Einkaufsstatus

Eine EK-Anfrage oder Bestellung wird im Beschaffungsbereich von verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden. Da der Auftrag/das Angebot durch die Hände verschiedener Mitarbeiter geht, ist es wichtig, dass der Status des Auftrags/Angebots erkennbar bleibt. Für jeden Mitarbeiter muss ersichtlich sein, wie weit der Auftrag/das Angebot vorangeschritten ist. Wurde bereits eine Bestellung erstellt? Wurden die Artikel bereits bestellt?

Um hier für Eindeutigkeit zu sorgen, erstellen Sie eine Gliederung in den EK-Status. Die Statuseinteilung können Sie quasi betrachten als:

• den roten Faden innerhalb Ihrer administrativen Logistik
• den Weg, den ein Auftrag/Angebot durch Ihr Unternehmen nimmt,
• einen Hinweis darauf, bei welchem Mitarbeiter der Auftrag/das Angebot „auf dem Schreibtisch liegt“.

Die Verwendung eines Bestellstatus ist für Bestellpositionen für Artikel obligatorisch. Für Fremdvergaben können EK-Status wahlweise verwendet werden.

Für EK-Positionen für Artikel gilt, dass Sie die Status in Kombination mit Workflow Einkauf verwenden können. Damit kann ein fester Statusverlauf definiert werden.

Status dienen nicht nur als Informationsquelle über den Fortschritt einer Bestellung, sie haben auch die folgenden Funktionen:

• Mit Status werden die EK-Anfragen und Bestellungen gesichert. Auf diese Weise können Sie beispielsweise verhindern, dass eine Bestellung erstellt wird, während sich die Bestellung noch in der Angebotsphase befindet. Solche Absicherungen werden in Isah automatisch mit Statustypen verwaltet.
• Anhand von EK-Status können Sie bei Bedarf eine Übersicht aller EK-Anfragen und Bestellungen erstellen, die sich in einer bestimmten Phase befinden.

Tipp: Wenn Sie eine umfangreiche Statuseinteilung erstellen, wird die praktische Umsetzung im Prinzip unmöglich: Der Status eines Auftrags/Angebots muss sehr häufig geändert werden und bietet dabei nur geringe zusätzliche Informationen. Ein Status soll lediglich ein Anhaltspunkt sein und Sie müssen nicht jedem einzelnen Schritt im Prozess einen eigenen Status zuweisen. Erstellen Sie daher zunächst eine begrenzte Statuseinteilung, bei der die wichtigsten Schritte im Prozess ersichtlich sind. Lassen Sie dabei zwischen den einzelnen Statusnummern Raum für weitere Status. Wenn Sie nach einiger Zeit feststellen, dass ein Status oder noch weitere Status erforderlich wären, können Sie diese noch hinzufügen.

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