarte Allgemein in den folgenden Fenstern abgerufen:
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EK-Anfrage |
Bestellung |
Einkaufserinnerung |
Lieferschein Fremdvergaben |
Kein(e) |
- |
- |
- |
- |
E-Mail-Adresse |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
E-Mail-Adresse, die im Fenster Versandmethode Dokumente ausgefüllt wurde. |
Einkäufer: E-Mail-Adresse auf der Registerkarte Allgemein |
Klicken Sie im Fenster EK-Anfragen im Feld Einkäufer auf |
Klicken Sie im Fenster Bestellungen im Feld Einkäufer auf |
Klicken Sie im Fenster Lieferanten im Feld Einkäufer auf |
Klicken Sie im Fenster Lieferscheine Fremdvergaben im Feld Name auf |
Verantwortlicher |
- |
- |
- |
- |
Benutzer |
Suchen Sie den angemeldeten Benutzer im Fenster Mitarbeiter. |
Suchen Sie den angemeldeten Benutzer im Fenster Mitarbeiter. |
Suchen Sie den angemeldeten Benutzer im Fenster Mitarbeiter. |
Suchen Sie den angemeldeten Benutzer im Fenster Mitarbeiter. |
In den Felder Betreff und Text können Sie einen zuvor definierten Text auswählen. Im Fenster Dokumente versenden werden diese Texte als Betreff und Inhalt der zu versendenden E-Mail vorgeschlagen. Sie können den Text dort noch ändern.
Tipp: Sie können den Betreff und den Text-Teil mithilfe von Platzhaltern im Basistext personalisieren. So können Sie beispielsweise den Namen des Empfängers und den Auftragscode in dem E-Mail-Text verarbeiten. Das Feld Script können Sie für ein Script für geänderte oder benutzerdefinierte Platzhalter verwenden.
Anmerkung: Verwenden Sie Texte im Textformat „HTML“ oder „Nur Text“. Das Textformat „RTF“ ist für Texte auf den Registerkarten Texte und Memo geeignet.
Für VK-Dokumenten wird geprüft, ob der Text in der Sprache des Kunden vorliegt und für EK-Dokumente, ob der Text in der Sprache des Lieferanten vorliegt. Ist der Text vorhanden, dann wird kontrolliert, ob der Text in der Standardsprache vorliegt. Wenn dieser nicht vorhanden ist, wird das Feld Inhalt nicht ausgefüllt und kein Standardtext in die E-Mail eingetragen.
Aber Sie können auch einen Text auch von Hand eingeben, der dann in die E-Mail eingefügt werden kann.
Im Feld Anlage(n) geben Sie an, ob sich die Versandmethode von Dokumenten auf das E-Mailen von Berichten oder von elektronischen Meldungen bezieht.
Nur wenn Sie (auch) „Bericht“ auswählen stehen die Einstellungen für die Dokumentenverknüpfungen auf der Registerkarte Allgemein zur Verfügung.